電算化會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案的比較
電算化會計是用計算機來輔助會計核算和管理，是現(xiàn)代化技術(shù)應用于會計領(lǐng)域的產(chǎn)物，下面是小編搜集整理的一篇探究電算化會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案比較的論文范文，供大家閱讀參考。
摘要：隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應用，會計檔案的載體由原來單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體無論材質(zhì)、性能還是保管、利用方式都迥然不同，如何既享受現(xiàn)代信息技術(shù)成果帶來的便利，使會計檔案管理、利用上一個新臺階，又保證其安全完整。應做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代模式相結(jié)合。
關(guān)鍵詞：會計電算化;電子檔案;傳統(tǒng)會計;紙質(zhì)檔案
傳統(tǒng)的會計檔案是手工勞動形成的,電算化會計是用計算機來輔助會計核算和管理，是現(xiàn)代化技術(shù)應用于會計領(lǐng)域的產(chǎn)物。它的主要特點是利用計算機輸入會計數(shù)據(jù)并校驗數(shù)據(jù)的正確性，會計信息以不可見形式存儲在磁性介質(zhì)載體中，同時也可以以靈活的方式及時滿足需要。軟件系統(tǒng)代替手工勞動成為會計操作系統(tǒng)的關(guān)鍵，這就使會計檔案產(chǎn)生了翻天覆地的變革，也出了新的特點和問題。
一、會計檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題
在1988年以前，會計憑證與會計賬簿一直都是以手寫為主要表現(xiàn)形式，并采用單純的紙質(zhì)載體來保存的，對于會計憑證、賬簿、報表，各單位基本上做到了收集齊全、分類造冊、排列有序。對于經(jīng)費申請報告、財會活動分析、會計工作移交清冊、上級審計等部門有關(guān)的文件資料等會計資料忽略管理。主要原因是《會計檔案管理辦法》規(guī)定，預算、計劃、制度等文件材料按文書檔案辦法管理。但有的單位對各職能部門歸檔范圍不明確，這樣在實際工作中形成了兩不管，因此忽視了收集和管理，造成會計檔案資料殘缺不全，整理也不規(guī)范。主要存在以下三方面問題：
會計檔案的歸檔及拆封問題。財務會計部門應按照國家財政部和國家檔案局發(fā)布的“《會計檔案管理辦法》及其實施辦法”整理好會計檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存或任人長期分散保存。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷(宗)冊的封裝，不得隨意拆封，這是會計檔案的拆封原則。個別需要拆封重新整理的，應會同原財務會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。會計檔案的拆封，直接關(guān)系到會計檔案的完整性與安全性。
會計檔案的管理及借閱問題。對會計檔案應當進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防損毀、散失和泄密。調(diào)閱時，要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，要經(jīng)會計主管人員同意;外單位人員借閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會計檔案的內(nèi)容，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷(宗)冊。如有特殊需要，如單位經(jīng)濟業(yè)務部門需要查閱與其業(yè)務相關(guān)的會計憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件的關(guān)的會計資料等，經(jīng)本單位負責人批準后，在不拆散原卷冊的前提下，可提供查閱或者復制原件，但必須辦理登記手續(xù)，以便備查。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度，為會計檔案的利用提供依據(jù)。
會計檔案的保管期限問題。會計檔案的保管期限原則上按《會計檔案管理辦法》所列期限執(zhí)行。保管期限分為永久和定期兩種，屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長保管期限。凡是在本單位會計核算中形成的記錄和反映會計核算的，對工作總結(jié)和考查及研究經(jīng)濟活動有長遠利用價值的會計資料作為永久保存。如年度會計報表(決算)、財政總預算、行政和事業(yè)單位的決算、稅收年報、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，要特別注意保存和管理。
二、電算化會計檔案的特點及存在的問題
1.電算化會計檔案的特點
電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的`特點，同時他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。
2.電算化會計檔案的弊端
第一，會計電算化檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案大大提高。第二，會計電算化檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案是手工操作來完成的，從原始憑證到會計報表的編制都是靠人工來完成的，具有直觀可視性，不易被修改。而存儲在磁性介質(zhì)上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。第三，會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟業(yè)務的“原貌”，會計檔案的真實性就難以保證。加之，電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響，因此，電子檔案在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會計檔案要求要高。
三、電算化會計檔案與傳統(tǒng)會計檔案的比較
1.電算化會計檔案較之傳統(tǒng)會計檔案的優(yōu)點
第一，較之傳統(tǒng)的會計檔案，電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞;電子檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中;電子檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務檔案上網(wǎng)，不僅能滿足日常條件查詢.統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量;還可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)財務檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。第二，進一步提高電算化會計檔案的整理和再利用水平。電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。電算化會計檔案通過計算機系統(tǒng)的運營，使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的整理，可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為領(lǐng)導提供可靠的決策依據(jù)。
2.兩種工作模式相輔相成，各有千秋
第一，電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。首先提高了查全率和查準率，拓寬了服務領(lǐng)域。但電子檔案的管理相對于紙質(zhì)檔案的管理要更加復雜，傳統(tǒng)檔案之間的檔案移交多采用物理歸檔的方法，即將檔案的原件直接歸入檔案室內(nèi)保管;而電算化會計檔案的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求，即電算化會計檔案在歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。由此可見，傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化時代依然有著不可替代的作用。 第二，傳統(tǒng)檔案對保密、保護和方便本機構(gòu)使用來說具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大。新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，但檔案容易被修改且不留痕跡，存在易泄密、丟失等問題。因此，應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使檔案管理模式更加充實與完善。
四、實現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式相結(jié)合的對策
首先，針對會計工作的專業(yè)特點，為更好地發(fā)揮會計檔案的作用，會計檔案宜采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方式。會計資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業(yè)特點。大量的資料以紙質(zhì)形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統(tǒng)檔案的管理標準保管為妥。同時由于電子檔案存在可修改性、可復制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實行會計電算化管理的單位，會計憑證、會計賬簿、會計報表及形成的其他會計資料，都儲存在磁性介質(zhì)上，形成會計電子檔案，另外再打印一份內(nèi)容完全相同的紙質(zhì)文件，利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件易變動、易修改的問題，使會計紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統(tǒng)的視覺閱讀習慣和維護原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。
其次，會計檔案專業(yè)性強，利用率高，會計檔案的收集管理還應走電子文件和紙質(zhì)文件一并保存的“雙軌”制。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料，可有選擇地通過掃描、攝影等方式，進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化成儲存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用磁性介質(zhì)存儲量大、查閱方便的特點，快速、準確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時間，滿足信息利用者在計算機環(huán)境下隨時隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的服務功能。
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