會計電算化初始化應注意的內容

會計電算化初始化應注意的內容 帳務處理軟件系統(tǒng)是會計電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊，商品化的帳務系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記帳憑證輸入、記帳結帳、帳簿處理、報表處理等幾個部分。要使帳務處理軟件能夠正常運行，必須首先完成系統(tǒng)的初始化，也就是建帳。

　　帳務處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會計科目還沒有設立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無法輸入，所以建帳是帳務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。系統(tǒng)軟件的初始化也是帳務軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數(shù)在結束建帳后即無法修改，系統(tǒng)初始化的質量對帳務軟件的質量和工作的效率將產生直接的影響，所以系統(tǒng)軟件的初始化設置也是非常重要的。實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統(tǒng)的使用效率和質量。目前出版的有關會計電算化的書籍大多數(shù)只介紹會計軟件設計的程序語言、程序結構及編寫原理等，對會計軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設定等幾個方面談談系統(tǒng)初始化。

　　一、數(shù)據(jù)收集

　　系統(tǒng)初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準確、順利。

　　二、編碼設置

　　帳務系統(tǒng)中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務系統(tǒng)，建立帳務系統(tǒng)的會計科目體系。在電算化帳務系統(tǒng)中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數(shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題：

　　（一）系統(tǒng)性

　　財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

　　（二）一義性

　　要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不允許出現(xiàn)重復的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認為是同名的會計科目。

　�。ㄈ�）簡潔性

　　在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

　�。ㄋ模┛蓴U展性

　　會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建帳實現(xiàn)，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設置二級明細科目，然后再按客戶名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關聯(lián)會計科目如前述應收帳款等往來科目相關，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數(shù)無關，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業(yè)務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。

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