教務(wù)管理系統(tǒng)下學(xué)籍管理工作研究論文
在互聯(lián)網(wǎng)信息管理操作便利且高效的基礎(chǔ)上，我國已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了管理信息化、現(xiàn)代化以及科學(xué)化，并建立了相應(yīng)的計算機(jī)信息管理系統(tǒng)。高校作為人才培養(yǎng)的重要場所，在學(xué)生學(xué)籍管理工作方面同樣使用了這一管理模式使學(xué)籍管理工作實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化及科學(xué)化。我國高校在擴(kuò)大招生之后，學(xué)生基數(shù)持續(xù)增加，對學(xué)生學(xué)籍管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。從學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)成以及教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下學(xué)籍管理工作的內(nèi)容著手，分析出教務(wù)管理系統(tǒng)下的學(xué)籍管理工作存在的問題及解決方法，從而促進(jìn)高校學(xué)籍管理工作的發(fā)展。
一、學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)成
1.公共代碼模塊的構(gòu)成
公共代碼模塊是學(xué)籍管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中起主要的支柱作用。公共代碼模塊主要由學(xué)�；A(chǔ)公共代碼以及學(xué)籍公共代碼兩部分構(gòu)成，學(xué)�；A(chǔ)公共代碼包含了校區(qū)、院系、專業(yè)、專業(yè)方向、班級、學(xué)期等信息，學(xué)籍公共代碼則包含了獎懲類別、學(xué)生類別、收費(fèi)類別以及培養(yǎng)方式、學(xué)籍狀態(tài)等信息，相關(guān)信息管理維護(hù)人員需要將這些基礎(chǔ)信息的維護(hù)工作做到位，就可以在直接輸入相關(guān)代碼信息之后導(dǎo)出學(xué)生的基本學(xué)籍信息。除此之外，相關(guān)信息管理人員也要做好信息的保護(hù)工作，防止學(xué)生的基本信息有所遺漏。
2.學(xué)籍管理模塊的構(gòu)成
學(xué)籍管理模塊主要包含學(xué)生的基本學(xué)籍信息，是學(xué)籍管理系統(tǒng)的關(guān)鍵部分。學(xué)籍管理模塊分為功能及報表兩個模塊，功能模塊包含著個別學(xué)籍及批量維護(hù)、學(xué)籍異動管理、獎懲情況以及其他信息維護(hù)等；報表模塊中包含著學(xué)生的人數(shù)統(tǒng)計、學(xué)校各專業(yè)年級的人數(shù)統(tǒng)計，以及打印班級學(xué)生名冊等。經(jīng)過學(xué)籍批量管理維護(hù)工作后，就能將學(xué)生的學(xué)籍信息導(dǎo)入到學(xué)籍管理系統(tǒng)中，能快速便捷查詢學(xué)生的有關(guān)信息。除此之外，還能單獨(dú)的查詢個別學(xué)生的學(xué)籍信息，有錯誤之處還能夠進(jìn)行修改。通過該模塊能夠?qū)W(xué)生的獎懲情況及成績單的發(fā)放進(jìn)行科學(xué)管理，在該系統(tǒng)中能運(yùn)用相應(yīng)的技術(shù)手段科學(xué)分辨出學(xué)生的獎懲信息以及照片、成績的分析，從而對不同的學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)計，學(xué)生也能因此從教務(wù)平臺系統(tǒng)上查詢到自己的有關(guān)學(xué)籍信息。
3.注冊模塊的構(gòu)成
注冊模塊能夠反映學(xué)生自報到以來開學(xué)前的整體狀況。注冊模塊包含學(xué)生各個學(xué)年的學(xué)籍注冊信息，并能夠在這一模塊中查看學(xué)生的學(xué)期注冊數(shù)據(jù)、未注冊原因以及學(xué)號查詢。注冊模塊劃分為四個方面：單個注冊、批量注冊、取消注冊以及學(xué)生未注冊情況維護(hù)。報表模塊能查詢學(xué)生的注冊情況以及報到簽字情況，該模塊還包含了各系、各年級的情況匯總表。新學(xué)期開始之際，學(xué)籍信息管理人員就要對學(xué)生注冊信息進(jìn)行錄入，并完善學(xué)生的注冊以及請假狀況，并對學(xué)生的請假事由加以統(tǒng)計。
