會計電算化中采購管理模塊的操作思路的論文
摘 要：到采購管理模塊的操作比較復雜，經(jīng)常會碰到數(shù)據(jù)傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟。其實，我覺得關鍵是我們對采購處理的業(yè)務流程不熟悉，沒有一個清晰的思路，當我們掌握了采購管理模塊中經(jīng)濟業(yè)務的不同特點，緊緊抓住它們在操作中所涉及到的相關內容，那操作就會變得非常容易。
關鍵詞：會計電算化；采購管理；操作；思路
我們在學習會計電算化的九大模塊中，會感覺到采購管理模塊的操作比較復雜，經(jīng)常會碰到數(shù)據(jù)傳輸不了的情況，而且容易丟掉一些步驟，著實頭疼，其實，我覺得關鍵是我們對采購處理的業(yè)務流程不熟悉，沒有一個清晰的思路，下面我就會計電算化暢捷通T3中采購管理模塊的操作思路談談：首先，必須明白采購管理模塊中的經(jīng)濟業(yè)務情況。采購中會出現(xiàn)三種情況：第一種是采購發(fā)票與采購的貨物同時到達單位；第二種是貨物已經(jīng)收到，發(fā)票還未收到，還不能確定貨物的入庫成本；第三種是發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到。其次，需要針對采購管理模塊中經(jīng)濟業(yè)務的三種情況，分別理清電算化采購管理模塊操作中所涉及的各個方面，形成正確的思路。
一、采購發(fā)票與采購貨物同時到達的操作思路
采購發(fā)票與貨物同時到達單位時，發(fā)票與貨物須同時錄入采購管理模塊，貨物的成本必須結算，貨款必須支付，還需記賬、填制憑證。由采購員進入采購管理的界面，會看見有采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票、付款結算、采購結算、供應商往來、月末結賬七種圖標，每個圖標都有相應的操作內容。下面就相關操作思路進行說明：1.采購發(fā)票與采購（貨物）入庫單的'錄入如果所采購的貨物已經(jīng)錄入了采購訂單，采購訂單經(jīng)過審核以后，可由采購訂單生成采購入庫單和采購發(fā)票；也可由采購訂單生成采購入庫單，再由采購入庫單生成采購發(fā)票；如果沒有采購訂單，采購入庫單和采購發(fā)票可直接由鍵盤錄入。錄入完成以后還需審核。2.采購發(fā)票與采購（貨物）入庫單的審核（1）采購發(fā)票保存后需審核，使票上的貨款確認為應付款，傳送到核算管理系統(tǒng)中，可生成憑證。審核后的發(fā)票會出現(xiàn)“已審核”標志。（2）采購入庫單需審核，由倉庫管理人員對入庫單與實際入庫的貨物進行核對，無誤后進行審核，確認入庫；由倉庫管理員進入庫存管理系統(tǒng)，單擊“采購入庫單審核”圖標，進入采購入庫單的審核，完成審核后“審核”按鈕變成了“棄審”。發(fā)票與入庫單審核完成后，還需進行運費的處理。3.運費發(fā)票的處理（1）運費發(fā)票的錄入：由采購員進入采購管理的界面，雙擊“采購發(fā)票”圖標，單擊“增加”按鈕旁的▼按鈕，選擇“運費發(fā)票”，錄入相應內容。（2）運費發(fā)票的現(xiàn)付：可全部現(xiàn)付，也可部分現(xiàn)付。運費發(fā)票保存后，單擊“現(xiàn)付”按鈕，錄入相應內容，保存后出現(xiàn)“已現(xiàn)付”標志。（3）運費發(fā)票的審核：單擊“采購發(fā)票”窗口上的“復核”按鈕，運費發(fā)票上沒有出現(xiàn)“已審核”標志，這是因為已現(xiàn)付的發(fā)票不能再作為應付款傳給核算模塊了，但復核可把發(fā)票傳遞到核算管理系統(tǒng)中，以便查找。采購發(fā)票和費用發(fā)票、采購入庫單已錄入系統(tǒng)后，可通過結算，把采購費用攤入采購成本。4.采購結算采購員進入采購管理界面，單擊“采購結算”圖標，在“條件錄入”對話框中錄入各項結算條件，進入“入庫單和發(fā)票選擇”窗口進行選擇，然后對費用“按金額”或“按數(shù)量”進行分攤，入庫成本最后以結算金額為準，在“采購結算—結算單明細列表”功能中可查看到。