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淺論秘書與同事關(guān)系的處理方法
摘要:從人際關(guān)系出發(fā),主要講的是秘書如何處理好與同事的關(guān)系,以及同事人際關(guān)系的處理對(duì)一個(gè)秘書的重要性。再從秘書處理好與同職能部門同事的關(guān)系、處理好與各職能部門人員的關(guān)系、處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系三個(gè)方面闡述,秘書應(yīng)該把自己放在怎樣的一個(gè)心理位置。只有處理好了與他們的關(guān)系,秘書的日常工作才能順利開展起來。關(guān)鍵詞:秘書;同職能部門;各職能部門;領(lǐng)導(dǎo);溝通;關(guān)系
1 處理好與同職能部門同事的關(guān)系
秘書與同職能部門同事的關(guān)系,是指同屬于秘書部門內(nèi)的秘書人員之間的同事關(guān)系,如同級(jí)秘書人員,同一辦公室的人員等,他們之間在職務(wù)上往往是平等的或相近的,又在同一個(gè)空間里工作,接觸頻繁而直接。秘書是領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的橋梁,既要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示給同事,又要反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)。因此,秘書與同職能部門同事保持良好的關(guān)系,對(duì)秘書工作同樣相當(dāng)重要。但是不少秘書對(duì)怎樣處理好同事的關(guān)系感到困惑而且抱怨很多,這種問題的出現(xiàn)是由于秘書在工作中不能夠受到同事的歡迎,不善于化解同事之間的矛盾,在出現(xiàn)裂痕時(shí)沒有及時(shí)彌補(bǔ)所導(dǎo)致的。所以要做個(gè)受同事喜歡的秘書應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面:
1.1 必須學(xué)會(huì)尊重同事
在自尊的前提下,秘書人員之間應(yīng)彼此尊重。秘書工作中,不能隨意插手別的秘書職權(quán)范圍之內(nèi)的事情。有的工作需要大家共同完成時(shí),應(yīng)互相協(xié)商、配合,而不能只顧自己或互相破壞。
1.2 保持樂觀和幽默感
秘書工作似乎千篇一律,變化不大,沒有多大的挑戰(zhàn)性。但秘書千萬不要變得灰心喪氣,要讓自己變得富有幽默感。樂觀和幽默可以消除彼此之間的敵意,更能營造一種親近的人際氛圍。更有助于秘書與同事的關(guān)系變得輕松,消除工作中的勞累,容易讓同事感到親近。秘書在工作中切忌情緒不佳,牢騷滿腹,工作時(shí)應(yīng)該保持高昂的情緒狀態(tài),即使遇到挫折、飽受委屈,也應(yīng)當(dāng)保持樂觀的心境。切忌逢人訴苦,在其他同事面前抱怨,秘書應(yīng)當(dāng)忘記過去的種種,把注意力放到充滿希望的未來,做一個(gè)生活的強(qiáng)者。
1.3 化解矛盾,增進(jìn)情感
秘書與同事之間在遇到矛盾時(shí)。需要和同事進(jìn)行良好順暢的情感交流,就能化解各種矛盾,使雙方的工作順利進(jìn)行。秘書與同事間出現(xiàn)意見分歧,秘書要能客觀冷靜的分析,控制自己的情緒,從自身找原因,對(duì)于自己的弱點(diǎn)要有清醒的認(rèn)識(shí)并保持必要的敏感,如果確實(shí)辦錯(cuò)了事,應(yīng)勇于為自己犯下的錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任,真誠地道歉,不推托找借口,對(duì)于同事的過失應(yīng)客觀地看待和處理,要盡量學(xué)會(huì)寬容。一94一同事之間出現(xiàn)分歧,產(chǎn)生矛盾,是正,F(xiàn)象,適時(shí)回避與等待,使對(duì)方頭腦冷靜,便于問題的解決。即使同事做了對(duì)不起自己的事,也應(yīng)以德報(bào)怨,注意發(fā)現(xiàn)對(duì)方的長處和優(yōu)點(diǎn)來彌補(bǔ)自身的不足,增強(qiáng)團(tuán)結(jié)。秘書還要善于選擇溝通交談的時(shí)間、場(chǎng)合和對(duì)方感興趣的話題,態(tài)度謙虛誠懇,善于體察對(duì)方心情。講究說話的技巧,來增進(jìn)與同事的情感。
2 處理好與各職能部門人員的關(guān)系
秘書與各職能部門人員的關(guān)系,是在同一組織內(nèi)因?yàn)楣ぷ鹘煌纬傻南嗷リP(guān)系。這既是一種平等的同志關(guān)系,又是一種在組織內(nèi)部工作上的分工與合作、相互支持、相互配合、相互制約的關(guān)系。也可以說這是一種廣義上的同事關(guān)系。每一個(gè)獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),各職能部門在領(lǐng)導(dǎo)的指揮與控制下,具體負(fù)責(zé)某一方面的業(yè)務(wù)工作,如人事、組織、財(cái)務(wù)、后勤等等。各職能部門各司其職,互相配合,保證一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從而保證領(lǐng)導(dǎo)決策完整正確地得到實(shí)施。離開了各職能部門,領(lǐng)導(dǎo)和與領(lǐng)導(dǎo)緊密相連的秘書部門就成了空架子。因此,秘書要想履行自己的職責(zé),做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作,不搞好與各職能部門的關(guān)系是難以做到的。但是秘書在與各職能部門人員溝通的過程中,往往會(huì)感覺員工的斗志不高昂,人心渙散,本位主義嚴(yán)重,從自己部門的利益要求出發(fā),無視整體協(xié)調(diào)的存在。這種問題的出現(xiàn)是由于秘書沒有能夠有效的引導(dǎo)彼此之間的溝通向著有利于組織發(fā)展的方向前進(jìn),從而使員工、部門為了共同的目標(biāo)而合作、減少摩擦,從而有效保證組織實(shí)現(xiàn)整體的目標(biāo)。秘書要做到與各職能部門人員有效的溝通,應(yīng)努力做到以下幾點(diǎn):
