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電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題研究
論文關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;系統(tǒng)控制;電算化 論文摘要:內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整,關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)活動反映的正確性和可靠性,本文從會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā),發(fā)展控制為出發(fā)點(diǎn),詳細(xì)論述了電算化會計的日�？刂�。
1 強(qiáng)化電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制勢在必行 計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的 企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動。
電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統(tǒng)中,原先的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī),并由計算機(jī)自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。原來書面形式的各類文件、現(xiàn)在儲存在磁性介質(zhì)上,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ恕C(jī)控制為主,控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機(jī)處理程序相一致。
計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度 隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大,利用計算機(jī)進(jìn)行的貪腐、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜,而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。
2 電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制要體現(xiàn)在工作的全過程
系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。
�、偈跈�(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。認(rèn)可和授權(quán),計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般金額都比較大,對企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大,往往需要對原有的進(jìn)行較大的改革,是牽一發(fā)動全身的重大舉措,因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。
�、诜蠘�(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計等等。
�、廴藛T培訓(xùn)。計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時間,在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅應(yīng)包括系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括對運(yùn)行流程,內(nèi)部控制等多方面的培訓(xùn)。
�、芟到y(tǒng)轉(zhuǎn)換。新的計算機(jī)會計系統(tǒng)在投入使用,替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機(jī)會計系統(tǒng),必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,采取有效的控制手段,作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作,企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換購買自行開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)后,應(yīng)運(yùn)行一段時間,以便新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。運(yùn)行的時間一般至少為三個月。
�、莩绦蛐薷目刂�。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營變化,可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改,對軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制,會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。
控制 管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、管理、設(shè)備管理等等。
�、俳M織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實現(xiàn)了化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)劃分,也可以按會計崗位和工作職責(zé)劃分崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模和企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo),并且應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行效益分配。
�、诼氊�(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的業(yè)務(wù),都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。
③上機(jī)管理。企業(yè)用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的,企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。
�、軝n案管理。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。
�、菰O(shè)備管理。對于用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備,應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好,保證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環(huán)境的控制,如防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。
日常控制。日常控制是指企業(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。日常控制包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。
�、贅I(yè)務(wù)發(fā)生控制。業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”,主要目的是采用相應(yīng)的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
②數(shù)據(jù)輸入控制。由于計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非常快,如果輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯,在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù),一旦輸入計算機(jī)就可能導(dǎo)致錯誤的擴(kuò)大化,影響整個計算機(jī)會計系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此,企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。
�、蹟�(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全,可靠。
�、軘�(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。
⑤數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)(上接第90頁)
據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。
�、迶�(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ?便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號,文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記,計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務(wù)人員或人員查詢或跟蹤檢查。
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