分析企業(yè)會算化會計檔案管理中的問題及對策
計算機在會計領域的普遍應用，使得企業(yè)單位的會計核算工作越來越多地被計算機所取代。會計計算機化成為促進會計工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段和會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。
一、電算化會計檔案的特點
會計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。其特點如下：
1、載體的變化。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。
2、電子會計檔案載體性質的特點。電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視;電子檔案易被修改;電子檔案的保存受到載體本身的質量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素影響。
3、電算化會計檔案在工作中的特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，在工作中具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機進行會計核算處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼既是電算化會計運行的前提條件，又是保證電算化會計正常運轉的查詢資料，所以，必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
4、電算化會計工作對工作人員素質的要求。電算化會計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機操作和維護知識，同時，對個人安全操作使用提出了新的需要。
二、當前企業(yè)電算化會計檔案管理中存在的問題
1、會計檔案載體的雙重性。企業(yè)領導和財會人對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，一些企業(yè)只將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性。
2、電算化會計檔案性質延伸的問題。有的企業(yè)沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象可能會發(fā)生。
4、缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才。一般單位只注意到對會計人員的培訓，忽視對計算機和網(wǎng)絡的維護。
三、改善電算化會計檔案管理的方法
1、完善硬件設施。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的.專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，作為紙質會計檔案的輸出工具;選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算會計軟件，強化系統(tǒng)安全防護功能，如對聯(lián)網(wǎng)電腦進行定期的補丁維護，避免會計檔案泄密或被人為修改。
2、完善電算化會計檔案管理制度。一是建立電算化會計檔案歸檔制度。會計電算化工作開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案保管。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并備份。二是建立電算化會計檔案的保管制度。選擇優(yōu)質的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴格的借閱制度。查閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續(xù)。四是建立定期備份制度。
電算化會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質，并定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。五是建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權限調(diào)用制度。對電算化會計檔案要規(guī)定不同的使用權限，保證電子檔案的安全性。
3、提高會計人員素質。電算化會計，不僅要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，還應有利用計算機高速計算、分析能力的功能，所以必須增加相應的專業(yè)人才。
4、提高思想認識。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)，其領導應認識到電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促相關制度的建立。
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