信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革論文
摘要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的推動(dòng)之下，傳統(tǒng)檔案管理方式也相應(yīng)地出現(xiàn)了變革。基于此，為使檔案管理者在信息化背景下更好地開展工作，本文以傳統(tǒng)檔案管理工作在信息化背景下所出現(xiàn)的問題為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)建立完善的檔案管理體系、提升檔案管理的工作質(zhì)量、使檔案管理工作形成前瞻性、全面提升檔案管理人員的信息化意識(shí)等，與其相關(guān)的改進(jìn)策略進(jìn)行了研究和闡釋。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；前瞻性；改進(jìn)策略
檔案管理的信息化管理，就是通過對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用將單位內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案資料采用信息技術(shù)的方式所進(jìn)行的管理工作，這樣可以讓檔案使用者更方便的將檔案查找出來，從而有效地發(fā)揮出檔案的作用。在這一過程中，信息化手段能夠有效提升檔案加工效率。檔案管理工作可以具備使單位以過往的業(yè)務(wù)信息為基礎(chǔ)，通過改正以前所出現(xiàn)問題實(shí)現(xiàn)新的突破來獲得更好的發(fā)展。
1 信息化背景下所出現(xiàn)的問題
1.1檔案管理信息化長期不重視
在信息化發(fā)展的背景下，大部分單位的檔案管理工作仍然遵循著以前的工作方式。這不是因?yàn)閺臉I(yè)人員沒有意識(shí)到信息化的重要性，而是因?yàn)榕c其他行業(yè)相比較而言，檔案管理工作長期被社會(huì)上所輕視，很多單位沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，甚至認(rèn)為檔案管理是一個(gè)“可有可無”的職位，造成其為了節(jié)省開支盡可能地壓縮檔案部門的員工，導(dǎo)致大量檔案管理工作只有少數(shù)幾人來完成，而這些工作者在繁重的壓力下也很難有時(shí)間去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日復(fù)一日的忙碌中形成工作慣性而不再想進(jìn)行改變。同時(shí)，很多單位也不重視改善檔案管理者的工作條件，因?yàn)橄牍?jié)約成本而不更換管理設(shè)備，導(dǎo)致了檔案管理信息化出現(xiàn)滯后的情況。
1.2檔案信息化管理制度不健全
目前很多檔案利用信息化開展檔案管理的過程中，一直沒有跟進(jìn)明確相應(yīng)的管理制度，造成在實(shí)際工作中管理分工混亂模糊的情況時(shí)有發(fā)生，造成檔案在登記、核算、分配、統(tǒng)計(jì)和信息化上傳的過程中時(shí)常因?yàn)槁氊?zé)分配不明確而出現(xiàn)錯(cuò)誤。盡管信息化手段已經(jīng)開始在部分單位的檔案管理工作中得到了應(yīng)用，但由于過往的檔案信息是采用紙質(zhì)方式進(jìn)行記錄，故此，很多時(shí)候需要采用信息化和紙質(zhì)檔案共同工作的方式，這種工作方式很容易造成混亂，而落后的檔案管理制度也導(dǎo)致檔案在管理中很難做到科學(xué)有序，同時(shí)還造成檔案管理人員的責(zé)任心長期得不到提升，很多檔案管理人員總是抱著“重保管輕使用”的心態(tài)，認(rèn)為檔案管理只是用來留存以往數(shù)據(jù)，沒有形成整理利用檔案的思想，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平長期得不到提升[1]。
2 信息化背景下檔案管理的改革策略
2.1建立完善的檔案管理體系
信息化背景下為了更好地開展檔案管理工作，建立起一條明確完善的檔案管理體系是不可缺少的，其主要工作方式包括以下幾點(diǎn)。
第一，開展檔案工作的最終目的是確保其可以更好地與市場經(jīng)濟(jì)相匹配，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)以市場實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，建立一整套的信息化檔案管理體系，該體系需要保證其在有利用需求時(shí)能夠被高效的檢索出來，從該角度出發(fā)，檔案管理工作需要有更高層的管理者在其指導(dǎo)和協(xié)調(diào)下開展，這就決定了建立一套完整的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體系是不可少的，可以確保管理工作能夠在其指導(dǎo)下有組織地開展，整個(gè)檔案信息也會(huì)因此而得到更合理的開發(fā)利用。
