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淺談電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部控制
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摘要：新時(shí)期下，隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化的工作越來越現(xiàn)代化，給企業(yè)帶來了巨大的利益，但會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制還存在著許多問題。本文就著眼于會(huì)計(jì)電算化檔案的內(nèi)部控制問題，介紹了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，深入分析會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及成因，探討會(huì)計(jì)電子檔案的保管措施。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 管理
隨著計(jì)算機(jī)在企事業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中應(yīng)用的普及，會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)工作的一種重要手段，是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展雖然給企業(yè)帶來了巨大的效益，但給內(nèi)部的控制和管理也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)電算化電子檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)新的研究課題，本文就面對(duì)管理工作中的諸多挑戰(zhàn)，擬出完善電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部控制的對(duì)策和建議。
一、電算化會(huì)計(jì)管理的特點(diǎn)及存在的問題
1、電算化會(huì)計(jì)管理的特點(diǎn)
�。�1）會(huì)計(jì)電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)性文檔是解釋會(huì)計(jì)電子檔案的運(yùn)行和設(shè)計(jì)情況，與會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和使用緊密相關(guān)。
�。�2）會(huì)計(jì)電子文檔缺乏直觀可視性。會(huì)計(jì)電子檔案主要存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)上，與傳統(tǒng)的具有直觀可視性的會(huì)計(jì)檔案不一樣，會(huì)計(jì)電子檔案須在特定的計(jì)算機(jī)軟件和硬件環(huán)境中才能可視。
會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)電子檔案須依賴于計(jì)算機(jī)的軟件和硬件系統(tǒng)才能使用，而且它對(duì)儲(chǔ)存的周圍環(huán)境要求較苛刻。磁性介質(zhì)不僅要求環(huán)境防火、防水、防塵、防磁，而且對(duì)溫度也有一定的要求。磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境的高要求增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。
會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)會(huì)計(jì)信息使用者的安全操作提出新要求。會(huì)計(jì)電子檔案的管理要求會(huì)計(jì)信息從事人員除了需具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還得掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。
會(huì)計(jì)電子檔案管理缺乏有效的安全和保密措施。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案管理是一種新型的管理方式，它取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。電子數(shù)據(jù)因其具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，非常容易被泄密。電子數(shù)據(jù)是以數(shù)字編碼的程序的形式儲(chǔ)存在各種磁性介質(zhì)上，但磁性介質(zhì)具有體積小，存儲(chǔ)容量大的特點(diǎn)，正因?yàn)榇颂攸c(diǎn)以致電子數(shù)據(jù)資料的泄密容易，而且范圍廣，涉及時(shí)間長(zhǎng)，危害性也較大。
2、會(huì)計(jì)電子檔案管理存在的問題
會(huì)計(jì)電子檔案管理存在的問題主要有：（1）會(huì)計(jì)檔案載體；（2）認(rèn)識(shí)不夠，理解偏差；（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善；（4）缺乏計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。
二、會(huì)計(jì)電子檔案的保管措施
1、提高思想重視。單位領(lǐng)導(dǎo)和從事會(huì)計(jì)人員應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的重視程度。特別是主管會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到科學(xué)化管理電算化會(huì)計(jì)檔案資料的重要性，并督促建立健全的管理制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，切實(shí)落實(shí)會(huì)計(jì)磁性介質(zhì)檔案管理資料的管理。
2、建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。一個(gè)企業(yè)或單位為保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的可靠性和準(zhǔn)確性、提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列方法、制度和手續(xù)，即為內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制范圍的相應(yīng)擴(kuò)大是會(huì)計(jì)檔案信息化的要求，如對(duì)調(diào)用和修改程序的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及系統(tǒng)開發(fā)過程的控制等。這些控制內(nèi)容都與傳統(tǒng)的內(nèi)部控制不同，是一些手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中所沒有。程序化控制是內(nèi)部控制的主要手段，信息化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部控制應(yīng)多樣性。要想有效地保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全和可靠，我們必須制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
3、實(shí)行專人專崗。對(duì)不同的崗位根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，設(shè)立不同的崗位，如系統(tǒng)主管、管理員、操作員等，同時(shí)賦予不同的權(quán)限，承擔(dān)不同的責(zé)任。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，不能出現(xiàn)盲點(diǎn)、交叉和重復(fù)，相同崗位間可相互牽制和監(jiān)督，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。
4、降低會(huì)計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。磁性介質(zhì)（如光盤、磁盤、磁帶等）中集中存儲(chǔ)著大量數(shù)據(jù)，若發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，這些數(shù)據(jù)就極有可能毀損會(huì)丟失。因此，電子檔案室可選擇干燥防水并遠(yuǎn)離磁性的地方，室內(nèi)還可安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，并保持通風(fēng)透光。同時(shí)，還要請(qǐng)工作人員定期清理電子檔案室，以防蛀蟲。若采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)電子檔案一起保存。
5、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會(huì)計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣。應(yīng)用質(zhì)地優(yōu)良的關(guān)盤刻錄所有的會(huì)計(jì)電子檔案，以保證數(shù)據(jù)的安全。為防止磁性介質(zhì)的毀損導(dǎo)致信息丟失，管理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和拷貝，年終要將當(dāng)年的檔案進(jìn)行歸類，標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、操作員編號(hào)，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。最后應(yīng)定期的采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，以便及時(shí)做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。
三、結(jié)論
電算化會(huì)計(jì)的獨(dú)特個(gè)性代表著未來會(huì)計(jì)現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展方向，它的存在是必然。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展極大地提高了會(huì)計(jì)工作效率。加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱難的、必須的工作。我們應(yīng)建立和完善健全的會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)部控制制度，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn)：
[1]廖洪編著，會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)，中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2000.3
[2]毛奕主編，電算化會(huì)計(jì)，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，中國農(nóng)業(yè)大學(xué)出版社，2002.3
[3]王琳、韓娟，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與內(nèi)部控制，金融經(jīng)濟(jì)，2007（07）
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