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加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制
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論文摘要：電算化會計(jì)就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和數(shù)據(jù)庫以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中．是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬．以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策，內(nèi)部控制制度是指在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，為了保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整而制定并實(shí)施的控制方法、措施和程序．分為內(nèi)部會計(jì)控制和內(nèi)部管理控制 企業(yè)在建立了會計(jì)電算化系統(tǒng)后．企業(yè)會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化．為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題．對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊．如何加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制已經(jīng)成為亟待解決的問題。
一、電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制環(huán)境的變化
企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化后．會計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展．使會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能。因此．要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整．保證會計(jì)信息對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正確反映．實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的目標(biāo)．企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制必然應(yīng)隨著會計(jì)環(huán)境的改變而改變。
1．控制的程序和形式不同。手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是會計(jì)不相容崗位分離的控制．對會計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工．使之相互監(jiān)督和制約，按照規(guī)定取得和填制原始憑證．設(shè)計(jì)良好的憑證格式．對憑證進(jìn)行連續(xù)編號．規(guī)定合理的憑證傳遞程序等等，在電算化會計(jì)中這些都轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)內(nèi)．計(jì)算機(jī)會自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡、余額平衡檢查等。
因此電算化條件下．企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)的控制由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妫瑫?jì)系統(tǒng)控制不但要控制原始數(shù)據(jù)的輸入．還要對相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟、硬件維護(hù)及電算化程序的安全進(jìn)行控制。
2．控制的內(nèi)容不同。手工條件下的會計(jì)系統(tǒng)控制主要是針對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的交易處理．即每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要經(jīng)過有相應(yīng)權(quán)限的人簽章．多個(gè)業(yè)務(wù)崗位和多個(gè)責(zé)任人獨(dú)立操作而形成明確的責(zé)任分工 在電算化條件下．原先應(yīng)由會計(jì)人員按一定程序及授權(quán)處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)．現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成：原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)．現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作．甚至不經(jīng)授權(quán)也可進(jìn)行某項(xiàng)操作，會計(jì)電算化的應(yīng)用。給會計(jì)工作增加了新內(nèi)容．不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，會計(jì)系統(tǒng)控制也應(yīng)增加新的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用、授權(quán)、病毒的防治等進(jìn)行控制及軟硬件、磁盤、軟盤的安全控制。
由此可見．電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制相比較．控制范同更大、控制程序更復(fù)雜。它將職能控制與程序控制、人工控制和計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制。
二、電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題
