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企業(yè)會計(jì)信息化存在的問題和對策
【摘 要】會計(jì)信息化不同于會計(jì)電算化,它是會計(jì)電算化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,本文剖析了目前企業(yè)會計(jì)信息化存在的問題,提出了解決這些問題的對策。
【關(guān)鍵詞】會計(jì)信息化 問題對策
會計(jì)信息化這一概念是在1999 年深圳舉辦的“新形勢下會計(jì)軟件市場管理研究會暨會計(jì)信息化理論專家座談會”上提出來的,是指采用現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)的會計(jì)模型進(jìn)行重整,并在重整的現(xiàn)代會計(jì)基礎(chǔ)上,建立信息技術(shù)與會計(jì)學(xué)科高度融合的、充分開放的現(xiàn)代會計(jì)信息系統(tǒng)。這種會計(jì)信息系統(tǒng)將會計(jì)信息作為信息源,全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對會計(jì)信息進(jìn)行收集、加工、傳送、存儲、檢索等處理,使會計(jì)業(yè)務(wù)處理高度自動化,信息高度共享,為企業(yè)組織經(jīng)營管理、控制決策提供實(shí)時會計(jì)信息,為企業(yè)外部信息使用者提供全面和及時的信息。
一、目前企業(yè)會計(jì)信息化存在的問題
1、企業(yè)管理層對會計(jì)信息化的重要性認(rèn)識不足
目前,相當(dāng)一部分企業(yè)管理層沒有認(rèn)識到會計(jì)信息化是會計(jì)電算化的新的發(fā)展階段,會計(jì)信息化是企業(yè)信息化建設(shè)中的重要組成部分,他們只是簡單的認(rèn)為會計(jì)信息化就是會計(jì)電算化,只是利用計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)的簡單處理,只是使會計(jì)人員減輕工作量,提高勞動效率和質(zhì)量的工具,因此,雖然企業(yè)發(fā)展了,其管理水平仍然停留在原來的水平上,管理手段和措施也沒有多大的變化,有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為,企業(yè)己經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化就夠了,沒必要再實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化,所以對企業(yè)的會計(jì)信息化不夠重視,這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)會計(jì)信息化的進(jìn)程。
2、企業(yè)缺乏復(fù)合型會計(jì)信息化人才
會計(jì)信息化是現(xiàn)代會計(jì)和信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物,對相應(yīng)的會計(jì)人員、管理人員的素質(zhì)要求大大提高,不僅要求他們要具有較高的會計(jì)業(yè)務(wù)處理技能和管理能力,而且還要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識、計(jì)算機(jī)的基本維護(hù)技能以及解決實(shí)際工作中各種問題的能力。從我國人才供給調(diào)查報(bào)告來看:我國中低層財(cái)會人才供給飽和,甚至過剩,而高尖端信息技術(shù)與會計(jì)相結(jié)合的專業(yè)人才卻極度缺乏,供不應(yīng)求。具體體現(xiàn)在會計(jì)領(lǐng)域,即能夠完成手工記賬式的人才比比皆是,而真正能夠把現(xiàn)代信息技術(shù)引入會計(jì)界,能夠滿足會計(jì)信息化需要,推動會計(jì)信息化發(fā)展的人才卻十分欠缺。因此,會計(jì)信息化復(fù)合型人才的缺乏是制約我國企業(yè)會計(jì)信息化發(fā)展的關(guān)鍵問題。
3、會計(jì)信息化與企業(yè)信息化未能有機(jī)結(jié)合
實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的主要目的是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)一體化,實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一性,這就要求財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息一體化,但從我國目前的實(shí)際情況看,還有一部分企業(yè)由于管理意識不到位,資金短缺、人員缺乏、業(yè)務(wù)鏈脫節(jié)等原因使財(cái)務(wù)軟件大多只在財(cái)務(wù)部門使用,致使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能共享,不僅造成橫向上不能與銀行、稅務(wù)等部門信息共享,縱向上不能與客戶、供應(yīng)商及時溝通,而且與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門也沒有很好的連接,不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化,從而影響企業(yè)會計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程。
4、內(nèi)部控制方面的問題
。1)會計(jì)信息化數(shù)據(jù)安全控制存在問題
第一,保密性差。在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均記錄在紙張上,所有的數(shù)據(jù)都以紙張為載體,紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,很容易辨認(rèn)出修改線索和痕跡,從而使非法修改在一定程度上可被挽救,但會計(jì)信息化環(huán)境下,以磁性介質(zhì)作為信息載體,存儲在計(jì)算機(jī)磁盤上的數(shù)據(jù)容易被修改,甚至能不留下痕跡地被修改。另外會計(jì)信息化環(huán)境下,也使得對會計(jì)信息檔案的復(fù)制竊取變得更加容易且不易發(fā)現(xiàn),同時,大部分會計(jì)軟件都沒有對存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,簡單的復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件即可很輕易的獲得會計(jì)信息化檔案資料。
