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論中小企業(yè)信息系統(tǒng)管理制度問題管理論文
摘 要
隨著我國中小企業(yè)的信息化不斷應(yīng)用,管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行使中小企業(yè)的各方面效率得到很好的提升,但是在實(shí)際的運(yùn)行中卻由于企業(yè)中存在的管理制度松散、員工的意識缺乏等制度方面的原因,使企業(yè)信息系統(tǒng)得不到適當(dāng)?shù)木S護(hù),對企業(yè)的信息數(shù)據(jù)安全、信息獲取效率都有一定的影響,所以加強(qiáng)中小企業(yè)信息管理制度層次的設(shè)計(jì)是有必要的。
關(guān)鍵詞
信息管理
一、問題的提出及文獻(xiàn)綜述
隨著我國中小企業(yè)開始實(shí)現(xiàn)信息化管理,運(yùn)用信息管理系統(tǒng)來對企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)行管理,一方面,提高了企業(yè)管理的效率和科學(xué)性,使企業(yè)的生產(chǎn)、存儲、財(cái)務(wù)、成本、控制都得到了大幅度的改善;而另一方面,在實(shí)際的運(yùn)行中不可避免的引發(fā)各種問題,其中包括信息安全性的問題,即存儲在計(jì)算機(jī)或在傳輸中的文件和數(shù)據(jù)遭受到破壞和濫用,而且這種活動對企業(yè)的影響非常嚴(yán)重,例如:電子商務(wù)公司,如果網(wǎng)站出現(xiàn)故障,每天的損失會高達(dá)數(shù)額人民幣,所以如何保障信息系統(tǒng)的安全,使其得到安全的控制,對于企業(yè)來說已經(jīng)變的非常重要。目前,在我國的中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建中,經(jīng)�？梢园l(fā)現(xiàn)由于制度和管理中的疏忽、松懈以及信息系統(tǒng)的監(jiān)管不到位,所出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失或者數(shù)據(jù)的信息反應(yīng)遲鈍,不能使管理者及時(shí)得到有效的信息,使其信息系統(tǒng)的發(fā)揮起不到其最佳的效果,因此如何保障中小企業(yè)信息系統(tǒng)安全,加強(qiáng)中小企業(yè)信息的測控是非常必要的。
在目前關(guān)于中小企業(yè)的信息系統(tǒng)安全與效率方面的文章主要是集中在如何構(gòu)建中小企業(yè)信息系統(tǒng)方面,涉及到中小企業(yè)信息管理制度這方面很少。如:楊斌、費(fèi)同林(2002),趙宏中(2005),劉仁勇,王衛(wèi)平(2007),在企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面提到了制度設(shè)計(jì)方面,但是沒有把其作為一個研究重點(diǎn),其他一些相似的文獻(xiàn)基本是從技術(shù)角度探討。從中小企業(yè)實(shí)際的成本收益考慮,一般來說,由于運(yùn)用的相應(yīng)技術(shù)不是很高,基本都是基礎(chǔ)的軟件系統(tǒng),所以有必要對中小企業(yè)面臨的制度方面進(jìn)行詳細(xì)的分析。
二、中小型企業(yè)信息系統(tǒng)制度方面分析
首先,根據(jù)Laudon對企業(yè)信息系統(tǒng)面臨威脅,按照來源分為六類:硬件故障、軟件故障、人為因素、數(shù)據(jù)、服務(wù)及設(shè)備被偷盜,這些都是中小企業(yè)面臨的問題,但Laudon從單個信息系統(tǒng)的角度進(jìn)行分析,卻沒有把企業(yè)的信息管理系統(tǒng)管理制度考慮進(jìn)去,在我國中小企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)上許多企業(yè)盡管設(shè)置了制度,但很大程度上都是形同虛設(shè)或者是制度管理存在缺失,容易導(dǎo)致中小企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)際操作上面臨效率和安全的問題,下面具體從制度方面進(jìn)行分析:
在中小型企業(yè)中,存在著正式制度與非正式制度,正式制度是人們有意識建立起來的并以正式方式加以確定的各種制度安排,主要包括法律制度、企業(yè)制度安排等;非正式制度,是人們在長期的社會生活中逐步形成的習(xí)慣習(xí)俗、文化傳統(tǒng)、價(jià)值觀念,是形態(tài)等對人們行為產(chǎn)生非正式約束的規(guī)則,是那些對人們行為的不成文的限制。
