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對(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)習(xí)中錯(cuò)誤操作的修改指導(dǎo)
[論文關(guān)鍵詞] 錯(cuò)誤修改 方法策略
[論文摘要]教師加強(qiáng)對(duì)中職生在電算化實(shí)習(xí)中錯(cuò)誤操作的修改指導(dǎo)，對(duì)于提高實(shí)習(xí)效果和培養(yǎng)具有較強(qiáng)動(dòng)手能力的實(shí)用型會(huì)計(jì)人才具有重要作用。本文從加強(qiáng)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)，出錯(cuò)是前提；強(qiáng)化輸入輸出的修改指導(dǎo)，科學(xué)改錯(cuò)是基礎(chǔ)；細(xì)化常見(jiàn)錯(cuò)誤的排除指導(dǎo)，高效糾錯(cuò)是保障等方面探討了錯(cuò)誤操作的修改指導(dǎo)問(wèn)題。
進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化實(shí)習(xí)階段的中職生，已經(jīng)具備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)知識(shí)，但是要合理地把手工核算的方式與方法運(yùn)用到電算化實(shí)習(xí)中來(lái)卻是個(gè)主要的技術(shù)和教學(xué)指導(dǎo)難題。最突出的問(wèn)題是，學(xué)生在實(shí)習(xí)操作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)卻不知道如何科學(xué)修改。因此。教師應(yīng)該加強(qiáng)操作修改指導(dǎo)。本文以用友ERPU8.50系統(tǒng)為例，探析解決相應(yīng)的操作修改指導(dǎo)問(wèn)題。
(一)前提：加強(qiáng)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)。預(yù)防出錯(cuò)
學(xué)生在實(shí)習(xí)時(shí)基本上能夠熟練操作會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)，但是對(duì)如何轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，即會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)向會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換卻未能掌握。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學(xué)指導(dǎo)，預(yù)防出錯(cuò)，是操作修改指導(dǎo)的前提。學(xué)生在碰到類(lèi)似業(yè)務(wù)時(shí)都采用把支出類(lèi)科目賬戶的減少記入其貸方，把收入類(lèi)科目的回沖記入收入類(lèi)損益科目賬戶的借方。并因此形成習(xí)慣性的損益類(lèi)賬戶結(jié)構(gòu)。但在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，此種操作方法極有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)表的錯(cuò)誤。如何轉(zhuǎn)換和調(diào)整呢?
1 調(diào)整操作理論上的賬務(wù)組織程序?yàn)椋喝粘I(yè)務(wù)——編制損益表——總賬結(jié)轉(zhuǎn)損益到本年利潤(rùn)、審核、記賬——所得稅計(jì)算分錄——所得稅結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)——利潤(rùn)分配等業(yè)務(wù)分錄、審核、記賬——總賬結(jié)賬——編制資產(chǎn)負(fù)債表。
2 損益表的本月數(shù)計(jì)算公式使用“取某科目的期末余額數(shù)QM()”函數(shù)取值，例如損益表中主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的本月數(shù)C4的公式可定義為：C4-QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的期末余額數(shù)作為C4的值；財(cái)務(wù)費(fèi)用的本月數(shù)C12的公式可定義為：C12=QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的財(cái)務(wù)費(fèi)用的期末余額數(shù)作為C12的值。