第二,安全穩(wěn)定性差,F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,導(dǎo)致計(jì)算機(jī)病毒日益猖獗。會計(jì)信息化檔案是以文件形式存儲在計(jì)算機(jī)上的,當(dāng)前的計(jì)算機(jī)病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能,而且可以從被感染的計(jì)算機(jī)中獲取系統(tǒng)控制權(quán),直接將檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備。不僅如此,隨著計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)病毒感染率正在日益提高,感染途徑也從以前的存儲介質(zhì)傳播發(fā)展到現(xiàn)在的在網(wǎng)絡(luò)上傳播,同時,大量的專用病毒和間諜軟件的出現(xiàn)對會計(jì)信息化數(shù)據(jù)的安全造成很大的威脅。
(2)企業(yè)授權(quán)方式的改變,會使得某些內(nèi)控制度失效
手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,每一項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都由有相應(yīng)管理權(quán)限的責(zé)任人的簽名或者是蓋章,這種管理方式可以有效地防止作弊。而在會計(jì)信息化環(huán)境中,系統(tǒng)授權(quán)方式是主要是口令授權(quán),通過繞過財(cái)務(wù)軟件的關(guān)卡,可以打開計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表等系統(tǒng)。同時,業(yè)務(wù)人員的口令不像印章那樣由專人保管,一旦口令被人偷看或竊取,便會帶來巨大的隱患。
。3)內(nèi)容控制的程序化,增加了差錯的反復(fù)性和嚴(yán)重性
手工會計(jì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個部門、多個員工,一個部門或人員的差錯往往可以在下個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正。所以,一般情況下一定時間內(nèi)差錯重復(fù)發(fā)生的可能性不大。會計(jì)信息化環(huán)境中,數(shù)據(jù)處理程序化、自動化、集中化,使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯誤,往往就會在短時間內(nèi)迅速蔓延,造成多種數(shù)據(jù)文件、賬薄及整個系統(tǒng)的會計(jì)數(shù)據(jù)失真,并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯。
二、解決會計(jì)信息化問題的對策
1、建立會計(jì)信息化理念,提高管理層對會計(jì)信息化的認(rèn)識加強(qiáng)對企業(yè)高層管理人員的素質(zhì)教育,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念,建立會計(jì)信息化的理念,使他們認(rèn)識到會計(jì)信息化和企業(yè)信息化是當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)時代的必然趨勢,是企業(yè)管理的需要,也是企業(yè)未來生存和發(fā)展的需要,使他們成為會計(jì)信息化的倡導(dǎo)者。同時領(lǐng)導(dǎo)要重視會計(jì)信息化,提高認(rèn)識,成立高效務(wù)實(shí)的會計(jì)信息化管理機(jī)構(gòu),由單位負(fù)責(zé)人掛帥,由相關(guān)職能部門的負(fù)責(zé)人和技術(shù)骨干參加。會計(jì)信息化管理機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)和職責(zé)是:制定本單位會計(jì)信息化工作的發(fā)展規(guī)劃,組織會計(jì)信息系統(tǒng)的建立,建立會計(jì)信息化管理制度,組織有關(guān)人員參加會計(jì)信息化培訓(xùn)與學(xué)習(xí),監(jiān)督會計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2、加快會計(jì)信息化人才的培養(yǎng)。
開展會計(jì)信息化工作,人才是關(guān)鍵。針對目前我國會計(jì)信息化人才供給現(xiàn)狀,培養(yǎng)大量的信息化人才,需要從幾方面入手,首先,國家從宏觀的角度加大會計(jì)信息化方面的教育投資,加大會計(jì)教育的改革和發(fā)展力度,調(diào)動社會各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的力量,為企業(yè)為社會培養(yǎng)大批合格的會計(jì)信息化人才,其次,企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā),增強(qiáng)企業(yè)員工對管理信息化的認(rèn)識,通過各種途徑,加強(qiáng)對高、中級管理人員、IT 負(fù)責(zé)人,會計(jì)人員的培訓(xùn),提高他們的思想品德、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì),造就一支多門類、多層次、高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍,建立一支精干的會計(jì)信息化管理隊(duì)伍。
3、加快企業(yè)信息化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化
一些企業(yè)實(shí)施會計(jì)信息化后,企業(yè)管理信息化工作就處于停頓狀態(tài),沒有及時開展其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè),或者雖然已經(jīng)開展了部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)工作,但由于缺乏整體的規(guī)劃,沒有用信息化的理念來指導(dǎo)這項(xiàng)工作,導(dǎo)致會計(jì)信息化沒有成為整個企業(yè)信息化的重要組成部分,這樣會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)在內(nèi)部外部之間不能共享,信息流通不暢通,既影響了財(cái)務(wù)管理功能的發(fā)揮,又不能滿足企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要。因此,企業(yè)信息化包含會計(jì)信息化的發(fā)展,會計(jì)信息化的發(fā)展是企業(yè)信息化在會計(jì)方面發(fā)展的體現(xiàn),沒有企業(yè)信息化的發(fā)展就沒有會計(jì)信息化的發(fā)展,我們要加快企業(yè)信息化速度,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)一體化,實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流的有效連接,推進(jìn)會計(jì)信息化的發(fā)展。
