加強(qiáng)計算機(jī)輔助審計淺見

摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)和會計電算化的迅猛發(fā)展，計算機(jī)輔助審計技術(shù)（簡稱計算機(jī)審計）在審計實(shí)務(wù)中得到了廣泛應(yīng)用和推廣。如何利用計算機(jī)審計來提高審計效率和審計質(zhì)量，預(yù)防和降低審計風(fēng)險，已成為廣大審計工作者所面臨的一項(xiàng)重要課題。就如何加強(qiáng)計算機(jī)輔助審計，提出了作者的認(rèn)識和建議。
　　關(guān)鍵詞：會計電算化；計算機(jī)輔助審計；審計效率；審計質(zhì)量；審計風(fēng)險
　　
　　隨著計算機(jī)技術(shù)和會計電算化的迅猛發(fā)展，計算機(jī)輔助審計技術(shù)（以下簡稱計算機(jī)審計）在審計實(shí)務(wù)中得到了廣泛應(yīng)用和推廣。如何利用計算機(jī)審計來提高審計效率和審計質(zhì)量，預(yù)防和降低審計風(fēng)險，已成為廣大審計工作者所面臨的一項(xiàng)重要課題。在此，筆者就如何加強(qiáng)計算機(jī)輔助審計談點(diǎn)個人淺見。
　　
　　一、轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的計算機(jī)審計意識
　　
　　在一般審計人員的觀念里，計算機(jī)審計無非就是審計人員利用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、查閱資料、傳送文件與撰寫審計報告等。因此，即使被審計單位信息化程度很高，審計人員的審計方式很可能仍沿襲著以往傳統(tǒng)的手工審計模式，花大量時間來翻閱被審計單位打印出來的賬冊，審查“賬證、賬賬、賬表”是否相符。對方提供多少打印的賬冊，就查看多少，不了解計算機(jī)信息系統(tǒng)與手工處理數(shù)據(jù)的本質(zhì)區(qū)別。同時，仍然停留在手工工作底稿的整理和歸檔階段，沒有意識到計算機(jī)信息數(shù)據(jù)和審計報告文檔保存和電子資料備份的重要性。
　　廣大審計人員必須及時轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的計算機(jī)審計意識，要將計算機(jī)審計提升到要如何對被審計單位的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行審計，防止作弊；如何提取數(shù)據(jù)，了解設(shè)計程序是否合理、授權(quán)監(jiān)控是否相互牽制；以及如何對計算機(jī)處理的文檔和數(shù)據(jù)進(jìn)行保密、授權(quán)、打包、歸檔，等等。對此，審計單位和審計人員應(yīng)加強(qiáng)以下兩個方面的工作：
　　1.要求被審計單位積極配合，同時提供兩種資料。被審計單位在提供真實(shí)、完整的紙質(zhì)會計資料的同時，還應(yīng)該提供真實(shí)、完整的與財政財務(wù)收支有關(guān)的電子數(shù)據(jù)接口和必要的計算機(jī)技術(shù)文檔等資料。由于目前還沒有統(tǒng)一的計算機(jī)審計準(zhǔn)則，計算機(jī)審計還沒有納入正常審計程序，因此，許多被審計單位還不明白其有責(zé)任和義務(wù)提供計算機(jī)信息系統(tǒng)給審計單位進(jìn)行審計。為此，審計單位和審計人員在制定審計方案時應(yīng)該把計算機(jī)審計列入正常的審計內(nèi)容，并要求被審計單位對其提供的信息資料作出書面承諾。承諾的內(nèi)容不僅要包括其提供的紙質(zhì)會計資料是真實(shí)、完整和合法的，而且還應(yīng)包括其提供的計算機(jī)信息系統(tǒng)及相關(guān)備份數(shù)據(jù)也是真實(shí)、完整、安全和合法的。
　　2.對被審計單位數(shù)據(jù)的安全性作出承諾，嚴(yán)防泄密。目前審計單位和審計人員對電子資料的歸檔還沒有引起足夠重視，不利于電子審計資料的保管和計算機(jī)審計的推廣應(yīng)用。因此，審計單位在執(zhí)行審計時應(yīng)該保證不惡意破壞被審計單位的計算機(jī)信息系統(tǒng)和更改數(shù)據(jù)，建立電子審計資料的歸檔和內(nèi)部保密的管理制度，加強(qiáng)審計人員對被審計單位數(shù)據(jù)的保密和職業(yè)道德的教育。如對電子審計資料的查看和拷貝實(shí)行組長責(zé)任制或由組長和系統(tǒng)管理員組成的雙人簽名制，定期進(jìn)行服務(wù)器備份，年度終了應(yīng)該分部門或分項(xiàng)目進(jìn)行打包和歸檔，多層備份，刻錄光盤，貼上標(biāo)簽等，也可參照手工底稿的歸檔要求進(jìn)行歸檔和管理。
　　
　　二、健全法規(guī)，使計算機(jī)審計有法可依
　　
