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探析應收款系統(tǒng)賬務處理被忽視的有關問題
摘要： 應收賬是企業(yè)資產的一個重要組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來款項。本文主要針對用友ERP應收款系統(tǒng)賬務處理被忽視的有關問題進行分析,并提出了解決方法。
關鍵詞： ERP; 應收款系統(tǒng); 忽視
在用友ERP-U8管理系統(tǒng)中,應收款系統(tǒng)屬于財務管理中的組成部分,主要用于核算和管理企業(yè)與客戶之間的往來款項。
一、收款單據(jù)處理容易被忽視的問題及解決方法
收款單據(jù)處理主要是對結算單據(jù)(收款單、付款單即紅字收款單)進行管理。具體操作時應用以下方法解決問題:
(一)如何形成預收款
如果預收了一個客戶的款項,當時還沒有發(fā)生銷售業(yè)務,則可以錄入收款單,選擇款項類型為預收款,則將該筆款項全部作為預收款。若一筆款項中,既包含了客戶支付的應收款,又包含客戶提前支付的預收款,則可將此筆業(yè)務錄入收款單,表體分為兩條記錄,支付應收款部分款項類型為應收款,支付預收款部分款項類型為預收款。
(二)代付款的形成與處理
如果收到一個單位的一筆款項,但它是為另外一個單位付的款。這時有兩種處理方式:將付款單位直接記錄為另外一個單位,金額為代付金額(即是正常的收款單)。將付款單位仍然記錄為該單位,但通過在表體輸入代付客戶的功能處理代付款業(yè)務。這種方式的好處是既可以保留該筆付款業(yè)務的原始信息,又可以處理同時代多個單位付款的情況。
二、核銷處理容易被忽視的問題及解決方法
核銷處理指日常進行的收款核銷應收款的工作。系統(tǒng)提供手工核銷、自動核銷兩種方式。舉例:12月12日,銷售部收到某公司交來轉賬支票一張,金額78 000元,用以歸還前欠貨款。這是一筆核銷應收款的業(yè)務。具體操作時應注意:
(一)手工核銷
1.手工核銷時一次只能顯示一個客戶的單據(jù)記錄,且結算單列表根據(jù)表體記錄明細顯示。當結算單有代付處理時,只顯示當前所選客戶的記錄。若需要對代付款進行處理,則需要在過濾條件中輸入該代付單位,進行核銷。
2.一次只能對一種結算單類型進行核銷,即手工核銷的情況下需要將收款單和付款單分開核銷。
3.手工核銷保存時,若結算單列表的本次結算金額合計大于或小于被核銷單列表的本次結算金額合計,系統(tǒng)提示用戶:結算金額不相等,不能保存。
4.核銷的記賬日期=處理時注冊日期。
5.若發(fā)票中同時存在紅藍記錄,則核銷時先進行單據(jù)的內部對沖。
(二)自動核銷
1.自動核銷可對多個客戶進行核銷處理,依據(jù)核銷規(guī)則對客戶單據(jù)進行核銷處理。
2.自動核銷允許在取消操作中按客戶進行分別取消核銷處理。
三、轉賬處理容易被忽視的問題及解決方法
轉賬處理:在日常處理中,經常會發(fā)生以下幾種轉賬處理的情況。應收沖應付:用客戶的應收賬款沖抵供應商的應付款項。應收沖應收:當一個客戶為另一個客戶代付款時,發(fā)生應收沖應收情況。預收沖應收:處理客戶的預收款和該客戶應收欠款的轉賬核銷業(yè)務。紅票對沖:當發(fā)生退貨時,用紅字發(fā)票對沖藍字發(fā)票。僅舉一例,其他同理。
舉例:12月18日,用某公司交來的20 000元訂金沖抵其期初應收款項。這是一筆預收沖應收的業(yè)務。具體操作時應注意:第一,每一筆應收款的轉賬金額不能大于其余額。第二,應收款的轉賬金額合計應該等于預收款的轉賬金額合計。第三,在初始設置時,如果將應收科目和預收科目設置為同一科目,將無法通過預收沖應收功能生成憑證。第四,如果是紅字預收款和紅字應收單進行沖銷,要把過濾條件中的“類型”選為“付款單”。第五,如果有一筆預收款也可不沖應收款,待收到此筆貨款的剩余款項并進行核銷時,再同時使用此筆預收款進行核銷。
