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財務(wù)電算化的內(nèi)部控制
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摘要：針對會計電算化系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)不完善、授權(quán)安全、數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)、會計人員操作失誤等內(nèi)部控制問題進行簡要分析。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。隨著會計電算化的應(yīng)用，對企業(yè)的內(nèi)部控制制度也提出了新的要求，原手工會計所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會計的要求。由于計算機技術(shù)自身的問題及會計人員業(yè)務(wù)水平和個人素質(zhì)等原因，會計電算化信息系統(tǒng)的應(yīng)用也存在許多問題。因此，必須加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證財務(wù)實行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運行。
1 會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題
會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是會計內(nèi)部控制的特殊形式。隨著計算機的發(fā)展特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，會計電算化系統(tǒng)將向著更加深廣的方向發(fā)展，也將給企業(yè)的財務(wù)管理帶來新的挑戰(zhàn)。會計電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)將是一種必然趨勢，但會計電算化系統(tǒng)在我國還是新生事物，與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比還存在許多問題具體表現(xiàn)在：
1.1會計電算化系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)不夠完善
有些企業(yè)，特別是大型企業(yè)具有的行業(yè)特殊性無法直接使用通用會計電算化系統(tǒng)，只能自己開發(fā)會計電算系統(tǒng)。由于在軟件研發(fā)之前對需求分析和可行性評價進行得不夠全面、充分、細致，對未來業(yè)務(wù)發(fā)展的前瞻不足，考慮基層單位的實際情況不夠深入，不夠貼切實際，不能滿足千變?nèi)f化的業(yè)務(wù)需要，結(jié)果造成與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)不能完全接口需要手工處理。
1.2會計電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患
傳統(tǒng)手工會計授權(quán)下，對于每一項業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名和印章。簽名和印章或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。
1.3會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)運行中一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能處理，會計工作不能進行。一旦程序染上病毒，也將會嚴重危害系統(tǒng)的安全，若不能及肘排除病毒很有可能擴大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)因受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損失，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有及時相關(guān)備份的話，將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴重的損失，嚴重地影響到企業(yè)的會計工作。
1.4會計電算化中會計人員操作失誤存在安全隱患
由于會計人員專業(yè)水平和電腦水平參差不齊，對會計電算化系統(tǒng)理解、使用、掌握等存在問題，也有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤、信息失真。
1.5會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分散管理存在安全隱患
目前，有的大型集團企業(yè)存在將會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分散在各分支企業(yè)管理的情況。作為大型集團企業(yè)若數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散進行，一個基層企業(yè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，上級企業(yè)不能及時發(fā)現(xiàn)必然導(dǎo)致整個會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。
2 加強和完善會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干對策
會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計工作的一部分，也是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制的好壞將決定著企業(yè)經(jīng)營管理的成敗。世界上凡是經(jīng)營管理成果出眾的企業(yè)，一定擁有出色一流的電算化會計信息內(nèi)部控制系統(tǒng)。在我國，會計電算化系統(tǒng)尚處于初級階段，加強和完善會計電算化系統(tǒng)將是十分重要和必要的。
2.1加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制
在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下，要對手工系統(tǒng)環(huán)境下的組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，對各類會計崗位進行重新劃分，在授權(quán)過程中運用內(nèi)部審計，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對財務(wù)軟件的開發(fā)人員、維護人員和會計業(yè)務(wù)操作員、出納員進行合理的崗位分工，形成三類工作崗位：系統(tǒng)設(shè)計與維護崗位、財務(wù)處理崗位和專業(yè)核算崗位，必須堅持不相容崗位相分離的原則。
2.2加強會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制
會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴格的操作與維護規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程、各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)、注意事項、維護的時間和內(nèi)容、維護的程序等。通過加強會計電算化系統(tǒng)操作與維護控制，保證財務(wù)軟件操作的規(guī)范化，保證財務(wù)軟件正確安全地運轉(zhuǎn)，防止軟件被非法修改、刪除。
2.3加強會計電算化系統(tǒng)檔案管理
會計信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。會計的電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤點整理。磁性介質(zhì)還要進行防磁工作。
2.4加強會計電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建
設(shè)和專業(yè)水平培訓(xùn)如果作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)、非法取得口令，最終則達不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。
2.5加強會計財務(wù)軟件的研發(fā)和維護
對于財務(wù)軟件的研發(fā)管理尤為重要。在軟件研發(fā)之前要進行需求分析和可行性評估，以達到滿足企業(yè)會計核算的目標(biāo)。同時對在用財務(wù)軟件進行定期維護、以保證軟件安全、平穩(wěn)、高效運行，并不斷完善財務(wù)軟件的功能。
2.6加強會計電算化系統(tǒng)財務(wù)辦公地點管理
工作人員不得在財務(wù)專用計算機上上網(wǎng)、插入外來軟盤、光盤，以防止病毒侵入計算機破壞計算機軟件、硬件。定期對計算機進行查毒、殺毒等工作，保護會計電算化系統(tǒng)軟件環(huán)境的安全。財務(wù)工作地點應(yīng)實行“閑人免進”制度，防止無關(guān)人員進入，實行工作日制和來訪登記制度，實行專機、專用、專人制度。
2.7加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制
會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。對審核通過的數(shù)據(jù)、會計業(yè)務(wù)人員經(jīng)過正確的輸入，進行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\行，并及時輸出，會計核算系統(tǒng)才能實現(xiàn)自身的目標(biāo)。
2.8實行會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中控制管理
以數(shù)據(jù)集中為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為支撐，將原多個數(shù)據(jù)庫集中到省級或區(qū)域的中心庫進行集中運行管理，并按管理工作制度和標(biāo)準統(tǒng)一工作流程，開展會計電算化的各項日常工作。這樣在中心庫就能及時掌握各項第一手資料，從而進一步強化對各基層公司的監(jiān)管力度，有效防范和化解經(jīng)營風(fēng)險，降低經(jīng)營成本。
電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，將使會計電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。目前，會計電算化系統(tǒng)已在各個企業(yè)廣泛應(yīng)用。WTO后，中國經(jīng)濟的發(fā)展已經(jīng)進入快車道，與世界經(jīng)濟融為一體；中國的企業(yè)正在國際國內(nèi)兩個市場上抓住機遇與接受挑戰(zhàn)，并積極參與國際競爭和國際分工。因此，會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的好壞直接影響到企業(yè)的管理和效益。為了提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益，各個企業(yè)在財務(wù)工作中甚至在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中要切實加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制。
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