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在會計電算化管理工作中如何做好內(nèi)部控制論文
1會計電算化與內(nèi)部控制概述
會計電算化是指將電子計算機技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的現(xiàn)代化管理模式，是用電子計算機替代人工記賬，以財務(wù)軟件為工具，以會計為語言，進行人機對話，由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表的過程，在會計電算化與手工記賬初級并行階段，還有一個打印、保管會計憑證的過程；內(nèi)部控制是指為提高會計信息質(zhì)量，確保會計信息的準確可靠，合理保證單位經(jīng)營管理合法合規(guī)，保護財產(chǎn)物資的安全和完整，貫徹管理方針，提高管理效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標，以職責分工為基礎(chǔ)所設(shè)計實施的對內(nèi)部各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動進行約束和協(xié)調(diào)的一系列控制方法、措施和程序，是一種內(nèi)部管理制度，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計與控制是不可分割的，會計電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式，會計電算化的實施推動了企業(yè)信息化的發(fā)展，給企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)帶來了一定的推動，而內(nèi)部控制又關(guān)系到工程建設(shè)有序健康地進行、工程物資的安全完整，關(guān)系到會計系統(tǒng)對工程建設(shè)活動反映的正確性和可靠性。財政部頒布的《內(nèi)部控制規(guī)范》指出：“企業(yè)應(yīng)當加強會計信息化工作，并對其工作流程進行有效控制，電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施，應(yīng)當重視信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用”。
2會計電算化對內(nèi)部會計控制的影響分析
在會計電算化中，由于會計處理高度集中在計算機系統(tǒng)，其處理高度自動化，會計信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì)。與手工核算相比內(nèi)部會計控制發(fā)生了很大的變化。
2.1內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。
電算化會計與手工會計對會計信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計電算化核算下內(nèi)部會計控制形式的變化。
電算化會計工作流程：原始憑證→授權(quán)批準→財務(wù)審核→對合格原始憑證進行憑證輸入（制單）→電算化審核→計算機系統(tǒng)處理→賬表輸出。從流程可以看出，實行會計電算化后會計賬務(wù)的集中化處理，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會計中沒有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬、日記賬進行平行登記，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會計中的一些平衡檢查在會計電算化中將移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，通過計算機程序體現(xiàn)出來，如記賬憑證的借、貸平衡校驗；賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查；各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對；報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查、會計衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會計內(nèi)部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。
2.2內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。
會計電算化系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，再加之計算機系統(tǒng)更具有隱蔽性，因此，其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致概括為以下幾方面：會計電算化人員崗位的重新分工和新的內(nèi)部牽制；系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開發(fā)、修正、系統(tǒng)資料文書化控制；系統(tǒng)的組織和操作管理控制；系統(tǒng)的輸入、輸出控制、處理控制等。
2.3內(nèi)部稽核方式發(fā)生了一定的變化。
手工會計信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù)，嚴格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機制進行操作，如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準、收付款項與會計記錄的分離等，必須經(jīng)過嚴格的審核復(fù)查機制，會計人員之間的聯(lián)系是直接的，因而很自然地形成嚴密的內(nèi)部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實行電算化、ERP系統(tǒng)后，其工作的自動化、控制的程序化，各種手續(xù)都由計算機自動處理、統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作的分工、崗位職責、權(quán)限也發(fā)生了變化，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化，會計人員無法、也不需直接參與和控制，一些內(nèi)部牽制措施沒有存在的必要，部分經(jīng)濟業(yè)務(wù)從發(fā)生到會計記錄的整個過程都是自動完成，會計只需最后對相關(guān)數(shù)據(jù)作出加工、分析、采用，讓高層據(jù)以作出決策。
2.4內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。
在電算化環(huán)境下，除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)。因此，在計算機會計中，控制的重點已不再僅僅是人，而變成了人工處理控制、原始數(shù)據(jù)進入計算機控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統(tǒng)之間連接控制等多方面。
2.5會計信息存儲介質(zhì)、存儲方式的改變。
在手工會計核算下，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)是紙介質(zhì)，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄于紙張之上，會計數(shù)據(jù)所用的文字、符號直接記錄在紙上，紙張上的數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計憑據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，各不相同的筆跡可作為控制的手段。
