關(guān)于文書檔案保管期限表的思考
摘要：近年來，我國(guó)檔案保管工作受到越來越多的重視，文書檔案作為檔案中非常的重要的形式，由于其保存時(shí)間、檔案形式、重要程度和實(shí)用價(jià)值都會(huì)有所不同，所以文書檔案的保管期限也會(huì)存在較大的差異。在對(duì)文書檔案保管期限進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，需要以文書檔案保管期限表作為重要的依據(jù)，所以在檔案保管工作中，文書檔案保管期限表作為不可或缺的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到文書檔案保管期限的確定。文中對(duì)文書檔案保管期限表的定義和作用進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)做好文書檔案管理期限表的具體措施進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：文書檔案;實(shí)用性;分級(jí)系統(tǒng);操作性;保管期限表
根據(jù)我國(guó)文書檔案保管期限的不同可將其分為永久性檔案和非永久性檔案，這樣的分類更具有合理性，優(yōu)于傳統(tǒng)的進(jìn)館檔案和不進(jìn)館檔案的分類。在文書檔案保管工作中，在對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行確定時(shí)，需要以檔案保管期限表作為重要依據(jù)，在檔案保管工作中具有非常重要的意義。
一、文書檔案保管期限表的定義與作用
文書檔案保管期限表，其是對(duì)文書檔案保管期限進(jìn)行鑒定的重要依據(jù)，而且在檔案鑒定工作中占據(jù)著十分重要的地位。檔案保管期限表可以為檔案歸檔提供重要的`依據(jù)，在文書檔案管理和歸檔工作中發(fā)揮著非常重要的作用。通過文書檔案保管期限來可以對(duì)文書檔案的保管期限進(jìn)行限定，對(duì)保存文檔進(jìn)行分類，從而確保文書檔案能夠順利歸檔。檔案具有重要的保存價(jià)值，但對(duì)于檔案要進(jìn)行保管時(shí)，都會(huì)對(duì)其保管期限進(jìn)行確定，所以對(duì)于檔案保管期限長(zhǎng)短、到期后是否還需要繼續(xù)進(jìn)行保存時(shí)都需要進(jìn)行鑒定，檔案鑒定作為檔案管理的一種方式，往往都是對(duì)檔案的價(jià)值和保存年限進(jìn)行鑒定，檔案鑒定與檔案保管期限表并不等同，檔案鑒定需要以檔案保管期限表作為重要依據(jù)，而鑒定時(shí)則需要以保管期限表作為標(biāo)準(zhǔn)，所以文書檔案保管期限表存在的重要作用即是為檔案鑒定、歸檔提供重要的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。
任何檔案在進(jìn)行管理、歸檔及鑒定時(shí)都需要以保管期限作為其標(biāo)準(zhǔn)，所以文書檔案也不例外，需要根據(jù)保管期限表來對(duì)其保存形式和保管期限進(jìn)行確定。特別是近年來，加大了對(duì)檔案保管期限表研究的力度，檔案簽定也納入到了檔案管理工作中來，在檔案管理工作中對(duì)檔案鑒定更為重視，所以為了能夠更好的將保管期限表的作用發(fā)揮出來，則需要將文書檔案保管期限表納入到鑒定工作范圍，這樣可以有效的提高檔案鑒定工作的質(zhì)量。
二、做好文書檔案管理期限表的具體措施
(1)增強(qiáng)文書檔案管理期限表的實(shí)用性
