淺析電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對審計(jì)的影響

淺析電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對審計(jì)的影響 一、對審計(jì)線索的影響

　　審計(jì)線索對審計(jì)來說是極為重要的。在手工會(huì)計(jì)中，審計(jì)線索包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。這些資料都反映在書面上，審計(jì)人員利用這些資料就能夠從原始憑證開始，通過記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿追蹤到會(huì)計(jì)報(bào)表，或者對報(bào)表之間、報(bào)表與賬簿之間的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進(jìn)行審查，通過這些可見的審計(jì)線索檢查證、賬、表數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性，通過每個(gè)會(huì)計(jì)人員手寫筆跡的不同，確定每一責(zé)任人完成業(yè)務(wù)的正確性�？傊�，在手工會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)人員對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)記錄都躍然紙上，審計(jì)人員所需的審計(jì)線索，都可以通過這些書面記錄加以審計(jì)。審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)，完全可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、調(diào)查或抽查。但是，在電算化會(huì)計(jì)中，計(jì)算機(jī)的使用改變了會(huì)計(jì)記錄的存儲(chǔ)與處理，表現(xiàn)在如下幾方面：

　　1．會(huì)計(jì)憑證的存儲(chǔ)與處理。原始憑證或記賬憑證一經(jīng)輸入計(jì)算機(jī)，便以文件的形式存人機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)文件。并且原始憑證一旦轉(zhuǎn)換到機(jī)器可識(shí)別的輸入介質(zhì)上，就不再在數(shù)據(jù)處理過程中使用;在某些系統(tǒng)中傳統(tǒng)的原始憑證可能由于采用直接采集數(shù)據(jù)的設(shè)備而不復(fù)存在(如在聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)處理系統(tǒng)中即如此)。

　　2．賬簿的存儲(chǔ)與處理。總分類賬為文件所代替，而在主文件中可能看不出計(jì)算匯總數(shù)據(jù)所依據(jù)的明細(xì)數(shù)據(jù)。明細(xì)分類賬采用滿頁打印方式，因而導(dǎo)致兩類數(shù)據(jù)之間的日常核對只能在機(jī)內(nèi)進(jìn)行。賬簿登錄時(shí)，通過計(jì)算機(jī)登賬程序自動(dòng)執(zhí)行，使用的是哪一種記賬程序難以判斷。

　　3．報(bào)表的編制采用按事先定義的公式到賬簿文件，其他報(bào)表文件中取數(shù)計(jì)算、數(shù)據(jù)來源、公式定義、編制結(jié)果、打印格式等均采用機(jī)內(nèi)文件的形式。由于磁性介質(zhì)修改不留痕跡的特點(diǎn)，使審計(jì)人員很難相信打印輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表，正是根據(jù)企業(yè)單位提供的公式定義文件加以編制的。假如有人在歪曲公式定義文件之后編制失真的財(cái)務(wù)報(bào)表，然后對公式定義文件復(fù)原，在這種情況下，審計(jì)人員便不能根據(jù)機(jī)內(nèi)的公式定義文件作出判斷報(bào)表的編制是否正確。

　　以上情況表明，由于計(jì)算機(jī)采用磁性材料作為存儲(chǔ)介質(zhì)，處理過程都在機(jī)內(nèi)文件之間進(jìn)行，因而使審計(jì)人員難以像在手工操作環(huán)境下那樣對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行追蹤審查。因此，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要注意留下充分的審計(jì)線索，使審計(jì)人員在電算化條件下也能跟蹤審計(jì)線索，順利地完成審計(jì)任務(wù)。在現(xiàn)階段，盡管財(cái)政部在有關(guān)會(huì)計(jì)電算化制度中，規(guī)定所有憑證、賬簿、報(bào)表仍然應(yīng)當(dāng)打印輸出，使審計(jì)人員在審計(jì)工作中增加了審計(jì)的線索，但應(yīng)當(dāng)看到的是，這些書面的記錄是否與會(huì)計(jì)軟件的正確處理結(jié)果同出一轍，尚有待于進(jìn)一步的驗(yàn)證。

　　二、對審計(jì)內(nèi)容的影響

　　在會(huì)計(jì)電算化的條件下，審計(jì)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督職能并沒有改變。但由于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及其固有的風(fēng)險(xiǎn)決定了審計(jì)的內(nèi)容要發(fā)生相應(yīng)的變化，包括對計(jì)算機(jī)處理和控制功能的審查。這是在傳統(tǒng)的手工審計(jì)中所沒有的。因此，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)內(nèi)容就應(yīng)當(dāng)包括系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)、會(huì)計(jì)軟件的程序、數(shù)據(jù)文件以及內(nèi)部控制的審計(jì)等。

　　在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)申，由于會(huì)計(jì)事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)按程序自動(dòng)進(jìn)行處理，諸如手工會(huì)計(jì)中因疏忽大意而引起的計(jì)算或過賬錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)大大減少了。但如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被人非法篡改，則計(jì)算機(jī)只會(huì)按給定的程序以同樣錯(cuò)誤的方法處理所有有關(guān)的會(huì)計(jì)事項(xiàng)。錯(cuò)誤的結(jié)果將是不堪設(shè)想的。系統(tǒng)也可能被神不知、鬼不覺地嵌人非法的舞弊程序，不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財(cái)物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)、合法，是否安全可靠，都與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關(guān)系。在會(huì)計(jì)電算化條件下，審計(jì)人員要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力來了解和審查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能，以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完整性，證實(shí)系統(tǒng)的安全可靠性。對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身的審查，要求審計(jì)人員具有計(jì)算機(jī)及電算化會(huì)計(jì)的知識(shí)和技能。當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)完成并投人使用后，要對它進(jìn)行改進(jìn)，這比在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)階段進(jìn)行困難得多，代價(jià)也要昂貴得多。因此，除了要對投人使用后的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行事后審計(jì)外，應(yīng)提倡在電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)階段，審計(jì)人員要對系統(tǒng)進(jìn)行事前和事中審計(jì)。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)有審計(jì)人員參加。他們在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)的各個(gè)階段注意審查和考核下列問題：(1)系統(tǒng)的功能是否恰當(dāng)、完備，能否滿足用戶核算和管理的要求；(2)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是否符合會(huì)計(jì)制度、法規(guī)、法令和財(cái)經(jīng)紀(jì)律；(3)系統(tǒng)是否建立了恰當(dāng)?shù)某绦蚩刂�，以防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)無意的差錯(cuò)或有意的舞弊；(4)系統(tǒng)是否保留了充分的審計(jì)線索，能否為日后順利開展審計(jì)提供必要的條件；(5)系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全，能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運(yùn)行提供保證；(6)在整個(gè)設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中是否遵守執(zhí)行了系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計(jì)人員還應(yīng)參加系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗(yàn)收，盡可能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題并提出改進(jìn)意見。由于我國審計(jì)機(jī)關(guān)的人員有限，且審計(jì)任務(wù)繁重，要求每一個(gè)電算化系統(tǒng)的開發(fā)都有審計(jì)機(jī)關(guān)的審計(jì)人員參加是不實(shí)際的。審計(jì)機(jī)關(guān)只能對大型的或?qū)⒁獜V泛使用的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行事前和事中審計(jì)。一般各單位的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)可由其內(nèi)審人員參加設(shè)計(jì)、檢測和驗(yàn)收，完成事前或事中對系統(tǒng)處理和控制功能的審查。

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