1．相關(guān)人員的知識結(jié)構(gòu)不合理。一方面電算化會計(jì)不僅要求從業(yè)人員掌握一定有會計(jì)專業(yè)知識．還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)軟件的操作方法以及相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)知識。有些會計(jì)人員雖然在會計(jì)業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗(yàn)豐富．但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏．難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)工作．在計(jì)算機(jī)面前表現(xiàn)得束手無策．不能將豐富的專業(yè)知識在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行轉(zhuǎn)化。另一方面計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)及維護(hù)人員對會計(jì)知識掌握的不夠．因此軟件設(shè)計(jì)不能滿足會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的需求．或者是軟件功能與會計(jì)功能相脫離．導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷升級．而會計(jì)功能徘徊不前的尷尬局面。
2．電算化軟件的成本與應(yīng)用效果不成比例，由于財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)．再加上各單位使用的財(cái)務(wù)軟件是向不同的軟件開發(fā)商購買的．軟件版本千差萬別．就是同一公司的不同單位使用的軟件也不盡相同．或是相同軟件版本不同。導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖�，不能有效利用�?jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能實(shí)現(xiàn)會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制．浪費(fèi)了資源，增加了核算成本。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算化T作還存在一些片面的認(rèn)識．不舍得在軟件后期的開發(fā)與維護(hù)、升級與培訓(xùn)方面進(jìn)行必要的投入．造成電算化軟件強(qiáng)大的控制功能不能被有效地開發(fā)利用，形成電算化軟件的閑置與浪費(fèi)。
3．電算化控制制度不完善 2008年 6月 ．財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了 《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》基本規(guī)范對內(nèi)部控制及期 目標(biāo)、原則、要求等進(jìn)行了明確．但是企業(yè)應(yīng)如何應(yīng)對，如何依據(jù)規(guī)范進(jìn)行實(shí)務(wù)操作 ．切實(shí)防范和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn) ，將是企業(yè)面臨的一個(gè)重要課題 財(cái)政部 1996年就發(fā)布了《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》，企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化后 ．會計(jì)部門人員的結(jié)構(gòu)、會計(jì)業(yè)務(wù)的處理方法、會計(jì)檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了很大變化企業(yè)與之相應(yīng)的規(guī)章制度卻不完善 ．給計(jì)算機(jī)犯罪留下可乘之機(jī)。
4．企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)加大 由于電算化軟件本身的缺陷及制度方面的不足給利用計(jì)算機(jī)犯罪的不法之徒提供 了便利 ．超越權(quán) 限或未經(jīng)制授權(quán) 的人員可能通過計(jì)算機(jī)和 網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件 ，篡改 、復(fù)制、偽造、銷毀重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) ，達(dá)到犯罪的目的。據(jù)統(tǒng)計(jì) ．全世界利用計(jì)算機(jī)犯罪直接盜走 的資金達(dá) 200多億 ．我國金融領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)的利用計(jì)算機(jī)作案的經(jīng)濟(jì)案件達(dá) l00多起 ．從 1986年深圳發(fā)現(xiàn)的第一起案件至今 ．涉及計(jì)算機(jī)的犯罪從類型到發(fā)案率都在逐年上升犯罪方法和類型成倍增加 可見利用計(jì)算機(jī)犯罪數(shù)額更大 ．手段更先進(jìn) ．方法更隱蔽 ，因此給企業(yè)帶來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)更大 作為 內(nèi)部控制 的一個(gè)重要組成部分，會計(jì)系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)制度 ．加強(qiáng)會計(jì)基礎(chǔ)工作。明確會計(jì)憑證 、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)告的處理程序．保證會計(jì)資料 的真實(shí)完整。同時(shí)還要根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的有相關(guān)制定出適合電算化特點(diǎn)的、能夠有效防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制制度
三、如何加強(qiáng) 電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制
1．在 內(nèi)控制度上要有新內(nèi)容原有的內(nèi)部控制制度主要是針對會計(jì)核算過程進(jìn)行的控制．在電算化條件下．由于計(jì)算機(jī)的使用改變了原有會計(jì)憑證、會計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞方法．原有的授權(quán)、審批程序發(fā)生了改變．這些變化要求在會計(jì)系統(tǒng)的控制制度中增加新的內(nèi)容．以適應(yīng) 電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求 具體包括計(jì)算機(jī)的使用、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)軟件的安裝、權(quán)限分配、密碼設(shè)置與更改等規(guī)章制度等，通過這些新的規(guī)章制度保證電算化會計(jì)核算的全程受控 。
