電算化會計系統(tǒng)的內部控制初探

內部控制是指一個企業(yè)或單位為了保證其資產的安全性、會計資料的正確性和可靠性，進步經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的治理方針而在組織內采用的一系列制度、方法和手段。其在企業(yè)治理、會計和審計活動中占據(jù)著重要的地位。計算機引進會計信息系統(tǒng)后，內部控制本身呈現(xiàn)出新的特征，內部控制技術在系統(tǒng)治理和審計中的重要性大大進步。了解和把握電算化會計系統(tǒng)內部控制的基本要求，不僅是開發(fā)設計可靠系統(tǒng)的條件，同時也是使系統(tǒng)高效運行和治理的必要條件。
　　一、電算化會計系統(tǒng)內部控制的基本要求　�。ㄒ唬╇娝慊瘯�計信息系統(tǒng)必須確保原始數(shù)據(jù)操縱的正確度。提供真實正確的會計信息是會計核算的基本要求。在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是否正確，往往是整個會計核算成敗的關鍵。企業(yè)的內部控制必須適應電算化要求，確保原始數(shù)據(jù)操縱的正確度�！　。ǘ�）電算化會計信息系統(tǒng)必須加強授權、批準控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限職員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。由于業(yè)務處理全部由計算機進行，職員分工更趨復雜化，會計信息的輸進可能不是專業(yè)會計職員，而是由其他職員進行。這樣做會節(jié)省相當?shù)娜肆�，但同時也增大了控制風險。因此，在控制授權上對會計電算化的內部控制提出了新的要求�！　。ㄈ�）電算化會計信息系統(tǒng)必須能夠避免會計檔案無紙化帶來的風險。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的字跡和印章上分清責任。但實行了電算化會計后，電腦操縱無形化較傳統(tǒng)手工記錄更難于控制，對內部控制提出的要求更高�！　《�、如何加強電算化會計系統(tǒng)內部控制　�。ㄒ唬┯嘘P組織與治理方面的控制。為了適應會計電算化給內部控制提出的新要求，企業(yè)應加強下列組織治理方面的控制：　　公道的組織機構設置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整，以適應電算化會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸進組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責劃分為電算化會計主管、軟件操縱、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經營目標，并且應按精簡、公道的原則對組織機構的設置進行本錢效益分析�！　∵m當?shù)穆氊煼蛛x。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，電算化會計系統(tǒng)與手工會計系同一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部分經手到底，必須分別由幾個人或幾個部分承擔。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務與系統(tǒng)操縱的職務；數(shù)據(jù)維護治理職務與電算審核職務；數(shù)據(jù)錄進職務與審核記賬職務；系統(tǒng)操縱的職務與系統(tǒng)檔案治理職務等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時還應建立起職務輪換制度�！　⊥晟频纳蠙C治理。企業(yè)用于電算化會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的，企業(yè)應對計算機的使用建立一整套治理制度，以保證每一個工作職員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于電算化會計系統(tǒng)的計算機的上機治理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操縱手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操縱日志文件。　　安全可靠的檔案治理。電算化會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案治理。一個公道完善的檔案治理制度一般有合格的檔案治理職員、完善的資料借用和回還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能�！　⊥陚涞脑O備治理。對于用于電算化會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的治理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的治理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關職員進進計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等�！　“l(fā)揮內部審計的作用。內部審計的本質是一種特殊的組織控制。通過內部審計部分對網絡會計系統(tǒng)信息的質量和完整性進行獨立和公正地監(jiān)視與評價，有利于系統(tǒng)內部自我約束、自我激勵機制的建立與健全�！　。ǘ�）有關系統(tǒng)開發(fā)方面的控制。系統(tǒng)開發(fā)控制是為保證網絡會計系統(tǒng)開發(fā)過程中各項活動的正當性和有效性而設計的控制措施，它應貫串于系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)運行測試與維護的各個階段。其主要內容包括：　　明確開發(fā)目標，制定項目治理計劃，進行項目的可行性研究與分析；控制開發(fā)進度，監(jiān)視開發(fā)質量，檢查各功能模塊設置的公道性及程序設計的可靠性，進步系統(tǒng)的可審性。