淺論電算化環(huán)境下的控制活動及審計

摘要：會計電算化的應(yīng)用，對內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，對內(nèi)部控制制度提出了新的要求，手工會計下所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會計的需要。會計電算化的實施，大大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶提供及時、準(zhǔn)確的會計信息，是會計事業(yè)發(fā)展史無前例的飛躍。但這個飛躍也給審計工作帶來很大的影響。

關(guān)鍵詞：電算化；會計信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；控制活動
　　
　　一、會計電算化環(huán)境下對控制活動的影響
　　
　　1、內(nèi)部控制的定義及要素
　　所謂的內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法，完整而制定和實施的政策與程序。它包含控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通和監(jiān)督五個要素。
　　2、電算化環(huán)境對控制活動的影響
　　實現(xiàn)會計電算化后，許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了，而代之以新的方式，給企業(yè)內(nèi)部控制的控制活動帶來了許多前所未有的新問題，造成了極大的沖擊，電算化環(huán)境對控制活動的影響有：
　　(1)控制范圍擴(kuò)大。在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是：職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作，各司其職，各級主管依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。在電算化會計環(huán)境下，授權(quán)控制是最主要的組織原則。內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖�控制�?
　　(2)處理方式發(fā)生了變化。在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入記賬憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成，同時可以根據(jù)需要生成會計報表。大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
　　(3)記錄方式和保存介質(zhì)的變化帶動控制活動的變化。在電算化會計工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是磁盤，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
　　
　　二、當(dāng)前電算化環(huán)境下控制活動存在的問題
　　
　　會計電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)將是一種趨勢。但與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
　　1、職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降
　　電算化后，職務(wù)相分離，職權(quán)不相容這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。
　　2、會計電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患
　　會計電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán)，口令授權(quán)存在于計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部�？诹顚τ谏远�計算機(jī)操作知識的人來說根本算不上什么秘密，因為可以繞過財務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過打開計算機(jī)財務(wù)數(shù)據(jù)庫進(jìn)入財務(wù)報表等系統(tǒng)，則所有的財務(wù)秘密均可見。同時，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
　　3、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
　　會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會計工作不能進(jìn)行。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重的影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息，如果數(shù)據(jù)被人為惡意修改不會留下任何痕跡。