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從業(yè)務(wù)流程再造的角度談如何解決高校報賬難問題
近年來，我國高等教育事業(yè)得到飛速發(fā)展，高等教育不斷擴(kuò)招，在校師生人數(shù)均呈現(xiàn)上升勢頭，導(dǎo)致高校的辦學(xué)模式、資金來源等方面趨于多樣化，作為高校管理重要組成部分的財務(wù)管理同樣面臨新的挑戰(zhàn)。高校各類經(jīng)費的來源、種類不同，適用于各種不同的管理辦法，牽涉到不同的部門領(lǐng)導(dǎo)簽字等問題，而依據(jù)傳統(tǒng)財務(wù)報銷流程，不能滿足師生大量而頻繁的業(yè)務(wù)需求，從而使報賬難成為高校財務(wù)部門普遍面臨的問題。要解決這個問題，必須根據(jù)實際，從流程的優(yōu)化著手。
一、高校財務(wù)報賬現(xiàn)狀分析
財務(wù)報賬是高校財務(wù)最基礎(chǔ)的工作之一，它是指經(jīng)辦人從相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中獲取真實、合法的票據(jù)，通過具有審批權(quán)限人的審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)的行為。財務(wù)報賬是會計信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，影響財務(wù)管理職能的發(fā)揮，是學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。
現(xiàn)有的高校報賬的流程一般包括以下四個步驟：
第一，原始報銷單據(jù)的整理和簽批。它包括報銷人根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單、再交由經(jīng)費負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字之后整理、匯總的一系列活動。
第二，財務(wù)人員的會計核算過程。它包括報銷人將簽批好的原始單據(jù)交由財務(wù)部門，由財務(wù)人員對票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并對票據(jù)金額和最終報銷金額進(jìn)行核算的一系列活動。
第三，會計憑證的錄入過程。它是指財務(wù)人員將核算好后的會計原始憑證真實完整地錄入財務(wù)系統(tǒng)的過程。
第四，出納向報銷人員支付款項的過程。它是指財務(wù)出納人員根據(jù)復(fù)核后的財務(wù)憑證，向報銷人員支付報銷款項的過程，包括現(xiàn)金支付和銀行轉(zhuǎn)賬支付兩種方式。
近年來，高校獲得的資金來源越來越廣，高校師生的逐年增加，國內(nèi)高校普遍產(chǎn)生報賬難問題。首先，在財務(wù)業(yè)務(wù)量和新業(yè)務(wù)大量增加的同時，財務(wù)人員配備不足，現(xiàn)有的財務(wù)報銷流程使得財務(wù)人員的日常核算量不僅越來越多，難度還越來越大，前臺財務(wù)服務(wù)人員和服務(wù)對象數(shù)量的嚴(yán)重不匹配，產(chǎn)生“報賬難”問題。其次，財務(wù)報銷相關(guān)的規(guī)章制度、程序以及票據(jù)的填制方法等等由于宣傳不及時或是不細(xì)致，直接導(dǎo)致報賬人員因為手續(xù)不全、票據(jù)不正確等多次往返財務(wù)部門咨詢，既增加了財務(wù)人員解釋和重復(fù)檢查票據(jù)的時間，也影響了報賬的速度，導(dǎo)致了“報賬難”�？偠灾�，要尋求解決高校現(xiàn)有普遍存在的報賬難問題，必須透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從減少財務(wù)人員不必要的工作，優(yōu)化作業(yè)流程，充分利用現(xiàn)代化信息手段等方面對整個財務(wù)報銷流程進(jìn)行審視和思考，構(gòu)建起更具效率的操作流程，才能徹底解決高校報賬難問題。
二、業(yè)務(wù)流程再造的含義及背景
業(yè)務(wù)流程再造(business process reengineering，BPR)，又稱業(yè)務(wù)流程重組，是指一種從根本上考慮和徹底地設(shè)計企業(yè)的流程，使其在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著的提高的工作設(shè)計模式。業(yè)務(wù)流程再造(BPR)最早是由美國的哈默和錢皮于20世紀(jì)90年代提出，并將之引入西方企業(yè)管理領(lǐng)域。它強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)、對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，利用先進(jìn)的制造技術(shù)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理手段，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，以打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的巨大改善。這種做法既適用于單一流程，也適用于整個組織。