但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)以肉眼無法識別的形式被直接存儲在介質(zhì)上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索，如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外，手工核算下，記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關(guān)系較為明確，而在電算化環(huán)境下，由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上，不宜實施簽字、蓋章等手段，而且磁介質(zhì)很容易被改動，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。
從以上分析可以看出，會計電算化使會計內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化，許多傳統(tǒng)的會計控制方式失靈了。
3在會計電算化下內(nèi)部控制應(yīng)采取的對策與措施
通過會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性很小，但人為造成出錯，甚至舞弊的現(xiàn)象難以避免，而且一旦出錯、甚至發(fā)生舞弊，則損失巨大，因此，非常有必要采取相應(yīng)的對策與措施。
3.1明確職責分工，加強組織控制。
職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離，用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
電算化部門必須把職責分工同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為，除了設(shè)置各要素的核算崗位外，還可將會計電算化崗位分為計算機會計主管、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的記錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔，同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門保持不相容職務(wù)（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，如出納人員不得兼任系統(tǒng)管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。
3.2加強會計核算控制。
會計核算結(jié)果是會計預(yù)測、決策和分析的基礎(chǔ)，會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效，賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全。會計核算控制內(nèi)容包括：原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解決憑證單據(jù)的處理等都必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。會計數(shù)據(jù)輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否一致。
3.3加強操作程序的控制。
會計電算化除了對軟件操作方面需作一定的內(nèi)部控制設(shè)計以外，還要制訂并嚴格執(zhí)行操作管理制度，培訓提高從業(yè)人員的計算操作水平及營造提高職業(yè)道德修養(yǎng)的氛圍也是重要的問題，有效的保證會計電算化系統(tǒng)的安全運行，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、完整性。
操作管理制度一般包括：
（1）操作人員的工作職責和權(quán)限。
（2）預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。
（3）預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登入系統(tǒng)賬簿的措施。
�。�4）建立必要的上機操作記錄制度。此外，在會計軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
3.4加強系統(tǒng)安全控制。
加強系統(tǒng)安全控制是為了保證計算機系統(tǒng)的安全運行，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件，防止會計人員越權(quán)使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開計算機時，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會計軟件。財務(wù)軟件應(yīng)開發(fā)出相應(yīng)自鎖定功能，在一定的時間內(nèi)若不做任何財務(wù)操作指令，則系統(tǒng)應(yīng)當會自鎖定，設(shè)置接觸與操作的日志控制，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，設(shè)專人保存上機操作記錄進行“日志管理”；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預(yù)防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。
3.5加強會計檔案控制。
實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和紙質(zhì)形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，會計檔案管理工作就顯得更為復(fù)雜些，應(yīng)建立想配套的制度作保障。
會計檔案管理制度應(yīng)包括：
（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的紙質(zhì)形式保存，保存的有關(guān)規(guī)定按《會議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
�。�2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。
（3）妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。
�。�4）科學規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準等。
�。�5）保證會計檔案安全與完整的措施。
3.6加強內(nèi)部審計控制。
內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾方面：
�。�1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整；
�。�2）審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；
�。�3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；
�。�4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
實行會計電算化是實現(xiàn)會計現(xiàn)代化的重要保證及促進會計工作創(chuàng)新的一項內(nèi)容。加強會計電算化的內(nèi)部控制，有利于單位更好地組織會計工作，從而為單位財務(wù)管理、重大決策提供準確、及時的會計信息，提高組織的管理效率、經(jīng)濟效益。
【主要參考文獻】
[1]會計電算化工作規(guī)范，財會字[1996]17號。
[2]企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，2010，中國財政經(jīng)濟出版社。
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