4、加強(qiáng)會計(jì)信息化內(nèi)部控制
在會計(jì)信息化的發(fā)展進(jìn)程中,企業(yè)加快建立健全完善的企業(yè)內(nèi)部制度。完善的內(nèi)部控制可以有效減輕由于內(nèi)部人員道德風(fēng)險、系統(tǒng)資源風(fēng)險帶來的危害。企業(yè)的內(nèi)部控制制度包括安全保密制度、會計(jì)信息化崗位責(zé)任制度、日常操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度和會計(jì)信息化檔案管理制度。
(1)做好系統(tǒng)的安全保密控制
實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化后,必須要解決信息的安全問題。由于電子數(shù)據(jù)高度集中,高度依賴電腦,且受人為操作失誤、機(jī)器故障、電腦病毒入侵及水災(zāi)、火災(zāi)等因素影響,數(shù)據(jù)容易被破壞,因此必須做好會計(jì)信息化的安全保密控制,主要控制措施應(yīng)包括:訂立內(nèi)部操作制度、禁止非電腦操作人員操作財(cái)會用電腦、設(shè)置操作權(quán)限限制、操作人員身份的密碼控制、數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離、設(shè)置接觸與操作的日志控制、機(jī)房環(huán)境保護(hù)、安全供電系統(tǒng)的安裝等。另外針對網(wǎng)絡(luò)黑客和計(jì)算機(jī)病毒等,企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力,采用防火墻技術(shù),信息加密存儲功能等為會計(jì)信息化提供技術(shù)支持。
。2)建立會計(jì)信息崗位責(zé)任制,加強(qiáng)授權(quán)審批控制,強(qiáng)化內(nèi)部牽制
建立會計(jì)信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制,要明確各個工作崗位的職責(zé)范圍,切實(shí)做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要求,工作有檢查。會計(jì)信息化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位;緯(jì)崗位可包括:會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位。會計(jì)信息化崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。實(shí)行會計(jì)信息化的單位要根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、維護(hù)和開發(fā)的特點(diǎn),結(jié)合本單位的會計(jì)工作要求,對會計(jì)崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的會計(jì)崗位。設(shè)置崗位時應(yīng)根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位,同時加強(qiáng)授權(quán)審批控制,強(qiáng)化內(nèi)部牽制制度,通過人員分工、崗位責(zé)任制的建立、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制,防止錯漏、舞弊和越權(quán)行為的發(fā)生。
。3)加強(qiáng)會計(jì)信息化檔案的管理
良好的會計(jì)檔案管理是在會計(jì)信息化后會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計(jì)信息得以充分利用,更好為管理服務(wù)的保證。因此,企業(yè)必須建立和完善會計(jì)信息化檔案管理制度:對會計(jì)信息化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)和防鼠咬等工作。重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個以上不同的地點(diǎn),最好在兩個不同建筑物內(nèi),采用磁性介質(zhì)存貯會計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會計(jì)檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,各種會計(jì)資料包括打印出來的會計(jì)資料以及存儲會計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和拿出單位,嚴(yán)格會計(jì)檔案的借閱權(quán)限和借閱手續(xù)。存放在磁介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時,還應(yīng)該認(rèn)真檢查,防止感染病毒。
三、結(jié)束語
會計(jì)信息化順應(yīng)了信息社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流,成為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要途徑。但應(yīng)該看到,我國會計(jì)信息化的發(fā)展程度距離現(xiàn)代企業(yè)信息經(jīng)濟(jì)的要求還很遠(yuǎn),企業(yè)會計(jì)信息化變革任重而道遠(yuǎn),企業(yè)、政府、社會各組織以及會計(jì)人員都應(yīng)加強(qiáng)合作和互動,共同推進(jìn)我國會計(jì)信息化健康快速的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
程昔武、紀(jì)綱:會計(jì)信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與對策.會計(jì)之友,2006(3)。
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