4.綜合審查模塊的構(gòu)成
綜合審查模塊能夠基本反映學(xué)生在校期間的獎懲情況，為能順利畢業(yè)取得學(xué)士學(xué)位提供有效的參考信息。綜合審查模塊也同樣由兩個部分組成，分別是綜合審查及報表模塊，綜合審查是對審查項目的主要信息、審查項目體系、教學(xué)計劃進(jìn)行維護(hù)，除此之外，還包含審查結(jié)論個別維護(hù)及證書領(lǐng)取登記等內(nèi)容。學(xué)生在畢業(yè)后領(lǐng)取證書之前，首先，要對其學(xué)籍相關(guān)信息進(jìn)行審查，綜合其在校期間的表現(xiàn)及課程的學(xué)習(xí)結(jié)果；其次，審查其畢業(yè)資格；最后，能夠得到畢業(yè)生的相關(guān)結(jié)業(yè)名單，以及未能結(jié)業(yè)的原因統(tǒng)計信息，經(jīng)過詳細(xì)審查后，信息管理人員通過報表模塊提供出結(jié)業(yè)學(xué)生，以及獲得學(xué)士學(xué)位學(xué)生的名單。
二、教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下的`學(xué)籍管理工作的內(nèi)容
1.輔助教務(wù)處完成日常工作
教務(wù)管理系統(tǒng)平臺能夠輔助教務(wù)處完成其日常工作，包括數(shù)據(jù)庫管理以及信息系統(tǒng)維護(hù)等，并分為三個模塊進(jìn)行統(tǒng)一的管理，即學(xué)籍管理模塊、成績管理模塊及教務(wù)維護(hù)模塊，相關(guān)信息管理人員在這三個模塊的幫助之下，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息管理的高效化，并減去數(shù)據(jù)信息量龐大帶來的工作壓力，也減少了人為因素出錯的概率，大大地提升了工作效率。除此之外，教務(wù)管理系統(tǒng)還使大量的信息數(shù)據(jù)能長期有效的保存，降低了傳統(tǒng)文字檔案因容易發(fā)生紙質(zhì)損壞導(dǎo)致的信息缺失風(fēng)險，信息管理人員還能通過該系統(tǒng)提供的快速檢索功能實(shí)現(xiàn)對學(xué)生信息的高效查詢，為學(xué)校的教學(xué)建設(shè)提供了便利。
2.分析學(xué)籍管理模塊的基本功能
除輔助教務(wù)處完成日常工作之外，還能實(shí)現(xiàn)對學(xué)籍管理模塊的基本分析，并對學(xué)籍管理起到相應(yīng)的促進(jìn)作用。高校數(shù)據(jù)的基本組成是學(xué)生的學(xué)籍及其各項信息，因此，可以說學(xué)籍管理是教務(wù)管理系統(tǒng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，在信息管理系統(tǒng)中，每一項相關(guān)信息都對學(xué)生起著至關(guān)重要的作用，例如，在校生的學(xué)籍管理信息就包括入學(xué)注冊、學(xué)生分班、學(xué)號編排及考試分布等信息，從學(xué)籍中包含這些相關(guān)信息就能看出，學(xué)籍管理是一項具有關(guān)鍵性作用的工作。
三、在教務(wù)系統(tǒng)管理平臺下管理學(xué)籍工作的必要性
1.節(jié)約時間成本
學(xué)生自入校至畢業(yè)期間，會生成大量的個人相關(guān)學(xué)籍信息，將其進(jìn)行逐一統(tǒng)計是一項耗時量十分大的工作，做到管理有條理是有難度的。學(xué)生的相關(guān)信息管理存在一定的規(guī)律，涉及到的層面也比較廣泛，在對學(xué)生相關(guān)信息進(jìn)行查閱之時，由于其學(xué)籍材料存在形式僅一份，使得其無法共享，不能隨時進(jìn)行信息的更改，這樣大大降低了工作效率及完成質(zhì)量。因此，采用教務(wù)管理信息系統(tǒng)能以紙質(zhì)材料，以及電子信息材料共存的方式更好地對資料信息進(jìn)行保存，大大地節(jié)約了時間成本[1]。