第二，以往沒有信息化的檔案管理工作還處于閉門造車的狀態(tài)，只是被保存在一個(gè)固定的檔案庫中，只有等到人們需要查詢的時(shí)候才會(huì)被拿出來，這導(dǎo)致其有很強(qiáng)的封閉性、固定性和格式性。而在信息化背景下，檔案管理需要變得更加開放，并在工作中通過信息化方式建立一套網(wǎng)絡(luò)化管理體系，這將保證檔案信息具備很強(qiáng)的規(guī)律性、結(jié)論性和數(shù)據(jù)性，信息技術(shù)可以將其進(jìn)行整合處理使其變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、精簡、完善和直觀。以某地交通運(yùn)輸部門檔案管理工作為例，其在信息化背景下已經(jīng)將本地區(qū)其所管轄范圍內(nèi)的全部交通系統(tǒng)在運(yùn)營、監(jiān)理、維護(hù)和設(shè)計(jì)過程形成了一整套的網(wǎng)絡(luò)體系，并依照保密等級(jí)將其納入到全國交通體系之內(nèi)，從而有效地提升了當(dāng)?shù)亟煌ㄏ到y(tǒng)檔案的利用和開發(fā)效率，檔案管理工作也變得更加標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化、科學(xué)和規(guī)范[2]。
2.2提升檔案管理的工作質(zhì)量
要想在信息化背景下改革好傳統(tǒng)檔案管理工作，提升檔案管理的工作質(zhì)量，也是其中所必不可少的應(yīng)用手段，其主要工作方式如下。
隨著社會(huì)各行各業(yè)業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)張，其自身所包含的檔案信息量也越來越大，傳統(tǒng)的手工檔案檢索方式將會(huì)大量浪費(fèi)人力成本和時(shí)間成本造成業(yè)務(wù)上的損失，同時(shí)巨大的工作量中管理人員也難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這將使整個(gè)單位的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)受到嚴(yán)重影響，因此，這就需要在檔案管理工作中盡快落實(shí)檔案信息化檢索技術(shù)，該技術(shù)可以充分實(shí)現(xiàn)檔案檢索工作的自動(dòng)化，有效降低其中的人力和時(shí)間成本消耗，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠保障檢索錯(cuò)誤率大大降低，并有效提升檔案信息的動(dòng)態(tài)性、靈活性和便利性，這將充分便利相關(guān)人員對(duì)其所開展的篩選和分析工作。
檔案作為一種重要的信息資源，有著很強(qiáng)的生產(chǎn)轉(zhuǎn)化能力，使其受到人們?cè)絹碓蕉嗟闹匾�。以交通系統(tǒng)為例，在我國交通網(wǎng)絡(luò)大發(fā)展的背景下，交通檔案已經(jīng)成為道路橋梁建設(shè)企業(yè)確定其建筑流程目標(biāo)的一項(xiàng)重要手段，將其運(yùn)用到生產(chǎn)中能夠充分提升交通網(wǎng)絡(luò)的完整性，并以此來間接推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)總值獲得全面提升。這就需要交通運(yùn)輸部門在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，形成一套集檔案開發(fā)、服務(wù)和利用的應(yīng)用流程，確保其中所記錄的信息能夠轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，以此來保證交通運(yùn)輸業(yè)獲得更大的發(fā)展前景[3]。
2.3使檔案管理工作形成前瞻性
在信息化背景下，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)要具備一定程度上的主動(dòng)性和前瞻性，只有這樣才可以保證走在變革前面，不被時(shí)代淘汰，從而在行業(yè)內(nèi)取得領(lǐng)先地位，其工作內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面。