總之，賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)影響電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序，反之，電算化的取值公式和賬務(wù)組織程序也應(yīng)依據(jù)賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)來(lái)靈活確定。但在以上的轉(zhuǎn)換和調(diào)整的情況下，由于所得稅的計(jì)算過(guò)程滯后于損益表的編制，因此，損益表中的“所得稅”項(xiàng)目依據(jù)QM()公式是無(wú)法取值的，故其公式應(yīng)單獨(dú)設(shè)置。其設(shè)置方法可以采用賬戶間的數(shù)據(jù)依存關(guān)系和所得稅的計(jì)算公式來(lái)具體確定，也可以依據(jù)損益表間的數(shù)據(jù)關(guān)系來(lái)確定。
(二)基礎(chǔ)：強(qiáng)化輸入輸出的修改指導(dǎo)�？茖W(xué)改錯(cuò)
由于數(shù)據(jù)很容易被不留痕跡的改動(dòng)，因此會(huì)計(jì)軟件一般都要提供修改權(quán)限與修改痕跡的控制功能，防止電子數(shù)據(jù)被非法篡改。比如對(duì)已經(jīng)登賬處理的會(huì)計(jì)憑證，軟件只能提供留有痕跡的更正功能：對(duì)根據(jù)機(jī)內(nèi)賬簿生成的各種報(bào)表數(shù)據(jù)，軟件無(wú)修改功能等。修改和改正的適用條件是：應(yīng)在本月會(huì)計(jì)報(bào)表還未上報(bào)、稅務(wù)報(bào)表還未報(bào)出之前使用，否則，就會(huì)造成企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與對(duì)外報(bào)出的數(shù)據(jù)不符。對(duì)于在已對(duì)外報(bào)出報(bào)表后發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，只能在下月采用紅字沖銷(xiāo)法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。對(duì)于憑證的錯(cuò)誤，一般要分三種情況處理：第一。填寫(xiě)錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)還未輸入計(jì)算機(jī)。錄入人員不得更改，應(yīng)退回憑證填制部門(mén)糾正后再進(jìn)行輸入。第二，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)已輸入計(jì)算機(jī)，但還沒(méi)有登記有關(guān)機(jī)內(nèi)賬簿。如果是輸入錯(cuò)誤，錄入人員可以直接修改；如果是憑證出錯(cuò)，則應(yīng)退回憑證，填制部門(mén)糾正后再由錄入人員進(jìn)行修改；第三錯(cuò)誤數(shù)據(jù)已登記有關(guān)機(jī)內(nèi)賬簿，只能通過(guò)輸入記賬憑證的方法進(jìn)行沖正或補(bǔ)充(即紅字沖銷(xiāo)法或補(bǔ)充登記法)。但不論在何種情況下，審核功能與輸入、修改功能都不允許同一個(gè)操作員使用。另外，為了保證會(huì)計(jì)賬簿的清晰性和會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的整體性，在電算化下。針對(duì)電算化的不同操作錯(cuò)誤，還經(jīng)常采用即時(shí)修訂法和逆向操作法。
1 即時(shí)修訂法的指導(dǎo)。即時(shí)修訂法指在會(huì)計(jì)電算化憑證錄入過(guò)程中發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯(cuò)誤時(shí)所采取的一種現(xiàn)時(shí)改正方法。它適用于對(duì)事中錯(cuò)誤的更正，對(duì)于還未保存的憑證，一般可以進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄(會(huì)計(jì)分錄指會(huì)計(jì)憑證中的一條記錄)的刪除、會(huì)計(jì)科目的重新選擇、科目金額的重新錄入、制單人員的重新注冊(cè)、會(huì)計(jì)分錄的摘要的重新錄入、會(huì)計(jì)憑證的制單日期、憑證附件張數(shù)，直至放棄保存該錯(cuò)誤憑證等操作；對(duì)于已保存但仍未審核(包括出納簽字或主管簽字)的會(huì)計(jì)憑證的修改，也可以參照上述即時(shí)修訂法對(duì)會(huì)計(jì)分錄和金額進(jìn)行修改，在認(rèn)為該憑證完全錯(cuò)誤并已沒(méi)有存在的必要時(shí)，還可以采用先作廢該憑證、后對(duì)已標(biāo)注“作廢”標(biāo)記的憑證進(jìn)行直接刪除并同時(shí)整理憑證號(hào)的操作。采用即時(shí)修訂法必須注意：對(duì)憑證的作廢與刪除必須由該憑證的填制人員進(jìn)行操作，其他人員一般不能賦予此項(xiàng)權(quán)限；另外，對(duì)從其他子系統(tǒng)中傳來(lái)的錯(cuò)誤記賬憑證，除在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行憑證即時(shí)修訂外，還應(yīng)檢查該子系統(tǒng)的設(shè)置，以防止其他類(lèi)似錯(cuò)誤憑證的產(chǎn)生。