結算完成以后還需付款。5.付款核銷結算入庫成本后，還需向供應商付清貨款和稅款。當單位開出轉帳支票交給供應商時，可錄入付款單并核銷。由采購員在采購界面單擊“付款結算”圖標進行錄入和核銷。付款后，還需記賬。6.核算記賬把已錄入的各種單據(jù)登記到存貨、差異、差價等明細賬中，在“核算管理系統(tǒng)”中做。由核算管理權限的操作員在“核算管理”主界面，單擊“正常單據(jù)記賬”圖標，如發(fā)現(xiàn)有錯，可取消記賬，單擊“核算—取消單據(jù)記賬”。記賬后，還需生成憑證。7.生成憑證也稱“制單”，核算管理系統(tǒng)中的制單分購銷單據(jù)制單、客戶往來制單、供應商往來制單。購銷單據(jù)制單用于對采購入庫單、銷售出庫單及產(chǎn)成品、材料、其他出入庫單的制單，客戶往來制單用于收款單、銷售發(fā)票（應收款）制單，供應商往來制單用于付款單、采購發(fā)票（應付款）的制單。如果是“結算單制單”，由制單員進入核算管理系統(tǒng)主界面，單擊“購銷單據(jù)制單”圖標，在查詢條件中選擇采購入庫單（報銷記帳）；如果是“付款單制單”，由制單員進入核算管理系統(tǒng)主界面，單擊“供應商往來制單”圖標，在供應商制單查詢中選擇“核銷制單”。在單貨同到的采購業(yè)務中，始終圍繞發(fā)票、入庫單、付款、記賬、填制憑證來做的，我們一定要有明確的思路，緊緊圍繞這幾個方面進行操作。
二、采購貨物已到，采購發(fā)票未到的操作思路
票未到，必須先用一個暫估的成本入庫，收到發(fā)票后，再錄入發(fā)票做報帳結算處理。處理暫估采購業(yè)務有“月初回沖”、“單到回沖”、“單到補差”三種方法。1.暫估貨物的入庫成本（前一個月）先用暫估價錄入采購入庫單，由倉庫管理員進行審核入庫，然后核算記賬，填制憑證傳到總賬系統(tǒng)。2.票到后，按實際價格錄入采購發(fā)票（后一個月）票到后，按實際價格錄入并審核采購發(fā)票，采購結算，暫估入庫成本處理（票到以前的暫估入庫成本換成實際的入庫成本），生成憑證（生成紅字回沖憑證、生成藍字回沖憑證、生成應付款憑證），付款結算（預付沖應付）。采購貨物已到，采購發(fā)票未到的操作思路是始終要圍繞暫估入庫成本和票到后的實際成本來進行操作。
三、發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到的操作思路
發(fā)票收到時，先做一張借記“在途物資”和“應交稅費—應交增值稅—進項稅額”科目，貸記“應付賬款”科目的憑證入賬；收到貨物時，經(jīng)驗收入庫以后，再做一張借記“原材料”科目，貸記“在途物資”科目。1.收到發(fā)票時，在采購管理系統(tǒng)里用“采購發(fā)票”功能把發(fā)票數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并且到核算管理系統(tǒng)完成發(fā)票制單。2.貨物運抵企業(yè)后，在采購管理系統(tǒng)里錄入采購入庫單，找出原來錄入的發(fā)票和采購入庫單進行采購結算，在庫存管理系統(tǒng)中對采購入庫單進行審核，到核算管理系統(tǒng)中執(zhí)行“正常單據(jù)記賬”，最后完成入庫單制單。發(fā)票已經(jīng)收到，貨物還未收到的業(yè)務是在途采購業(yè)務，它的操作思路是票到先進行發(fā)票的處理，貨到后再進行采購入庫單的相關處理等。當我們掌握了采購管理模塊中經(jīng)濟業(yè)務的不同特點，緊緊抓住它們在操作中所涉及到的相關內容，明確思路，那操作就會變得非常容易，會計工作也將大大提高工作效率，更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展服務。
參考文獻
[1]毛華陽，傅樵.會計電算化教程[M].電子工業(yè)出版社，2011.
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