(一)正式制度的分析
在中小企業(yè)中,正式的制度包括國家信息系統(tǒng)法律的規(guī)定和企業(yè)的信息管理制度方面,根據(jù)我國1994年通過的《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》,也只是從信息交換角度來保護(hù)整個信息系統(tǒng)的安全,對于企業(yè)自身的信息系統(tǒng)安全只是規(guī)定各企業(yè)根據(jù)自身情況自行制定,并沒有對企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)中發(fā)生的關(guān)于信息系統(tǒng)自身安全進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,也沒有一套正確引導(dǎo)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,所以中小企業(yè)的法規(guī)建立基本都是從企業(yè)各自實(shí)際出發(fā),所以各企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)不一,導(dǎo)致安全隱患存在比較大。
從企業(yè)自己建立的信息管理制度來說,一般大型企業(yè)有明確的規(guī)定制度,包括維護(hù)、人員素質(zhì)等方面都有明確的規(guī)定,在一定程度上能有效防范信息系統(tǒng)存在的安全隱患,并能夠及時(shí)有效的進(jìn)行相應(yīng)信息的反饋,對企業(yè)的信息安全與企業(yè)效率能起到積極的作用。但對于中小企業(yè)來說,由于企業(yè)自身比較小,相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)人員比較缺乏,其維護(hù)也是誰操作誰負(fù)責(zé),這樣只能根據(jù)各企業(yè)自身人員的情況來確定其系統(tǒng)的安全程度,其次在效率方面,由于人員缺乏以及其計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用存在的不規(guī)范,信息交換、反饋也相對比較落后,或者根本起不到效率作用。
再次中小企業(yè)雖然有一定的信息管理制度規(guī)范,卻由于監(jiān)管不到位,主要是由于中小企業(yè)的機(jī)構(gòu)比較小,維護(hù)人員、計(jì)算機(jī)使用都是由使用人員一人來完成,所以容易導(dǎo)致即使有制度,也難以執(zhí)行,這也是制約中小企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全的主要原因。
(二)非正式制度的分析
在非正式制度中,意識形態(tài)處于核心地位,它不僅蘊(yùn)含價(jià)值關(guān)鍵、倫理規(guī)范、道德觀念和風(fēng)俗習(xí)性,而且在形式上構(gòu)成某種非正式制度的“先驗(yàn)”模式。所以從這個角度上來說,公司員工的思想和過去的傳統(tǒng)操作方法在一定程度上影響企業(yè)的信息管理系統(tǒng)運(yùn)行效果。
在中小企業(yè)的管理信息系統(tǒng)中,由于員工的意識不強(qiáng),對于信息系統(tǒng)的維護(hù)、使用存在一定的松懈,信息操作員經(jīng)常在值班時(shí)沒有定期維護(hù)計(jì)算機(jī)及信息管理系統(tǒng),只是在當(dāng)其產(chǎn)生問題時(shí)才處理,這樣很容易導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)損失,如果信息備份不完全的話,可能由于人為操作或者計(jì)算機(jī)病毒的侵入會造成整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)損失。
在這里非正式制度方面主要是指員工以往的舊做法對中小企業(yè)的信息系統(tǒng)安全的影響,對信息反饋報(bào)告在效率方面也會產(chǎn)生一定的負(fù)面作用,主要原因是領(lǐng)導(dǎo)層的要求不嚴(yán)格,操作人員的報(bào)告提交不及時(shí)等因素所致,因此非正式制度因素對中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)影響也是非常大的。
三、加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)管理制度建設(shè)的對策
在加強(qiáng)制度建設(shè)中,主要從國家信息系統(tǒng)的法律制度建設(shè)、企業(yè)信息制度的設(shè)置與執(zhí)行,再次就是信息系統(tǒng)中操作人員與管理人員意識的改變?nèi)齻�層次來考慮。
