加強電算化會計內(nèi)部控制的探討

加強電算化會計內(nèi)部控制的探討

　　摘要：會計電算化的應(yīng)用，對內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠的影響，提出了新的要求，文章就加強電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問題進行初步探討。

　　關(guān)鍵詞：加強　電算化　內(nèi)部控制

　　隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的內(nèi)部控制日益重要，特別是內(nèi)部會計控制。財政部近年來陸續(xù)出臺了一系列有關(guān)會計控制規(guī)范，這說明內(nèi)部會計控制在企業(yè)管理中的地位，已得到了重視，隨著會計電算化的普及應(yīng)用，對內(nèi)部控制制度提出了新的要求，同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。如何加強電算化會計的內(nèi)部控制已成為亟待解決的問題。

　　一、會計電算化給內(nèi)部控制提出了新的要求

　　1.控制操作人員的職能，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之一。授權(quán)，批準控制是一種常見的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié)，都要經(jīng)過某些相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責的集中；特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內(nèi)部控制，就會使某些計算機操作員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。

　　2.確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之二。在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)自動進行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制之下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性，完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入的準確性，正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內(nèi)部控制提出一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準確性和相對穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。

　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險，是會計電算化對內(nèi)部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質(zhì)上，增、刪、改了的憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化后，有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大為減少，憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢，在電算化會計下，數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬?nèi)部控制，那么未經(jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后可不留下任何痕跡。

　　二、會計電算化的應(yīng)用對內(nèi)部會計控制的影響

　　會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度發(fā)生很大變化，其中對內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。

　　首先在傳統(tǒng)的手工會計工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作區(qū)域內(nèi)工作。各司其職依照相應(yīng)的制度進行嚴格監(jiān)督，也就是說手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式，主要是人員的內(nèi)部牽制制度，但在電算化會計信息系統(tǒng)下，這一制度的重要性下降，甚至得不到遵循。內(nèi)部控制的形式已由原來的制度控制變?yōu)橹贫群统绦蜍浖�控制�?/P>

　　其次，隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易等的推行。每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的信息由相關(guān)人員直接輸入計算機并由計算機自動記錄，原來在核算過程中進行的各種有必要核對審核的工作，有相當?shù)牟糠肿優(yōu)橛嬎銠C自動完成了，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如果程序發(fā)生差錯或不起作用，就會使失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性增大。

　　由于上述影響，原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化系統(tǒng)的要求。因此，進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大，控制程序復(fù)雜的綜合性控制，要盡量使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。

　　三、如何加強會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度

　　建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境必須從以下幾個方面進行。

　　（一）管理控制

　　管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)的各部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構(gòu)的設(shè)置、責任劃分、監(jiān)督管理、檔案管理等。

　　1.組織結(jié)構(gòu)控制。在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的財務(wù)部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制，其中，組織形式控制是通過財務(wù)部門按經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)分為幾個不同的職能組來實現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用；而組織程序，則是通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現(xiàn)處理的合理性與合法性。在電算化會計信息系統(tǒng)下，盡管會計系統(tǒng)運作的主要原則沒有改，但在實現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機構(gòu)進行適當?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)計算機系統(tǒng)的要求。

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