　　1.加快制定計算機(jī)審計準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。要盡快出臺計算機(jī)審計規(guī)范文本，對計算機(jī)審計的概念、計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部控制的評價、計算機(jī)審計人員的資格條件、計算機(jī)審計過程、相關(guān)審計技術(shù)及審計證據(jù)收集等方面應(yīng)遵循的規(guī)范,給予具體明確的闡明。
　　2.嚴(yán)把審計軟件審批關(guān)。國家在制定審計準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范時，應(yīng)該考慮在審批通用審計軟件時，把程序設(shè)計的科學(xué)性和適用性，以及提供計算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的多種模式作為首要條件，以適應(yīng)計算機(jī)信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，而不是被動地要求被審計單位的數(shù)據(jù)格式適應(yīng)審計軟件。
　　
　　三、加強(qiáng)培訓(xùn)和檢查，提高審計人員的計算機(jī)應(yīng)用水平
　　
　　1.從易到難，加強(qiáng)培訓(xùn)。我們可以把Office辦公軟件作為培訓(xùn)基礎(chǔ)，作為應(yīng)用計算機(jī)審計的“金鑰匙”，以帶動計算機(jī)審計的推廣應(yīng)用。因?yàn)镺ffice辦公軟件，操作簡單方便，界面友好，功能強(qiáng)大，它不僅包括Word文字處理，Excel電子表格的應(yīng)用，還有Access桌面型數(shù)據(jù)庫等等。如果能熟練運(yùn)用Office辦公軟件，不僅日常審計工作方便，效率提高，而且能為以后提高計算機(jī)審計水平打下良好的基礎(chǔ)，對學(xué)習(xí)和應(yīng)用其他應(yīng)用軟件都很容易上手。因此，各審計單位應(yīng)因地制宜，充分利用現(xiàn)有計算機(jī)軟硬件資源，開展靈活多樣的計算機(jī)審計培訓(xùn)。審計人員也可利用空余時間根據(jù)有關(guān)軟件自帶的幫助文檔進(jìn)行自學(xué)、自建賬套進(jìn)行練習(xí)。
　　2.從上到下，加強(qiáng)檢查。即由上一級的審計機(jī)關(guān)通過檢查，帶動下一級的審計機(jī)關(guān)在實(shí)踐中應(yīng)用提高。上級審計機(jī)關(guān)每年可以定點(diǎn)派員到基層審計單位檢查計算機(jī)審計情況，讓基層的審計人員在實(shí)踐中能夠快速掌握計算機(jī)審計的具體步驟和要領(lǐng)。這是加強(qiáng)計算機(jī)審計推廣應(yīng)用的催化劑。
　　
　　四、加快會計軟件的完善和標(biāo)準(zhǔn)化，提高審計工作效率與水平
　　
　　1.會計軟件應(yīng)能提供修改數(shù)據(jù)的完整記錄。目前會計軟件帶有的操作日志，對所有的操作人員的每一次操作內(nèi)容都進(jìn)行記錄，這樣記錄內(nèi)容顯得過于寬泛，不利于突出重要審計線索。針對這種情況，在會計軟件開發(fā)過程中，應(yīng)對其進(jìn)行改進(jìn)，以便能提供一個記錄所有修改數(shù)據(jù)的操作記錄，而不是記錄對數(shù)據(jù)進(jìn)行正常的輸入輸出工作。這樣可使審計人員通過對數(shù)據(jù)改動的操作記錄，找到相應(yīng)的審計線索，以達(dá)到審計監(jiān)督的目的。
　　2.審計人員應(yīng)參與會計軟件的開發(fā)與評審。對于會計軟件的可審計性問題，不僅要讓審計人員參與會計軟件的系統(tǒng)開發(fā)，而且要參與會計軟件的評審，嚴(yán)格控制。一方面，審計人員在會計軟件的系統(tǒng)開發(fā)過程中，要發(fā)揮監(jiān)督作用，對軟件開發(fā)的可行性、可用性進(jìn)行分析和調(diào)試；另一方面，在評審階段，應(yīng)由財政部門與同級的審計機(jī)關(guān)聯(lián)合組織專家進(jìn)行評審，對軟件的各項(xiàng)指標(biāo)提出意見，從而保證會計軟件的可審計性。
　　3.會計軟件應(yīng)盡量提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口。由于會計軟件數(shù)據(jù)接口的不統(tǒng)一，不僅易導(dǎo)致計算機(jī)審計發(fā)生錯誤，增加了審計的難度，最重要的是妨礙了計算機(jī)審計的迅速發(fā)展。會計軟件提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，即對會計軟件設(shè)計一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一的輸入要求，就使得各種各樣的會計核算系統(tǒng)在最后進(jìn)行數(shù)據(jù)輸出的時候，都能按同一格式向?qū)徲嬡浖�進(jìn)行數(shù)據(jù)文件的輸入，且保證兩端的數(shù)據(jù)嚴(yán)格一致。