四、壞賬處理容易被忽視的問題及解決方法
壞賬處理主要包括壞賬計提、壞賬發(fā)生、壞賬收回等。具體操作時應注意:
(一)計提壞賬準備
系統(tǒng)提供計提壞賬的方法。以應收賬款百分比法為例。1.初次計提時,首先應在初始設置進行設置。設置內容包括提取比率、壞賬準備期初余額。2.應收賬款的余額默認值為本會計年度最后一天的所有未結算完的發(fā)票和應收單余額之和減去預收款數(shù)額。
(二)壞賬收回處理
在錄入一筆壞賬收回的款項時,應該注意不要把該客戶其他的收款業(yè)務與該筆壞賬收回業(yè)務錄入到同一張收款單中。舉例:12月20日,某客戶付了一筆貨款,同時還付了一筆以前的壞賬款項,這時,應錄入兩張收款單,分別記錄收到的貨款和收到的壞賬款項。另外,壞賬收回制單不受系統(tǒng)選項中“方向相反分錄是否合并”選項控制。
(三)壞賬制單處理
1.制單日期系統(tǒng)默認為當前業(yè)務日期。制單日期應大于等于所選單據(jù)的最大日期,但小于等于當前系統(tǒng)日期。2.如果同時使用了總賬系統(tǒng),且總賬選項要求制單序時,所輸入的制單日期應該滿足制單日期序時要求:即大于同月同憑證類別的最大日期。
五、取消操作容易被忽視的問題及解決方法
在應收款管理的各個業(yè)務處理環(huán)節(jié),都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤,為方便修改,系統(tǒng)提供取消操作功能,可將其恢復到操作前的狀態(tài)。操作步驟:在菜單條上選取〖其他處理〗-〖期末處理〗-〖取消操作〗。取消操作類型包括取消核銷、取消壞賬處理、取消匯兌損益、取消票據(jù)處理、取消并賬等幾類。取消操作一般受一定條件限制。僅舉一例,其他同理。在具體操作時不能取消操作的原因總結如下:如果選擇恢復票據(jù)處理前狀態(tài),第一,如果票據(jù)日期在已經結賬的月份內,不能被恢復。第二,如果票據(jù)在處理后已經制單,應先刪除其對應的憑證,再進行恢復。第三,票據(jù)轉出后所生成的應收單如果已經進行了核銷等處理,則不能恢復。第四,票據(jù)背書的對象如果是應付賬款系統(tǒng)的供應商,且應付賬款系統(tǒng)該月份已經結賬,則也不能恢復。第五,票據(jù)計息和票據(jù)結算后,如果又進行了其他處理,例如票據(jù)貼現(xiàn)等,則也不能恢復。
六、月末結賬處理容易被忽視的問題及解決方法
月末結賬:如果確認本月的各項處理已經結束,可以選擇執(zhí)行月末結賬功能。當執(zhí)行了月末結賬功能后,該月將不能再進行任何處理。在具體操作時不能進行月末結賬的原因總結如下:第一,如果這個月的前一個月沒有結賬,則本月不能結賬。第二,應收款系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用,應在銷售系統(tǒng)結賬后,才能對應收款系統(tǒng)進行結賬處理。第三,如果本月的結算單還有未審核的,不能結賬。第四,如果當月總賬系統(tǒng)已經結賬,那么不能執(zhí)行應收款系統(tǒng)取消結賬功能。
【參考文獻】
[1] 用友軟件股份有限公司編. ERP財務管理系統(tǒng)應用專家實驗教程[M]. 北京:中國物資出版社,2004.
[2] 王新玲,汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程[M].北京:清華大學出版社 2006(9).
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