將BPR引入教育領(lǐng)域，應(yīng)用于財務(wù)審批流程、財務(wù)報銷流程等，可理順財務(wù)關(guān)系，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督，提高服務(wù)效率。因為流程再造的核心是面向顧客滿意度的業(yè)務(wù)流程——也就是以滿足高校財務(wù)服務(wù)的廣大師生的需求為核心來設(shè)計業(yè)務(wù)流程，從整體上確認(rèn)作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，提升服務(wù)滿意度。結(jié)合BPR的含義，高校財務(wù)報銷流程再造即是指對高校財務(wù)報銷工作的程序和規(guī)則進(jìn)行重新思考和設(shè)計，以期達(dá)到簡化報銷流程，減輕時間及空間限制，最終提高報賬效率和質(zhì)量的過程。
三、高校財務(wù)報賬流程再造的意義
通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺，對原有報賬流程進(jìn)行再造和重組，能使高校財務(wù)工作者從大量的會計核算和憑證錄入工作中解放出來，從而專注于業(yè)務(wù)處理和財務(wù)管理，成為真正的財務(wù)管理工作者。同時，經(jīng)過報賬業(yè)務(wù)流程再造后，報銷過程中的人員具體分工發(fā)生了變化，有助于解決原有流程中工作量大量、單一地集中于財務(wù)人員的現(xiàn)象，把單調(diào)而重復(fù)的錄入工作分?jǐn)偟綀筚~人身上，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺信息處理技術(shù)核算報銷金額。這樣，使高校財務(wù)人員從核算人員成為審核人員，不僅能節(jié)省人力資源和業(yè)務(wù)處理時間，還能保證財務(wù)工作的準(zhǔn)確性，提高財務(wù)工作效率，進(jìn)而消除現(xiàn)有流程的弊端，徹底解決高校報賬難問題。然而，畢竟流程再造需要一定的軟硬件支持，流程再造也需要一定的時間和過程，高�，F(xiàn)有的條件可能無法完全實現(xiàn)，但是堅持從流程再造的角度進(jìn)行思考，在現(xiàn)有條件下盡可能優(yōu)化財務(wù)報賬流程，也不失為解決報賬難問題的重要途徑。
四、高校財務(wù)報賬流程再造的整體思路
高校財務(wù)報賬流程的四個步驟中最關(guān)鍵的也是最耗時的，然而可以加以改變的是會計核算和會計憑證錄入。根據(jù)現(xiàn)有的一般流程，在會計核算過程中，各類單據(jù)在報賬人員和財務(wù)人員之間反復(fù)填寫和校核，使雙方均陷入較長時間的等待，不僅產(chǎn)生大量重復(fù)勞動，浪費人力資源，還使得雙方的關(guān)系陷入緊張的境地，稍有不慎，容易形成矛盾，破壞同事關(guān)系。高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)較之企業(yè)相對單一，大量重復(fù)的報銷業(yè)務(wù)，雖然產(chǎn)生的憑證科目一致，但均需要財務(wù)人員逐一錄入財務(wù)系統(tǒng)。盡管當(dāng)今電算化的財會系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的手工記賬，但整個流程并沒有本質(zhì)上的改變，大量的憑證錄入工作對于財務(wù)人員來說仍然是繁重的，也是讓報賬人等待頗久的環(huán)節(jié)。問題癥結(jié)正在于此，傳統(tǒng)的分工要求單據(jù)錄入必須由財務(wù)人員完成以及整個報賬流程按部就班的串行性，注定這一過程是低效的，新的理念和思路也就呼之欲出。
高校財務(wù)報賬流程再造的整體思路主要是通過搭建公共信息服務(wù)平臺，將報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行具體化分工，以網(wǎng)絡(luò)為依托和載體，實現(xiàn)資源使用的高效和財務(wù)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化。業(yè)務(wù)流程的再造優(yōu)化了原有財務(wù)報銷流程，使得原來比較耗時耗力的一些流程由財務(wù)部門以外的人員完成。比如，我校讓報銷人員參與部分財務(wù)部門的數(shù)據(jù)輸入和輸出(主要是批量打卡發(fā)放的人員費用和學(xué)生獎助學(xué)金)，共同完成數(shù)據(jù)的簡單處理，不僅增加報銷人員的參與感，使他們加強(qiáng)了對財務(wù)工作的認(rèn)識，還大大減輕了財務(wù)人員的工作量。公共信息平臺的建立對于財務(wù)流程再造是極為關(guān)鍵的一環(huán)，它能夠?qū)崟r財務(wù)信息反饋在業(yè)務(wù)處理過程之中，有助于及時跟蹤業(yè)務(wù)過程并防御財務(wù)風(fēng)險。業(yè)務(wù)流程再造的目的是消除現(xiàn)有流程的低效，使得財務(wù)人員在處理日常業(yè)務(wù)中既能保證工作結(jié)果的準(zhǔn)確性又能實現(xiàn)工作的高效率。因此，加快高校財務(wù)信息化進(jìn)程，以先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)支撐高校財務(wù)的信息處理，提供具體而整合的財務(wù)信息，提高高校財務(wù)決策的準(zhǔn)確性，從而達(dá)到較好的高校資金使用效益。通過財務(wù)數(shù)據(jù)庫的建立和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能消除各類人員的信息不對稱，實現(xiàn)財務(wù)信息共享，還能實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化和一體化。