這樣，審計人員進(jìn)行審計時，只需要將該數(shù)據(jù)文件調(diào)入審計軟件即可，而不用把各種各樣的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)化為同一格式再進(jìn)行輸入，降低了審計風(fēng)險。如果目前的會計軟件再不提供標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，它必將被會審一體化軟件所代替。所以提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口，對會計軟件行業(yè)的發(fā)展也是有莫大好處的。
　　
　　五、查錯糾弊，防范和降低審計風(fēng)險
　　
　　1.初始數(shù)據(jù)設(shè)置錯誤或作弊。即在計算機(jī)系統(tǒng)啟用前設(shè)置錯誤或作弊，從而導(dǎo)致該系統(tǒng)打印出來的賬冊、報表不正確。出現(xiàn)這種錯誤的會計賬套不會出現(xiàn)手工會計常見的“賬證、賬賬、賬表”不相符的現(xiàn)象，卻會導(dǎo)致費(fèi)用分配或稅金入庫的錯誤。比如，企業(yè)在會計電算初始化時把固定資產(chǎn)的折舊信息輸入錯誤，折舊年限和分配比例不正確，就會導(dǎo)致“累計折舊”科目的計提金額和分配出現(xiàn)錯誤，從而影響企業(yè)的成本費(fèi)用的合理分配，這不僅不利于企業(yè)的本量利分析，也將會影響到企業(yè)應(yīng)納所得稅計算的正確性。 　　2.記賬憑證的錄入與原始數(shù)據(jù)不符。所有電算化軟件的數(shù)據(jù)歸集，都是通過記賬憑證錄入到信息系統(tǒng)的，如果被審計單位的原始憑證真實(shí)完整、合理合法，會計人員利用會計原理的基本知識進(jìn)行會計憑證的錄入工作后，該單位的會計核算數(shù)據(jù)就被錄入到賬套中。通過會計的牽制制度，一般都可以審計所輸入的會計資料是否正確。因此有人認(rèn)為，會計電算化不存在賬證、賬賬、賬表不相符的問題，其實(shí)并不盡然。雖然電算化軟件的明細(xì)賬和總分類賬的核算，都是通過計算機(jī)的程序處理自動完成的，但是在實(shí)際操作中這種不符現(xiàn)象依然存在，只是與傳統(tǒng)手工的“三不符”的概念在內(nèi)容上有所區(qū)別，這種區(qū)別主要體現(xiàn)在賬賬不符、賬表不符兩方面：（1）賬賬不符。電算化軟件本身有一個完整的操作流程，可簡示為：“數(shù)據(jù)錄入—單據(jù)審核—憑證登賬—期末結(jié)賬—年終結(jié)賬”。如果記賬憑證沒有及時審核和登賬，即使已經(jīng)正確無誤地錄入了，在查詢明細(xì)賬時，根據(jù)不同的篩選條件，是可以逐筆查明已發(fā)生并已錄入的會計業(yè)務(wù)的，但總分類賬卻是查不到的。這將會產(chǎn)生賬賬不符的現(xiàn)象。（2）賬表不符。會計電算化的報表一般是以公式的形式向總分類賬索取數(shù)據(jù)，如果公式設(shè)計錯誤，就有可能產(chǎn)生賬表不符的現(xiàn)象。實(shí)際中，審計人員在檢查所有會計憑證是否審核、登賬，保證賬賬相符的基礎(chǔ)上，主要應(yīng)該檢查報表計算公式是否正確，是否存在有表外索取數(shù)據(jù)、賬外索取數(shù)據(jù)或直接填寫數(shù)據(jù)，以求報表平衡的現(xiàn)象。因此，建議審計人員在審計會計電算化資料時重新生成會計報表，并打印或?qū)С鱿嚓P(guān)的總分類賬、試算平衡表或科目匯總表的數(shù)據(jù)等，進(jìn)行核對相符，以保證賬證、賬賬、賬表相符。
　　3.進(jìn)行多賬套管理或利用多系統(tǒng)作弊。如果被審計單位存在兩套或兩套以上的賬套，而審計人員只審計了一套賬套，審計數(shù)據(jù)就會不真實(shí)，審計風(fēng)險就會很大。為了防范風(fēng)險，一方面審計人員要求被審計單位對信息系統(tǒng)的正確性作出書面承諾；另一方面，審計人員應(yīng)該多方面的搜索備份賬套，以便發(fā)現(xiàn)存在多賬套管理嫌疑。還有的單位，不是采取多賬套管理作弊，而是利用多系統(tǒng)作弊，這將更進(jìn)一步加大審計難度。對此，審計人員進(jìn)行審計時，一定要了解被審計單位的信息化情況。如：網(wǎng)絡(luò)配置、數(shù)據(jù)庫平臺、電算化軟件、用戶的授權(quán)管理、會計賬套的文件存在形式等等。有必要時，還需查看和打印系統(tǒng)的日志記錄，通過對上機(jī)日志的查閱，可以幫助審計人員查看該單位的會計人員近期是否進(jìn)行過電子會計資料刪除、修改和導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)等工作，因?yàn)樵S多單位往往是通過修改數(shù)據(jù)，利用反審計和反結(jié)賬功能達(dá)到作弊的目的。

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