論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案職能

論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案職能 摘　要:文章根據(jù)會(huì)計(jì)環(huán)境變化對(duì)于會(huì)計(jì)職能的影響,論了在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)檔案職能的特點(diǎn)、職能的定位與職能的實(shí)施;強(qiáng)調(diào)在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)檔案的重要職能是實(shí)現(xiàn)檔案管理向會(huì)計(jì)工作過程滲透與后續(xù)利用的延伸,成為單位財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)質(zhì)量控制的關(guān)口與財(cái)務(wù)信息利用的窗口。


　　關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)環(huán)境　會(huì)計(jì)職能　會(huì)計(jì)檔案

　　會(huì)計(jì)電算化是指電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報(bào)賬以及部分代替人腦完成對(duì)信息分析、預(yù)測與決策的過程,是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱。會(huì)計(jì)電算化與會(huì)計(jì)檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系,一方面,會(huì)計(jì)電算化工作拓寬了會(huì)計(jì)檔案的職能范圍、提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率;另一方面,會(huì)計(jì)檔案管理也對(duì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)提出了新要求,并為會(huì)計(jì)控制提供了重要的理論依據(jù)。本文擬從會(huì)計(jì)環(huán)境變化對(duì)會(huì)計(jì)職能影響的角度,論述會(huì)計(jì)檔案職能應(yīng)隨著會(huì)計(jì)職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整,會(huì)計(jì)檔案職能的定位應(yīng)確保會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)控制職能的需要,檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個(gè)方面確保會(huì)計(jì)檔案職能的實(shí)施。

　　一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響

　　會(huì)計(jì)工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會(huì)計(jì)工作的結(jié)果。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會(huì)計(jì)人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會(huì)計(jì)職能作用形式產(chǎn)生了變化,會(huì)計(jì)職能的重心由人工記賬時(shí)期的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)向會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)監(jiān)督。

　　1.簡化了會(huì)計(jì)核算過程。會(huì)計(jì)是伴隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中分立出來的,形成其自身獨(dú)立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時(shí)期,會(huì)計(jì)工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,會(huì)計(jì)核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動(dòng)是填制憑證、登記各種賬簿與編制會(huì)計(jì)報(bào)表;在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外,人工記賬時(shí)代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報(bào)表工作主要由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,會(huì)計(jì)人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)核算過程得到簡化,會(huì)計(jì)工作效率明顯得到提高。

　　2.拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。人工記賬時(shí)期會(huì)計(jì)人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會(huì)計(jì)報(bào)表上,會(huì)計(jì)職能主要表現(xiàn)為核算職能,會(huì)計(jì)監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動(dòng)監(jiān)督。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,一方面,會(huì)計(jì)人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來,在時(shí)間上保證了會(huì)計(jì)人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監(jiān)控”,而且還可以打破時(shí)間的跨度,完成對(duì)歷史會(huì)計(jì)信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協(xié)助會(huì)計(jì)人員進(jìn)行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會(huì)計(jì)監(jiān)督職能的空間。

　　二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的特點(diǎn)

　　同人工記賬時(shí)代的會(huì)計(jì)檔案相比,會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的形成與管理有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)。

　　1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,從實(shí)際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會(huì)計(jì)檔案,另一方面又包括了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),使電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比,存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。

　　2.環(huán)境依賴性與載體特殊性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會(huì)計(jì)信息,而會(huì)計(jì)電算化檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對(duì)系統(tǒng)環(huán)境具有很強(qiáng)的依賴性。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化,使會(huì)計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會(huì)計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會(huì)計(jì)檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計(jì)算機(jī)文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

　　3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,可以提高會(huì)計(jì)文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送,有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享。但是,由于存儲(chǔ)磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。

　　三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案職能的定位

　　由于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的結(jié)果(會(huì)計(jì)檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點(diǎn),會(huì)計(jì)電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會(huì)計(jì)監(jiān)督的職能,但在會(huì)計(jì)工作質(zhì)量控制與會(huì)計(jì)信息安全利用等方面存在較多的問題,給會(huì)計(jì)工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認(rèn)為,要解決這一問題,使會(huì)計(jì)職能適應(yīng)會(huì)計(jì)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會(huì)計(jì)職能入手,將會(huì)計(jì)職能的行使設(shè)置為兩個(gè)層次,一是由前臺(tái)工作人員行使對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算與監(jiān)督職能,完成對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺(tái)工作人員行使對(duì)會(huì)計(jì)工作的再監(jiān)督職能,完成對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會(huì)計(jì)檔案作為記錄會(huì)計(jì)工作過程與反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會(huì)計(jì)工作前臺(tái)與后臺(tái)的紐帶,也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)質(zhì)量控制與會(huì)計(jì)信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時(shí)代的檔案管理職能相比較,會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

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