在文書檔案管理期限表中，必須要將其鑒定標(biāo)準(zhǔn)、方式方法以及原則等結(jié)合在一起，以鑒定的理論為基礎(chǔ)，將實(shí)際的鑒定工作和鑒定理論融合，才能夠使檔案管理期限表的修訂工程能夠更好的完善和順利的進(jìn)行。要想檔案鑒定工作能夠在實(shí)踐中得到最大效率的運(yùn)用，這就對(duì)相關(guān)的工作人員提出了更高要求，必須要以十分專業(yè)的水平為基礎(chǔ)，還要具有相當(dāng)?shù)墓ぷ骶C合能力。而就目前我國(guó)國(guó)情看來，相關(guān)的檔案工作人員的個(gè)人專業(yè)水平以及實(shí)踐綜合能力等還存在著明顯的不足，所以，要想使理論和實(shí)踐得到有機(jī)的結(jié)合，文書檔案管理的期限表的作用必不可少。要想使文書檔案管理期限表的效用得到最大限度的發(fā)揮，就必須要重視各類文書檔案期限表的修訂和完善工作。將鑒定理論充分體現(xiàn)在保管期限表中，降低檔案價(jià)值鑒定的難度，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，從而提高工作質(zhì)量和效率。
(2)合理制定保管期限表，做到分級(jí)分系統(tǒng)
檔案在形成過程中可能會(huì)受到企業(yè)職能、社會(huì)地位、檔案作用等多種因素的影響，從而具備不同的價(jià)值。檔案價(jià)值不同，鑒定時(shí)所參照的標(biāo)準(zhǔn)自然也不同。但現(xiàn)實(shí)情況是，保管期限表的檔案鑒定依據(jù)單一，這導(dǎo)致檔案在鑒定期間只能參照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，最終導(dǎo)致鑒定不合理。為了解決這一問題，建議相關(guān)部門在建立檔案保管期限表時(shí)盡量采用分級(jí)、分系統(tǒng)方式，以保證保管期限表中的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)具備多元性特征，能更好的實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值鑒定。
(3)變檔案保管期限“三分法”為“標(biāo)時(shí)法”，縮短保管期限
當(dāng)前我國(guó)檔案在保管期限上進(jìn)行歸分時(shí)，將其分為永久、長(zhǎng)期和短期三個(gè)檔次，這就導(dǎo)致一些永久保管的檔案有進(jìn)無出，對(duì)于館藏的優(yōu)化起到了較大的制約作用。而且長(zhǎng)期保存的檔案一般保存時(shí)間也沒有進(jìn)行詳細(xì)劃分，幾乎都按五年來進(jìn)行保管，同時(shí)一些介于短期和長(zhǎng)期之間的檔案在鑒定時(shí)也劃分長(zhǎng)期檔案進(jìn)行保管，導(dǎo)致了人力和物力的浪費(fèi)。而利用標(biāo)時(shí)法來對(duì)檔案保管期限進(jìn)行劃分時(shí)，將不同價(jià)值和不同保管期限檔案的保存期限進(jìn)行一個(gè)明確的劃分，在保存期滿后對(duì)其進(jìn)行復(fù)查，對(duì)沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀，使檔案鑒定工作成為一項(xiàng)日常性的管理工作，充分發(fā)揮其重要作用。
(4)檔案保管期限表要有較強(qiáng)的操作性
操作性是評(píng)價(jià)檔案保管期限表質(zhì)量高低的重要指標(biāo)之一，是其生命力的重要表現(xiàn)。一直以來國(guó)家對(duì)檔案保管期限表進(jìn)行了不同的修訂，每修訂一次，條款就減少一些，這與檔案種類的日益增加和國(guó)際上文件處置標(biāo)準(zhǔn)日益細(xì)化的趨勢(shì)是背道而馳的，導(dǎo)致檔案保管期限表操作性較差。因此，檔案保管期限表在內(nèi)容上要條款具體、用詞準(zhǔn)確、界限分明、有血有肉，含混不清的應(yīng)加以注釋或舉例說明，使得鑒定時(shí)主觀隨意空間越小越好，便于操作，達(dá)到鑒定人員拿著一份檔案，對(duì)照保管期限表，就能比較容易地準(zhǔn)確判斷出這份檔案的價(jià)值大小和保存期限。
三、結(jié)束語
檔案保管期限表作國(guó)檔案鑒定和歸檔的重要依據(jù)，對(duì)檔案管理工作具有較大的影響，所以需要做好檔案保管期限表的制定工作，確保其內(nèi)容的多元化，努力提高檔案保管期限的實(shí)用性和操作性，使其在檔案管理工作中的作用能夠充分的發(fā)揮出來。
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