(一)首先在我國信息管理系統(tǒng)的法律規(guī)范中,不僅應(yīng)該對信息交換中安全問題進(jìn)行規(guī)范,而且規(guī)定信息系統(tǒng)使用公司對其管理系統(tǒng)的安全達(dá)到安全的最低標(biāo)準(zhǔn),這個標(biāo)準(zhǔn)是指從各因素方面來確定信息管理系統(tǒng)的一個安全性的最低標(biāo)準(zhǔn)值,不僅能夠使信息安全從法律依據(jù)上得到一個基本的系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn),而且也能對公司信息管理系統(tǒng)起到強(qiáng)制規(guī)范性的作用。
(二)在制度設(shè)定層面,加強(qiáng)中小企業(yè)信息系統(tǒng)安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企業(yè)信息系統(tǒng)安全極為重要的一個方面。在信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中,信息系統(tǒng)管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的服務(wù)器日常維護(hù)、巡視和記錄制度、客戶機(jī)維護(hù)、 操作制度、用戶管理制度、人員培訓(xùn)制度等等,并嚴(yán)格按照制度實(shí)施獎懲,從而從企業(yè)內(nèi)部制度上認(rèn)識到信息管理系統(tǒng)安全的重要性。
(三)培養(yǎng)與使用企業(yè)信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,除了領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視外,設(shè)立一個既懂信息系統(tǒng)、又懂業(yè)務(wù)流程的復(fù)合型信息主管職位,也是非常關(guān)鍵的。在國外大學(xué)、大企業(yè)的CIO(首席信息主管),相當(dāng)于企業(yè)級的領(lǐng)導(dǎo),直接參與企業(yè)的重大問題決策。 一個合格CIO,既能充分調(diào)動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的積極性,又能把握企業(yè)信息化發(fā)展全局,并能隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見,起到了很好的監(jiān)督作用,并對公司信息管理信息系統(tǒng)制度改善、監(jiān)督、反饋上能起到重要的作用,中小企業(yè)中也設(shè)立這樣一個職位,從而使信息化系統(tǒng)成為企業(yè)運(yùn)行中的一個非常重要的部分。
(四)加強(qiáng)信息系統(tǒng)人員的培訓(xùn),使其對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的操作、安全等方面了解能夠熟練的掌握。信息系統(tǒng)人員包括操作人員以及維護(hù)人員,定期對信息系統(tǒng)人員進(jìn)行培訓(xùn),不僅有助于了解信息系統(tǒng)的最新發(fā)展,而且能夠使其從意識中不斷了解到信息系統(tǒng)安全的重要性,使其操作、維護(hù)的規(guī)范化不斷得到改善,從而減少由于非制度性因素所產(chǎn)生的信息系統(tǒng)安全問題。
四、結(jié)論
在中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)中,很大問題是由于中小企業(yè)的制度方面造成的,所以在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)其監(jiān)管,使中小企業(yè)的信息管理制度得到很好執(zhí)行是非常必要的,其次就是加強(qiáng)員工的素質(zhì)培養(yǎng),使其能夠具有很好的業(yè)務(wù)水平,使信息管理系統(tǒng)得到很好的運(yùn)行,并能夠使管理層及時(shí)了解到企業(yè)的信息,保證企業(yè)的順利運(yùn)行;最后完善國家信息管理系統(tǒng)法律,是保證企業(yè)信息制度建立的重要標(biāo)準(zhǔn),使中小企業(yè)達(dá)到基本的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理水平,從而從制度上使其信息管理系統(tǒng)得到很好的保護(hù)。
參考文獻(xiàn)
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[3]劉仁勇,王衛(wèi)平
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