五、高校財務(wù)報賬流程再造的實現(xiàn)
目前高校財務(wù)報銷是依照自然流程和組織分工進(jìn)行的，各個環(huán)節(jié)具有串行性，即不能跳過其中任何環(huán)節(jié)到達(dá)下一環(huán)節(jié)。由于經(jīng)費負(fù)責(zé)人具有唯一性，因此在單據(jù)的簽批過程中，經(jīng)費負(fù)責(zé)人即便因公出差也不能授權(quán)代簽，涉及相關(guān)經(jīng)費的報賬業(yè)務(wù)就要暫時中止。
按照業(yè)務(wù)流程再造(BPR)的理念，主要通過以下兩個途徑實現(xiàn)高校財務(wù)報賬流程的再造：
(一)將目前流程中最耗時的單據(jù)核算及錄入工作進(jìn)行分解
首先，報銷人需要通過登陸財務(wù)平臺，填寫財務(wù)報銷的類型、金額等重要信息，上傳單據(jù)掃描件，分擔(dān)部分錄入工作。然后，通過建立健全的財務(wù)平臺，由平臺計算按照報銷人填錄的信息直接計算出報銷金額，財務(wù)人員通過財務(wù)平臺進(jìn)行審核，審核通過后通知報銷人提供原始紙質(zhì)單據(jù)，如無差錯，則系統(tǒng)直接生成憑證，由財務(wù)人員修改后保存于財務(wù)系統(tǒng)。這樣，不僅能大大減輕財務(wù)人員的工作量，還能減少報銷人的現(xiàn)場等待時間，一舉數(shù)得。
(二)單據(jù)簽批流程的網(wǎng)絡(luò)平臺化
高校財務(wù)報銷流程的重組基于信息技術(shù)，依照原始單據(jù)的簽批流程，可以實現(xiàn)經(jīng)費負(fù)責(zé)人在校內(nèi)財務(wù)平臺簽批的流程再造，具體流程如下：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，由報銷人員登陸財務(wù)平臺預(yù)先設(shè)置的各類報銷模板進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動相關(guān)信息的錄入，同時掃描必要的原始單據(jù)上傳平臺。需要預(yù)先進(jìn)行設(shè)置各類報銷模板的經(jīng)費審批人員節(jié)點和審批流程，并賦予相關(guān)人員審批權(quán)限。在錄入的信息進(jìn)入平臺之后，信息根據(jù)設(shè)置好的簽批流程逐一節(jié)點進(jìn)行提交，每一環(huán)節(jié)的經(jīng)費負(fù)責(zé)人通過查閱平臺上報銷人上傳和填寫的信息，進(jìn)行網(wǎng)上審核簽批，報銷人能隨時登陸平臺跟蹤報賬業(yè)務(wù)處理節(jié)點和情況，隨時得到反饋信息。在完成該類費用報銷的最近審批節(jié)點后，經(jīng)費審批過程形成信息，并伴隨報銷人員錄入的所有信息進(jìn)入財務(wù)審核人員的節(jié)點，由財務(wù)部門審核合格后，反饋給報銷人員并通知其遞交原始單據(jù)前來辦理報銷款項的支取。財務(wù)人員只需根據(jù)報賬人提供的原始單據(jù)對財務(wù)平臺上已生成的報銷單和記賬憑證進(jìn)行修改、確認(rèn)和打印，由復(fù)核人員復(fù)核后向報銷人支出款項。
以上兩種途徑均需要以成熟的信息技術(shù)支撐，由計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺完成大部分的工作，這樣，即使在財務(wù)人員與服務(wù)對象嚴(yán)重不匹配的情況下，也能夠快速、有效地處理業(yè)務(wù)，解決報賬難問題。同時，通過平臺對簽批流程的一對一設(shè)定，對報銷中需要的各種資料進(jìn)行規(guī)定和提醒，能夠有效解決大多數(shù)報銷人因為不熟悉財務(wù)規(guī)章制度，遺漏重要報銷步驟的相應(yīng)問題。
六、結(jié)束語
當(dāng)前，高校報銷經(jīng)費多，憑證業(yè)務(wù)量大，會計人員匱乏，原有的報銷流程，原始報銷單據(jù)的整理和簽批、財務(wù)人員的會計核算過程、會計憑證的錄入過程、出納向報銷人員支付款項的過程，已不能適應(yīng)當(dāng)前高校財務(wù)的形勢，需要我們財務(wù)人員發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性開展工作，優(yōu)化報銷流程，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組不失為一個好辦法。業(yè)務(wù)流程重組依靠先進(jìn)的信息技術(shù)支撐，依托信息高度共享的信息化平臺，讓報賬人參與到報銷的業(yè)務(wù)流程中，突破了傳統(tǒng)的分工格局，將耗時的票據(jù)審核和數(shù)據(jù)分類匯總工作讓報賬人來做，減少了報賬人的等待時間，實現(xiàn)報賬人和財務(wù)人員的溝通、交流和合作，提高了財務(wù)系統(tǒng)的運行效果，提高辦事效率，減少每筆業(yè)務(wù)在財務(wù)系統(tǒng)里的流轉(zhuǎn)時間，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)的有效交換，高度共享，是解決當(dāng)前高校財務(wù)“報賬難”現(xiàn)象的一種有益嘗試。
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