第一，檔案管理者需要使檔案管理工作變得更加規(guī)范化，其主要包括以下幾個(gè)方面。確定好每個(gè)管理人員的工作范圍，做到人盡其責(zé)，這可以確保整個(gè)管理工作達(dá)到井井有條，使每份檔案都能得到良好的管理，同時(shí)在工作開展的過程中要保證其具備時(shí)效性，任何一份檔案在下發(fā)到檔案室后都應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，保證其具備高度完整性，避免出現(xiàn)殘損的情況。無論檔案是處于保管、利用、密封還是其他狀態(tài)中，保管人員都有義務(wù)保持其達(dá)到完整，并定期對(duì)其開展登記工作，以防止出現(xiàn)遺漏或丟失。以交通系統(tǒng)檔案管理為例，在對(duì)交通檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注重其特殊性要求，保持其整條線路從建設(shè)施工一直到運(yùn)營全部過程中都要完成好記錄，以使其達(dá)到信息完整性的要求。
第二，信息化手段方便了檔案管理過程中對(duì)信息的檢索，其便利性也因此大大提升，利用此種手段管理人員可以充分掌握檔案內(nèi)所記錄的信息，這能夠在翻看檔案的單位決策者制定運(yùn)營計(jì)劃和積累工作經(jīng)驗(yàn)的過程中發(fā)揮重要的作用，同時(shí)，利用信息化手段，檔案管理工作的交流性也將得到大幅度提升，相關(guān)人員利用信息檢索目錄能夠及時(shí)收集和掌握到對(duì)自己有用的信息，當(dāng)然這也要求檔案管理人員做好相應(yīng)的保密工作，不但要在檔案查詢頁面設(shè)置登錄和查詢的權(quán)限，也可以將一些保密度高的.檔案設(shè)置成不公開形式，以此來切斷檔案泄露的渠道，避免問題的出現(xiàn)。
2.4全面提升檔案管理人員的信息化意識(shí)
飛速發(fā)展的信息化技術(shù)使檔案管理工作變得更加便捷高效，但很多檔案管理人員由于工作慣性的原因，始終無法全面接受信息化的檔案管理方式，也沒有積極地去學(xué)習(xí)如何利用信息化手段開展檔案管理的方法，這就決定了全面提升檔案管理人員信息化意識(shí)的必要性，其主要工作方式如下。
第一，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)手段的培訓(xùn)工作，使其意識(shí)到以前所使用的檔案工作方式已經(jīng)跟不上時(shí)代潮流。宣講人員應(yīng)當(dāng)將信息化管理檔案的方式像聽講者進(jìn)行演示，使其能夠充分了解到信息化檔案管理手段的便捷性和高效性，這可以幫助其充分意識(shí)到以往所使用的檔案管理手段是落后于時(shí)代的，需要對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，只有這樣，檔案管理人員才會(huì)真正提升自身的信息化檔案管理意識(shí)，放棄不合時(shí)宜的落后手段來使用信息化手段開展檔案管理工作。同時(shí)，要想做好檔案管理工作還必須要具備很強(qiáng)的政治思想素質(zhì)和責(zé)任感，這就需要加強(qiáng)自身素質(zhì)形成統(tǒng)籌規(guī)劃的管理觀念，形成大局觀意識(shí)，在服從組織安排的基礎(chǔ)上做到勤學(xué)習(xí)、勤思考和勤動(dòng)手，不斷自我改正缺點(diǎn)來提升業(yè)務(wù)能力。
第二，不同的檔案具備不同的價(jià)值，信息化手段賦予了檔案管理的高效便捷，這就需要管理人員加強(qiáng)自身的信息反饋意識(shí)。以交通系統(tǒng)檔案管理為例，在開展交通系統(tǒng)檔案管理的過程中，其需要定期整理部門的內(nèi)部資料并按照檔案類型開展案例匯編工作，以此來有效突出檔案內(nèi)部的價(jià)值性，充分發(fā)揮出交通檔案信息對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)的促進(jìn)作用，從而在保證自身不斷完善的過程中使自身價(jià)值發(fā)揮到最大[4]。
綜上所述，本文探討了信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革策略，利用所列舉的改革策略可以使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化、科學(xué)和規(guī)范，方便相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行篩選和分析工作，從而確保檔案信息具備很強(qiáng)的規(guī)律性、結(jié)論性和數(shù)據(jù)性。檔案管理者應(yīng)更好地運(yùn)用信息化手段開展工作，為我國檔案管理行業(yè)取得更大的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 湯柏齡.淺析交通檔案管理的信息化構(gòu)建思路[J].黑龍江交通科技，2017，40（12）：201- 203.
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