商務(wù)英語電子郵件中的合作和禮貌原則

[摘要] 本文以語用學(xué)理論為依據(jù)，通過分析合作和禮貌原則在商務(wù)英語電子郵件中的應(yīng)用，探討了商務(wù)英語電子郵件的基本寫作原則，為商務(wù)英語電子郵件寫作提供參考。
　　[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語 電子郵件 合作原則 禮貌原則
　　
　　電子信息技術(shù)的發(fā)展給國(guó)際商務(wù)往來帶來了極大的便利，十幾年前還十分普遍的電報(bào)、電傳通訊方式已逐漸被表達(dá)明確、直接快捷的現(xiàn)代通訊方式——電子郵件取而代之。作為現(xiàn)代商務(wù)交流重要的溝通形式，商務(wù)英語電子郵件正起著越來越重要的作用，已經(jīng)成為國(guó)際商務(wù)溝通最基本的聯(lián)絡(luò)方式。據(jù)調(diào)查，在商務(wù)交往中約有90%的人利用電子郵件來聯(lián)系業(yè)務(wù)(何光明，2006)，人們經(jīng)常需要與不熟悉的或不甚了解的人打交道，這就要求在傳遞信息的過程中要盡量避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和誤解, 還要盡可能地縮短發(fā)件者和收件者處理這些信息的時(shí)間。然而，電子郵件的快速普及往往會(huì)讓人忽視其應(yīng)有的規(guī)范，在國(guó)際商務(wù)中，一封不規(guī)范的商務(wù)電子郵件，不僅會(huì)有損公司的形象，也可能會(huì)令人費(fèi)解。若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，輕則導(dǎo)致溝通失敗，重則帶來經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要建立一種國(guó)際間普遍認(rèn)可的交流原則，讓來自于不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進(jìn)行交流。
　　禮貌和合作原則是現(xiàn)代語言學(xué)中重要的會(huì)話理論，它不僅充分體現(xiàn)在會(huì)話中, 在書面語篇中也被廣泛實(shí)施（秦曉杰，2001）。由于電子郵件的往來與面對(duì)面的會(huì)話交流同樣具有真實(shí)地、有目的的表情達(dá)意的功能，因此，指導(dǎo)會(huì)話交流的合作與禮貌原則對(duì)這種基于商務(wù)電子郵件的書面交際同樣適用，在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，假如英語電子郵件的寫作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應(yīng)的語言表征方式，會(huì)有引起語用失誤，進(jìn)而破壞雙方友好合作關(guān)系的危險(xiǎn)。
　　一、電子郵件中的合作原則
　　美國(guó)哲學(xué)家Grice（1975）以為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則, 旨在有效地使用語言以達(dá)到交際目的。他在20世紀(jì)70年代提出了會(huì)話的合作原則（Cooperation Principle），其中包括了數(shù)目準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則和相關(guān)準(zhǔn)則等四條基本準(zhǔn)則。合作原則要求所提供的信息數(shù)目適中、真實(shí)可靠、清楚簡(jiǎn)潔、緊扣主題。遵守了這些準(zhǔn)則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進(jìn)行交際，達(dá)到最佳交際效果。就商務(wù)電子郵件而言，由于收信的一方在讀信時(shí)，寄信的一方不在場(chǎng)，無法像在打電話或面談時(shí)根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)做出及時(shí)的調(diào)整，因此，電子郵件往來中雙方如何表現(xiàn)出“合作”的誠(chéng)意，要比在電話交談或當(dāng)面會(huì)談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：
　　例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:
　　QuantityPattern No. Price(net)
　　300 yards 7233p per yard
　　450 yards 8238p per yard
　　300 yards 84 44p per yard
　　We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。
　　Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。
　　The National Bank of Nigeria, Lagos
　　Please send us your confirmation of sales in duplicate。
　　例2: We are pleased to receive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。
　　When the goods reach you, we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。
　　As you may not be aware of the wide range of goods we deal in, we are attaching a copy of our catalogue and hope that our handling of this first order of yours will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship。
　　 以上兩封信所圍繞的是初次定單，均遵循了合作原則中的相關(guān)準(zhǔn)則，內(nèi)容安排也十分有序，例1段落安排順序是: (1)告知收悉信函并向?qū)Ψ奖硎靖兄x；(2)關(guān)于初次定單列出關(guān)于產(chǎn)品的具體信息；(3)告知支付方式；(4)詢問銷售確認(rèn)書。例2是例1的回復(fù)，及時(shí)回復(fù)本身就表明了‘合作’意向。按國(guó)際慣例，收到郵件者須盡早回復(fù)，最遲不能超過四十八小時(shí)。即使收件人無法立即做出答復(fù)，也須先回電告知對(duì)方已收到郵件，并將盡快給予回復(fù)。例2的段落安排順序?yàn)?(1)告知收悉信函表示歡迎;(2)告訴自己的支付方式, 承諾確認(rèn)供給對(duì)方所列價(jià)格的產(chǎn)品, 并安排裝運(yùn);(3)隨函附上目錄以求更廣泛的貿(mào)易合作。從這兩個(gè)例證中可以看出，一封能達(dá)到良好溝通目的電子郵件，必須遵守合作原則中的包括數(shù)目、質(zhì)量、方式、相關(guān)等準(zhǔn)則。

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