2．在風(fēng)險(xiǎn)控制上要有新舉措 電算化會計(jì)使企業(yè)的會計(jì)核算百高效更準(zhǔn)確及時(shí)．但也 給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，利用計(jì)算機(jī)犯罪，手段更加隱蔽，篡改原始數(shù)據(jù)不易留下痕跡，企業(yè)必須根據(jù)電算化會計(jì)的特點(diǎn) ．制定嚴(yán)格的風(fēng)險(xiǎn)控制程序 ．包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計(jì)信息 的安全保護(hù) ：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全控制 ；計(jì)算機(jī)操作員 、系統(tǒng)管理員 、系統(tǒng)維護(hù)員的崗位控制；數(shù)據(jù)備份控制 、憑證修改與刪除權(quán)限控制，反記賬與反結(jié)賬權(quán)限控制．計(jì)算機(jī)接觸控制等 ，只有控制措施得 當(dāng)，才能降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn) ．減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失
3．在人員培訓(xùn)上要有新形式 在電算化條件下．會計(jì)機(jī)構(gòu)由財(cái)務(wù)人員和計(jì)算機(jī)人員共 同組成 ．改變了原來單一的組成形式 ．因此在人員的培訓(xùn)上必須對這兩方面的人員進(jìn)行雙向培訓(xùn) ．即對會計(jì)人員在原有會計(jì)專業(yè)知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上增加計(jì)算機(jī)相關(guān)知識 的培訓(xùn) ．這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制：同時(shí)對 電算化軟件的開發(fā)人員和計(jì)算機(jī)的維護(hù)人員進(jìn)行必要會計(jì)知識培訓(xùn)．這樣會使軟件的開發(fā)和編制更貼近會計(jì)核算T作的實(shí)際．更好地發(fā)揮企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的功能
4．在制度 的貫徹落實(shí)上要有新措施 會計(jì)系統(tǒng)的控制制度不但要與企業(yè)的發(fā)展同步 ．更重要的是要保證已經(jīng)制定的控制制度得到切實(shí)的貫徹落實(shí) ．不要讓制度停 留在紙上 ．而是落實(shí)在行動(dòng)中 以甘肅電力公 司財(cái)務(wù)處處長顧慧娟tan污案為例．她能在短時(shí)間內(nèi)tan污 1707萬元 巨款不僅和她本人法制 觀念淡薄有關(guān) ．也和一些會計(jì)人員違犯內(nèi)控程序進(jìn)行會計(jì)處理有關(guān)．試想如果每名財(cái)務(wù)人員都嚴(yán)格按會計(jì)系統(tǒng)控制程序處理會計(jì)業(yè)務(wù) ．那么從下屬電廠匯往甘肅電力公司的資金就不可能匯到外地的一個(gè)股票賬戶上 ．顧慧娟也達(dá)不到犯罪的 目的 所 以要在會計(jì)人員 當(dāng)中進(jìn)行經(jīng)常性 的內(nèi)控制度 的學(xué)習(xí)和貫徹 ．使內(nèi)部控制制度真正落到實(shí)處．使會計(jì)系統(tǒng)的控制真正發(fā)揮作用
5．在 內(nèi)部監(jiān)督上要有新方法 企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是內(nèi)部控制監(jiān)督的執(zhí)行部門．企業(yè) 內(nèi)部審計(jì)要根據(jù)不 斷發(fā)展變化 的內(nèi)部控制 環(huán)境 采取新 的審計(jì)方法 ．在會計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后 ．審計(jì)部門不僅要對會計(jì)核算的方法、過程、會計(jì)賬簿 、憑證進(jìn)行審計(jì) ，還要對原始數(shù)據(jù)的輸入 、輸出進(jìn)行審計(jì) ，由于內(nèi)部審計(jì)人員熟悉本單位的業(yè)務(wù)和核算流程．通過內(nèi)部審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)電算化過程中存在的漏洞和不合理現(xiàn)象．及時(shí)整改，可以更有效地保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全 、完整，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的高效、有序．保證會計(jì)核算 的及時(shí)準(zhǔn)確。
綜上所述 ．由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的不斷變化．內(nèi)部會計(jì)控制制度也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程．嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證 電算化條件下的內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系 又要相互制約。我們要順應(yīng)會計(jì)電算化發(fā)展 的要求．建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會計(jì)控制制度．并根據(jù)執(zhí)行 中發(fā)現(xiàn)的問題不斷完善和提高內(nèi)部控制制度就目前我國開展電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看．內(nèi)部控制制度遠(yuǎn)不適應(yīng) 電算化發(fā)展的需要．因此強(qiáng)化內(nèi)控管理．提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求．也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。
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