2.1 平易近人,協(xié)作支持
秘書人員在與各職能部門人員的交往中,應(yīng)擺正自己的位置,平等相待,平易近人。平時(shí)主動(dòng)了解各職能部門的情況,體諒職能部門的難處。秘書部門的工作需要得到各職能部門的協(xié)作與配合,各職能部門的工作也需要秘書部門的支持與合作。平時(shí)各職能部門需要向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、提出建議等,常常需要通過秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系或溝通。作為秘書,應(yīng)站在全局的角度支持和幫助各職能部門開展工作,解決疑難問題。反之,秘書人員為了貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策,完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),常常必須依賴于各職能部門的支持與具體執(zhí)行。一旦有時(shí)任務(wù)緊、領(lǐng)導(dǎo)要求高的情況下,秘書往往會(huì)忽略各職能部門的難處。如果平時(shí)不注意向職能部門了解情況,加強(qiáng)聯(lián)絡(luò),培養(yǎng)信任與感情,而在出現(xiàn)狀況時(shí)一味催促恐怕于事無補(bǔ)。
2.2 提供熱情周到的服務(wù)
秘書應(yīng)主動(dòng)幫助各職能部門與領(lǐng)導(dǎo)溝通,在職責(zé)允許的范圍內(nèi)幫助各職能部門解決工作中的問題,特別要注意平等對(duì)待各職能部門,建立正常的合作關(guān)系。在促進(jìn)各職能部門協(xié)調(diào)的過程中,秘書人員既要忠于領(lǐng)導(dǎo)的意圖,明確協(xié)調(diào)的基本原則,又要針對(duì)具體情況,切實(shí)解決他們的困難,促使各部門化解矛盾。這一過程實(shí)際上是為職能部門服務(wù)的過程,建立與職能部門聯(lián)系的過程。處理好就會(huì)得到大家的尊重、贊揚(yáng)和好感,別人也會(huì)在工作中對(duì)秘書以禮相待,工作環(huán)境自然十分融洽。所以,秘書人員應(yīng)將促進(jìn)各職能部門的協(xié)調(diào)當(dāng)作自己的職責(zé),主動(dòng)積極地做好這項(xiàng)工作。并通過做好這項(xiàng)工作,進(jìn)一步促進(jìn)各職能部門之間、秘書人員與各職能部門之間的人際關(guān)系朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。
3 處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的,這使得秘書在工作中處于一個(gè)特殊的地位,因此在秘書的人際交往中也往往顯得特別復(fù)雜。在秘書與同事關(guān)系的交際中,秘書與領(lǐng)導(dǎo)的交際是最為復(fù)雜的一種。政治思想上志同道合,工作上輔助領(lǐng)導(dǎo),知識(shí)、能力、體力、思維的上補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo),與領(lǐng)導(dǎo)的交往頻率很高,但人格上是平等的。有時(shí),秘書面對(duì)的不僅僅是單個(gè)的領(lǐng)導(dǎo)者,而且還有一個(gè)復(fù)雜的領(lǐng)導(dǎo)群體。對(duì)每一個(gè)秘書人員來說,正確把握并處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是十分重要的。要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。正是因?yàn)槊貢幚砗门c領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系顯得尤為重要,因此出現(xiàn)秘書新到一個(gè)單位接觸新上司刻意去琢磨上司的個(gè)性特征,結(jié)果往往適得其反,與上司相處不和諧甚至發(fā)生爭執(zhí)。這種問題的出現(xiàn)是由于上司的個(gè)性以及管理風(fēng)格需要相處一段時(shí)間后才能了解,而且上司的個(gè)性與管理風(fēng)格并不是一成不變的,同時(shí),還涉及 秘書自身的資歷、與上司信任關(guān)系的建立等不確定因素。因此,秘書首先要學(xué)會(huì)與上司和諧相處。秘書要做到與上司相處和諧應(yīng)該努力做到以下幾個(gè)方面:
3.1 尊重上司
每個(gè)人的思維方式不同,其處事的原則與方法也會(huì)不一樣。秘書工作是直接為上司服務(wù)的。所以學(xué)會(huì)如何尊重
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