2 逆向操作法的。逆向操作法不同于紅字沖銷(xiāo)法和補(bǔ)充登記法，它一般要從后往前逆向操作，直到該錯(cuò)誤變?yōu)槭轮绣e(cuò)誤，能用即時(shí)修訂法更正為止。逆向操作法不需要填制憑證，它的目的僅僅是使得憑證填制人員能夠?qū)﹀e(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，并對(duì)修改后的憑證重新審核、記賬、結(jié)賬。正是由于它不需重新填制憑證，才使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能與業(yè)務(wù)流程保持一致，保證了會(huì)計(jì)的賬面清晰和條理清楚。
(1)逆向操作法的操作范圍。依據(jù)化的憑證處理流程，從制單人員填制憑證開(kāi)始，到出納簽字、主管簽字、記賬人員記賬、會(huì)計(jì)賬簿的結(jié)賬整個(gè)過(guò)程中，只有未經(jīng)出納簽字或主管簽字(非出納憑證不需出納簽字)的憑證才能采用即時(shí)修訂法，其他經(jīng)過(guò)簽字、記賬和結(jié)賬的憑證均不能直接進(jìn)行憑證的修改操作，逆向操作的操作范圍僅限于如何取消結(jié)賬、如何取消記賬、如何取消主管審核和取消出納簽字的操作。
(2)逆向操作法的操作步驟。鑒于各種會(huì)計(jì)電算化軟件的設(shè)計(jì)不同，逆向操作法中的取消結(jié)賬、恢復(fù)記賬前狀態(tài)、取消主管簽字和取消出納簽字的具體功能按鍵也有所不同，在操作業(yè)務(wù)時(shí)可參照本單位所購(gòu)會(huì)計(jì)電算化軟件的說(shuō)明和操作手冊(cè)(若在操作手冊(cè)中未涉及該功能，可向服務(wù)商咨詢)，本文以用友軟件為例來(lái)說(shuō)明逆向操作法的操作步驟。第一，恢復(fù)記賬前狀態(tài)的操作指導(dǎo)。恢復(fù)記賬前狀態(tài)的操作步驟為：以會(huì)計(jì)主管身份注冊(cè)總賬系統(tǒng)——在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點(diǎn)擊“試算并對(duì)賬”進(jìn)人對(duì)賬界面——選擇擬取消記賬月份，按下“ctrl+H”鍵，輸入主管口令后，即可激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能——在總賬系統(tǒng)的二級(jí)菜單下的“憑證”菜單下可見(jiàn)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。單擊此功能即可按要求恢復(fù)最近一次或本月初的記賬前狀態(tài)。第二，取消憑證簽字的操作指導(dǎo)。取消憑證簽 字包括取消主管的審核簽字和出納的簽字。取消憑證的簽字必須由原來(lái)相對(duì)應(yīng)的操作人員進(jìn)行操作，操作方法同原來(lái)的審核和簽字方法，只需在原簽字界面點(diǎn)擊“取消”或“成批取消簽字”即可完成逆向操作。第三，取消結(jié)賬的操作指導(dǎo)。取消結(jié)賬的步驟為：以會(huì)計(jì)主管身份注冊(cè)總賬系統(tǒng)在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點(diǎn)擊“月末結(jié)賬”進(jìn)入結(jié)賬向?qū)б贿x擇結(jié)賬月份，同時(shí)按下“Ctrl+Shift+F6”鍵激活“取消結(jié)賬”功能。系統(tǒng)導(dǎo)出取消結(jié)賬的“確認(rèn)口令”。確認(rèn)口令后，在“結(jié)賬”功能界面上直接點(diǎn)“取消”結(jié)賬并退出結(jié)賬界面，即完成了取消結(jié)賬功能。
(3)逆向操作法的注意事項(xiàng)。逆向操作法實(shí)際上是通過(guò)程序的反向操作對(duì)會(huì)計(jì)憑證的數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，此種修改除在“操作日志”上會(huì)留下操作記錄外(該記錄也可以刪除)，在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)或賬簿上不會(huì)留下痕跡，這樣就容易給一些別有用心的人提供人為改賬的機(jī)會(huì)。因此，對(duì)于逆向操作法的操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，同時(shí)應(yīng)做好書(shū)面登記工作或及時(shí)打印“操作日志”，做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的每天備份工作。
(三)拓展：細(xì)化常見(jiàn)錯(cuò)誤的排除指導(dǎo)，高效糾錯(cuò)