2.隨時更改學(xué)生信息
社會發(fā)展迅速，對于人才的要求也在隨時發(fā)生變化，因此，為了與社會對人才的要求接軌，各高校也在不斷地變化著對學(xué)生的管理方式以及教學(xué)模式，包括課程設(shè)置、教材調(diào)整以及考試改革等，與此同時，學(xué)生也能真切地感受到學(xué)校的用心之處。但由于信息處于不斷變化更新的狀態(tài)，使信息管理人員需要不斷地更改學(xué)生信息以及教學(xué)信息，通過教務(wù)管理系統(tǒng)的科學(xué)分配，使得信息管理人員能夠隨時更改學(xué)生信息并保持信息的準(zhǔn)確性。
3.保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性
教務(wù)管理系統(tǒng)中存在著學(xué)籍管理這一模塊，這一模塊能對學(xué)籍信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中整理，能保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性[2]。在學(xué)籍信息管理的過程中，與傳統(tǒng)紙質(zhì)信息整理模式不同的是，形式更加靈活，在教務(wù)管理系統(tǒng)中只要輸入學(xué)生的名字就能得到其相關(guān)的學(xué)籍信息，可以按需打印進(jìn)行保存與使用，提高了檢索的便利性，這是紙質(zhì)信息無法做到的。
四、教務(wù)管理系統(tǒng)下的學(xué)籍管理工作存在的問題及解決方法
1.在教務(wù)管理系統(tǒng)平臺中學(xué)籍管理工作中的問題
在教務(wù)管理系統(tǒng)平臺中學(xué)籍管理工作主要存在以下幾個方面的問題：一是學(xué)生提供自己信息時不夠認(rèn)真準(zhǔn)確，管理人員對學(xué)生的信息收集通知沒有及時下達(dá)；二是設(shè)備系統(tǒng)不具有打印大量紙質(zhì)學(xué)籍卡片以及成績單的功能；三是成績輸入時，教師不夠嚴(yán)謹(jǐn)，進(jìn)而出現(xiàn)某一科成績未提交的情況；四是學(xué)生結(jié)業(yè)時個人數(shù)據(jù)量龐大，會發(fā)生學(xué)生成績有誤、課程設(shè)置不夠清楚的狀況[3]。
2.教務(wù)管理系統(tǒng)平臺中學(xué)籍管理工作解決問題的方法
為解決上述教務(wù)管理系統(tǒng)平臺存在的問題，提出了以下幾點(diǎn)解決方法：一是根據(jù)各種不同工作提出的需求來制定學(xué)籍管理工作制度，這一制度需要考慮到可能會涉及的相關(guān)層面；二是做好在教務(wù)平臺上的學(xué)籍管理工作，這就需要學(xué)校提前與各個院系之間的職能部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，因為學(xué)生在校期間會參與不同的活動，可能涉及的系別眾多，因此，學(xué)校要對所有系別都制定統(tǒng)一的管理方案；三是在校園網(wǎng)、教學(xué)管理系統(tǒng)以及�？袑@一管理系統(tǒng)進(jìn)行廣泛宣傳，并且鼓勵學(xué)生參與到學(xué)籍管理的工作中，這樣學(xué)生能對這一管理系統(tǒng)有所了解，并知道自己學(xué)籍信息的具體呈現(xiàn)狀態(tài)；四是由于工作量龐大，涉及的相關(guān)信息眾多且繁雜，因此，需要對參與人員，以及使用設(shè)備的選擇加以重視，相關(guān)人員需要具備工作細(xì)致、教務(wù)平臺操作熟練的基本能力。
參考文獻(xiàn):
[1]王穎.初探校內(nèi)教務(wù)管理系統(tǒng)在學(xué)籍管理現(xiàn)代化建設(shè)中的技術(shù)問題[J].內(nèi)蒙古電子學(xué)刊,2008(4).
[2]許宏.基于BS結(jié)構(gòu)的高校教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需求分析[J].淮陰工學(xué)院學(xué)報,2003(5).
[3]鄒賜嵐.學(xué)分制背景下的本科生學(xué)籍管理工作探討[J].中國水運(yùn),2009(11).
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