電算化會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，必須遵循國家有關機關和部分制定的標準和規(guī)范。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展電算化會計系統(tǒng)可以使企業(yè)電算化會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護和進一步的發(fā)展、更新�！　∑髽I(yè)應在系統(tǒng)轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的預備工作，如舊系統(tǒng)的結算、匯總，職員的重新配置，新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導進等。新的電算化會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進一步接受實踐的檢驗，因企業(yè)的具體情況不同，新的電算化會計系統(tǒng)不一定比舊的電算化會計系統(tǒng)更適合企業(yè)的經營特點，甚至購買或自行開發(fā)的電算化會計系統(tǒng)還不如手工會計系統(tǒng)更適合企業(yè)的經營特點。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉換之際，新舊系統(tǒng)應并行運行一段時間，以便檢驗新的電算化會計系統(tǒng)。并行運行的時間一般至少為三個月�！　�對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，電算化會計系統(tǒng)的操縱職員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。一旦發(fā)現(xiàn)網絡系統(tǒng)各類軟件可能存在安全漏洞，應立即進行在線修補與升級，并將所有與軟件修改有關的記錄報告及時存儲回檔。（三）有關電算化日常治理方面的控制。首先應制定上機操縱規(guī)程，主要包括軟硬件操縱規(guī)程、作業(yè)運行規(guī)程和用機時間記錄規(guī)程等。在經濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的公道性、正當性和完整性進行檢查和控制，如表示業(yè)務發(fā)生的有關字符、代碼等是否有效，操縱口令是否正確，經濟業(yè)務是否超出了公道的數(shù)目、價格等的變動范圍。　　其次要建立起一整套內部控制制度，以便對輸進的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸進的正確性。輸進的數(shù)據(jù)應經過必要的授權，并經有關的內部控制部分檢查，還應采用各種技術手段對輸進數(shù)據(jù)的正確性進行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復輸進校驗等。為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生，企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的正確、安全、可靠。如將大量的經濟業(yè)務劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸進數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部分的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。企業(yè)應當對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操縱都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證實，對整個修改更新過程都應作好登記，電算化會計系統(tǒng)應具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務職員或審計職員查詢或跟蹤檢查�！　∽詈髮ο到y(tǒng)操縱的事件類型、用戶身份、操縱時間、系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)以及系統(tǒng)敏感資源進行實時監(jiān)控和記錄，進行必要的權限設置，以便能夠對各種不同的權限進行用戶識別和遠程請求識別。實時尋找具有網絡攻擊特征和違反網絡安全策略的數(shù)據(jù)流，實時響應和報警，阻斷非法的網絡連接，對事件涉及的主機實施進一步跟蹤，創(chuàng)造一種漏洞檢測與實時監(jiān)控相結合的可持續(xù)改進的安全模式。　�。ㄋ模┯嘘P計算機網絡系統(tǒng)安全方面的控制。應制定網絡計算機機房和設備的治理制度、崗位職責和操縱規(guī)程，嚴格禁止無關職員接觸系統(tǒng)，專機專用；計算機機房應充分滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫等技術要求，關鍵性的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份。嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。為了保證交易者的交易信息不被他人竊取或破譯，對會計信息應采用非對稱密碼體制，數(shù)字認證等核心技術，加強數(shù)據(jù)流加密。為了防止非法用戶對網絡會計系統(tǒng)的進侵，應采取設置防火墻，身份認證和授權治理等安全技術，用以限制外界對主機操縱系統(tǒng)的訪問，加強原有的基于賬戶和口令的控制，提供授權訪問控制和用戶身份識別�！　【C上所述，隨著網絡技術的逐漸成熟與完善，會計信息系統(tǒng)的內部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，才能適應現(xiàn)代企業(yè)制度建設和經濟全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。

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