1 無(wú)可記賬憑證的錯(cuò)誤糾正。憑證已審核(包括出納簽字)，操作員也有記賬權(quán)限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會(huì)計(jì)期與憑證填制日期也符合，但記賬時(shí)卻提示“無(wú)可記賬憑證”。這是用友ERP-U8850總賬系統(tǒng)中一個(gè)不友好的提示信息，出現(xiàn)這種情況只能是上月未結(jié)賬的原因造成。解決辦法是由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬系統(tǒng)，進(jìn)入結(jié)賬功能，先對(duì)上月進(jìn)行結(jié)賬處理，然后執(zhí)行本月記賬工作。
2 當(dāng)前操作員無(wú)法修改或刪除已填制的憑證的錯(cuò)誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①進(jìn)行過(guò)出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)設(shè)置中，又規(guī)定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法是：對(duì)于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對(duì)于原因②，改由原填制憑證的當(dāng)事人登錄系統(tǒng)，再執(zhí)行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務(wù)控制參數(shù)的設(shè)置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項(xiàng)，再由當(dāng)前操作員修改和刪除憑證。
3 出納員無(wú)法查詢現(xiàn)金日記賬和存款日記賬的錯(cuò)誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目沒(méi)有被設(shè)置成日記賬。②在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中。沒(méi)有將“現(xiàn)金”科目指定為現(xiàn)金總賬科目，沒(méi)有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法是：對(duì)于原因①，應(yīng)該取消與“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個(gè)科目沒(méi)有余額。然后進(jìn)入會(huì)計(jì)科目修改界面，將其都設(shè)置成日記賬。并在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中進(jìn)行指定科目操作，將現(xiàn)金科目指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對(duì)于原因②，在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中補(bǔ)做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬。
4 日期超前建賬日期或滯后系統(tǒng)日期的錯(cuò)誤糾正。填制憑證時(shí)，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示�！叭掌诓荒艹敖ㄙ~日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。沒(méi)有建賬就處理業(yè)務(wù)，顯然不符合�！叭掌诓荒軠笙到y(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時(shí)的業(yè)務(wù)日期超過(guò)了系統(tǒng)日期(計(jì)算機(jī)主板上的CMOS時(shí)鐘記錄)，到將來(lái)去處理業(yè)務(wù)，也不符合邏輯，會(huì)計(jì)核算遵循原則，只能對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，不能對(duì)未來(lái)的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。解決辦法是區(qū)別不同的情況。要么重新建賬，正確設(shè)定總賬啟用日期；要么在填制憑證時(shí)，正確錄入業(yè)務(wù)日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)。再填制憑證。
綜上所述，在中職會(huì)計(jì)電算化的教學(xué)中，教師一定要重視學(xué)生的實(shí)際操作能力的培養(yǎng)與訓(xùn)練，在教學(xué)中對(duì)錯(cuò)誤操作采取豐富多樣的修改指導(dǎo)方法與手段，切實(shí)把學(xué)生培養(yǎng)成具有較強(qiáng)動(dòng)手能力的實(shí)用型人才。
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