信息化時代下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新
圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，以下是小編搜集整理的一篇探究圖書館檔案管理工作創(chuàng)新的論文范文，歡迎閱讀參考。
[摘 要] 作為圖書館管理工作的關(guān)鍵部分，圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項社會活動與內(nèi)部管理工作順利開展的基本保障，它是從圖書館開館之日起的原始記錄，隨著圖書館的發(fā)展壯大而發(fā)展，客觀全面地記載了圖書館在不同發(fā)展階段的發(fā)展歷程，對于圖書館開展各項管理工作有很大的參考價值，隨著當(dāng)前信息化時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，對圖書館檔案管理工作提出了更高的要求，本文正是基于這一角度出發(fā)，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及其主要內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前圖書館檔案信息化管理實(shí)際情況，論述了其中存在的問題并提出了幾點(diǎn)解決對策。
[關(guān)鍵詞] 信息化; 圖書館; 檔案管理
圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國家檔案行政管理的相關(guān)部門的統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)下，在圖書館的檔案管理活動中推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，對圖書館各項檔案資料進(jìn)行管理與提供服務(wù)，從而增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平的工作流程。
作為一種記錄文獻(xiàn)，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財產(chǎn)。圖書館檔案資料是對圖書館各項工作的全面記錄，也是對圖書館工作人員進(jìn)行考核評估的主要參考依據(jù)之一。圖書館檔案對于圖書館工作總結(jié)、工作計劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1 圖書館檔案管理工作的重要性
1.1 歷史價值
檔案資料之所以要長期地進(jìn)行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對于圖書館來說，建立和完善科學(xué)的檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅是現(xiàn)代管理對其的要求，同時也是進(jìn)行科學(xué)評價的依據(jù)，檔案資料可以準(zhǔn)確全面地反映出圖書館的發(fā)展歷程。
1.2 科學(xué)依據(jù)
圖書館檔案資料是其在進(jìn)行管理和其他活動中可以參考與借鑒的依據(jù)，在長期的積累過程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來使用，這有利于提升圖書館管理水平。
1.3 參考依據(jù)
拿圖書館的業(yè)務(wù)檔案來說，每一年的業(yè)務(wù)檔案都對圖書館內(nèi)部各個部門工作人員這一年來所進(jìn)行的各項業(yè)務(wù)活動進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)成果、經(jīng)驗教訓(xùn)等，這些內(nèi)容都全面仔細(xì)地記載到檔案材料中，能夠為將來圖書館的建設(shè)管理提供更多的參考資料。
1.4 更新數(shù)據(jù)
圖書館的發(fā)展歷程屬于推進(jìn)式的，也是有規(guī)律可尋的，圖書館檔案對圖書館過去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡介時，就可以參考過去圖書館的簡介檔案，再適當(dāng)?shù)卦黾右恍┬碌膬?nèi)容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應(yīng)新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務(wù)。
2 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容
2.1 政文檔案
政文檔案通常包括了上下級所發(fā)布的黨政文件，圖書館工作會議的記錄材料，圖書館內(nèi)部研討材料、年度工作總結(jié)和工作計劃、圖書館內(nèi)部的各項規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書館內(nèi)部各個部門之間的`發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。
2.2 業(yè)務(wù)檔案
圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要來自圖書館各個部門，它是各部門在開展日常業(yè)務(wù)過程中所形成的文件材料。通常包含了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數(shù)據(jù)信息如館藏量、圖書館經(jīng)費(fèi)等也包含在其中。
2.3 人事檔案
人事檔案一方面包括圖書館內(nèi)部員工的檔案材料，主要有個人的基本情況、圖書館內(nèi)部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動情況、工作人員考評情況等內(nèi)容;另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發(fā)放信息等。在信息化時代中，這些資料檔案通常都保存在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重的后果。
2.4 設(shè)備檔案
圖書館設(shè)備檔案一般指的是圖書館中各種設(shè)施設(shè)備的資料、各種設(shè)備在引進(jìn)、使用、維修等工作中的記錄，特別是實(shí)行招標(biāo)采購的政策之后，對于招標(biāo)采購的設(shè)備要成立單獨(dú)的招標(biāo)設(shè)備檔案管理項目。
3 圖書館檔案信息化管理存在的問題
3.1 基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，信息化建設(shè)不足
圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，某些圖書館因為沒有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無章可循。檔案信息化管理建設(shè)過程中基本上都存在著一些問題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準(zhǔn)確、檔案分類不清楚等，這些問題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。圖書館檔案信息化建設(shè)的發(fā)展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過去那種單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)，在當(dāng)前這樣一個信息交流廣泛的時代，已經(jīng)不能滿足用戶以及圖書館自身發(fā)展的需求。
3.2 圖書館信息化資源利用率不高
信息化的檔案資源主要有簡潔、方便、高效等優(yōu)勢，因此其在社會資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發(fā)利用率直接關(guān)系到圖書館各項工作的正常開展�；诰W(wǎng)絡(luò)平臺的圖書館檔案信息化建設(shè)和科學(xué)地對其進(jìn)行開發(fā)利用是未來圖書館檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢，如果不將這項工作做好，那么將會在很大程度上降低圖書館各項工作的開展效率，同時也會極大地阻礙圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒有真正地得到開發(fā)利用，雖然少數(shù)圖書館已經(jīng)開始建立起了信息化的檔案資源管理機(jī)制，但是其管理模式依舊沒有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。
3.3 圖書館信息化服務(wù)層次較低
當(dāng)前，圖書館的檔案資源信息化服務(wù)依舊還停留在對檔案材料的收集存檔環(huán)節(jié)上，僅僅為少數(shù)用戶提供簡單的咨詢服務(wù)和閱覽服務(wù)等層次上。隨著社會基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程加快，各項現(xiàn)代化設(shè)備逐漸得到普及和完善，云計算平臺在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來了更多的發(fā)展空間。但是圖書館信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過程中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢沒有充分地發(fā)揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)，也沒有將用戶網(wǎng)上交流平臺建立起來，信息化服務(wù)層次過低，很多例如檔案材料報道、資源共享、專題提供等服務(wù)還沒有得到挖掘和開發(fā)。
4 圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新研究
4.1 加強(qiáng)高校圖書館檔案信息化建設(shè)
圖書館檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前圖書館檔案管理工作中的核心內(nèi)容，現(xiàn)代化信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)圖書館現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。信息化技術(shù)在圖書館檔案管理中的運(yùn)用通常有檔案的檢索、統(tǒng)計、編目以及管理等，同時也可以用于檔案的登記與收集。結(jié)合國外圖書館檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗，信息化技術(shù)在檔案的檢索、登記方面的優(yōu)勢比較明顯。過去的檔案歸檔流程比較復(fù)雜繁瑣，檔案管理人員任務(wù)量大，很多時間都花在了檔案整理中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業(yè)流程更加方便快捷。
4.2 保證檔案信息化管理的人員配備
圖書館檔案信息化管理屬于一種人機(jī)系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統(tǒng)的工作人員主要分為3個部分：① 數(shù)據(jù)錄入，由于漢字自身的獨(dú)特性，數(shù)據(jù)錄入人員必須經(jīng)過專門的教育培訓(xùn)，具有專職水平; ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設(shè)備結(jié)合的人員，其作用最為重要; ③ 各個設(shè)備的維護(hù)管理人員，主要負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)中電子設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常工作。
4.3 提升圖書館檔案信息化服務(wù)層次
要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務(wù)的層次，讓圖書館檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。過去的圖書館檔案服務(wù)通常是通過人工操作來實(shí)現(xiàn)的檔案材料查閱，而通過信息化技術(shù)可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規(guī)范檔案管理流程，增強(qiáng)圖書館檔案信息化服務(wù)的水平，提升服務(wù)層次。在圖書館檔案信息化管理中，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立健全面向用戶的檔案服務(wù)系統(tǒng)，同時和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺，提供更穩(wěn)定、更可靠的信息化服務(wù)。
5 結(jié) 語
總之，目前我國圖書館的檔案管理工作已經(jīng)開始逐漸朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個不斷完善的長期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開放，極大地提升了檔案資料的利用率和價值、降低了圖書館人力物力財力成本。隨著各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來圖書館檔案管理的一個重要發(fā)展趨勢。
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