檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用論文
隨著信息時(shí)代的到來， 檔案管理也在逐步走上信息化管理的軌道。 計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及。 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，提高了檔案管理的信息化程度和工作效率，對(duì)檔案工作的開展具有重要意義。 檔案工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在起到相應(yīng)作用的同時(shí)，也具有一定的不足，在應(yīng)用過程中要趨利避害，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用。 檔案工作中的信息量大而且繁瑣，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理可以有效提高檔案管理的效率，但是在使用過程中也存在一定的不足。 本文將針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的優(yōu)勢(shì)、存在的問題以及對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用進(jìn)行探討。
1在檔案工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)
索引檢索速度快。 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，最明顯和突出的優(yōu)勢(shì)是提高了索引檢索的速度，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，只要將檔案的編號(hào)、目錄等重要信息錄入電腦，在需要時(shí)輸入相關(guān)的信息就可以快速的查詢到所要找的檔案資料，方便快捷，為管理者和使用者都節(jié)省了時(shí)間。
存儲(chǔ)量大，節(jié)省空間。傳統(tǒng)的檔案信息多采用紙質(zhì)進(jìn)行管理，紙質(zhì)的檔案在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)占用大量的空間，檢索速度也慢，已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需要。 隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案形式也不再只是單一的文字，圖片、聲音和視頻資料不斷涌現(xiàn)，需要新的載體對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。
計(jì)數(shù)機(jī)技術(shù)的使用解決了這一難題，海量信息的存儲(chǔ)只需要通過一張或幾張光盤就可以完成，提高了存儲(chǔ)效率，同時(shí)也大大的節(jié)省了存儲(chǔ)的空間。
檔案收集時(shí)間減短。 在檔案管理工作開展之前，一定要先對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，這是必不可少的前期準(zhǔn)備工作。 人工手動(dòng)收集的速度十分緩慢，極大的影響了檔案管理的工作效率，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將檔案收集的時(shí)間有效的縮短，提高檔案收集的工作效率。 在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，可以對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化成電子形式的檔案，然后利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。
統(tǒng)計(jì)效率的提高。 對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)包含兩個(gè)方面，一方面是檔案的基本狀況統(tǒng)計(jì)，另一方面是關(guān)于檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)。 傳統(tǒng)的檔案統(tǒng)計(jì)方法主要是利用人工進(jìn)行操作，但是這樣做既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力， 應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)檔案的各種情況進(jìn)行快速準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，迅速得出結(jié)果，大大提高了統(tǒng)計(jì)的效率。
2在檔案工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的不足
檔案管理人員的技術(shù)水平有限。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)很普遍，但還是有一些檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握不是很熟練和全面，在檔案工作中不能很好的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、存儲(chǔ)和檢索，降低了工作效率。 由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不同，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)并不能得到充分的利用，阻礙了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程。
前期工作量大。 在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要將紙質(zhì)的檔案通過設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子信息化的檔案，要么采取人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦，要么對(duì)檔案進(jìn)行電子掃描再轉(zhuǎn)化成文本或者直接進(jìn)行圖片保存。
信息安全問題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在著一定的信息安全問題，電子信息的存儲(chǔ)通常都是利用數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可能造成數(shù)據(jù)的丟失，而且有些是不可恢復(fù)的，將會(huì)造成巨大的損失。
檔案的保密性弱化。眾所周知，紙質(zhì)文件一旦被修改，痕跡十分明顯。 而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒有了固定的形式，且易于修改，改動(dòng)后不留下痕跡。 這使得文件保密性變?nèi)酢?在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造，不允許在"原文"上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多， 一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)�，這樣不利于文件信息的安全管理。同時(shí)電子文檔沒法從字跡上分辨其原始性，不能通過印章或署名進(jìn)行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。 這些問題都從各個(gè)方面提出了對(duì)電子文件的保密性的嚴(yán)峻考驗(yàn)，電子文件在保密性方面存在隱患。
3完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策
針對(duì)前面提到的關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須做好以下幾個(gè)方面的工作。
一是，充分重視計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。首先，檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在檔案管理中的意義和價(jià)值，形成使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的意識(shí)；其次，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的投入和使用從財(cái)力、物力、人力以及配置等各方面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入，營(yíng)造現(xiàn)代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。
二是，注重人才的培養(yǎng)，重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。 一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，招聘一些在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的使用效率；另一方面，重視對(duì)員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，首先，通過培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作；其次，重視對(duì)相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的`掌握計(jì)算機(jī)的操作能力， 能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。
三是，檔案管理人員在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備創(chuàng)新的思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的工作，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度，采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)建立一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，保證整個(gè)檔案管理的有序進(jìn)行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。
檔案管理工作是一項(xiàng)巨大繁雜的工程，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同時(shí)我們也應(yīng)該重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用存在的問題。 加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)與利用，強(qiáng)化檔案管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高檔案管理的信息化程度，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。 將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工和組織以及處理，并最終轉(zhuǎn)入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式和過程。 計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡(luò)化得重要工具。 加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，是當(dāng)前檔案管理最主要的任務(wù)和目標(biāo)。同時(shí)，檔案管理人員也必須加快學(xué)習(xí)，加快提升自己的步伐，以及時(shí)適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理。
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