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出納崗位認(rèn)知分析
摘要:出納員是貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位,明確其職責(zé),加強(qiáng)對(duì)其的制衡,對(duì)于保證企業(yè)貨幣資金的安全完整,有著十分重要的意義。關(guān)鍵詞:出納;會(huì)計(jì)工作;崗位
出納工作是會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要崗位,關(guān)系到貫徹執(zhí)行國(guó)家政策和規(guī)章制度,關(guān)系到每個(gè)員工的親身利益,也顯示出財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職員的精神文明和職業(yè)道德水準(zhǔn)。
1出納的概述
1.1出納的含義
作為會(huì)計(jì)術(shù)語的出納,通常是指出納工作。出納工作,顧名思義,出即支出,納即收進(jìn)。出納工作是治理貨幣資金、票據(jù)、有價(jià)證券進(jìn)進(jìn)出出的一項(xiàng)工作。具體地講,出納是按照有關(guān)規(guī)定和制度,辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù),保管庫存現(xiàn)金、有價(jià)證券、財(cái)務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等工作的總稱。
1.2設(shè)置出納崗位的原因
現(xiàn)金作為一種特殊的商品,是人們最為關(guān)心和渴求的一種財(cái)富;現(xiàn)金作為資本的一個(gè)組成部分,又是活動(dòng)性最強(qiáng)、性能最活躍的一種活動(dòng)資產(chǎn),可以說誰得到了它,誰就得到了物質(zhì)財(cái)富。所以現(xiàn)金不同于其他資產(chǎn),在治理和核算上需要有一種極為嚴(yán)密的手續(xù),要有相互監(jiān)視和制約的手段,從而保證其安全完整和不受損失,這就要求在日常工作中建立和完善現(xiàn)金核算和現(xiàn)金治理制度。這一制度最明顯的特點(diǎn),就是在核算和治理中要求賬錢分管:一部分財(cái)會(huì)職員(會(huì)計(jì)員)分管賬目(指現(xiàn)金總賬,或稱總賬中的現(xiàn)金科目);一部分財(cái)會(huì)職員(出納員)具體分管現(xiàn)金的收、付、存,以互相配合、互相制約,共同治理好現(xiàn)金的核算和治理工作。
1.3出納職員的含義
從廣義上講,既包括會(huì)計(jì)部分的出納工作職員,也包括業(yè)務(wù)部分的各類收款員(收銀員)。收款員(收銀員),從其工作內(nèi)容、方法、要求,以及他們本身應(yīng)具備的素質(zhì)等方面看,與會(huì)計(jì)部分的專職出納職員有很多相同之處。他們的主要工作是辦理貨幣資金和各種票據(jù)的收進(jìn),保證自己經(jīng)手的貨幣資金和票據(jù)的安全與完整;他們也要填制和審核很多原始憑證;他們同樣是直接與貨幣打交道,除了要有過硬的出納業(yè)務(wù)知識(shí)以外,還必須具備良好的財(cái)經(jīng)法紀(jì)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。所不同的是,他們一般工作在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一線,各種票據(jù)和貨幣資金的收進(jìn),特別是貨幣資金的收進(jìn),通常是由他們轉(zhuǎn)交給專職出納的;另外,他們的工作過程是收進(jìn)、保管、核對(duì)與上交,一般不專門設(shè)置賬戶進(jìn)行核算。所以,也可以說,收款員(收銀員)是出納(會(huì)計(jì))機(jī)構(gòu)的派出職員,他們是各單位出納隊(duì)伍中的一員,他們的工作是整個(gè)出納工作的一部分。出納業(yè)務(wù)的治理和出納職員的教育與培訓(xùn),應(yīng)從廣義角度綜合考慮。狹義的出納職員僅指會(huì)計(jì)部分的出納職員。
2出納職員的崗位職責(zé)
2.1辦理現(xiàn)金收支和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)
各單位出納職員應(yīng)根據(jù)國(guó)家《現(xiàn)金治理暫行條例》的規(guī)定,具體辦理現(xiàn)金的收支業(yè)務(wù);對(duì)重大的開支項(xiàng)目,須經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人審核后再辦理付款手續(xù)。同時(shí)應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)票據(jù)法》、《銀行支付結(jié)算制度》等有關(guān)規(guī)定,辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。出納職員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí),做到知法、懂法、遵法,現(xiàn)金的收支符合有關(guān)規(guī)定和相關(guān)的手續(xù),在此基礎(chǔ)上還要保證收支、核算的及時(shí)性。
2.2登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬,編制日?qǐng)?bào)表和調(diào)節(jié)表
出納職員根據(jù)已經(jīng)編制的收、付款憑證,經(jīng)其他會(huì)計(jì)職員審核無誤后,逐筆序時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,逐日終了應(yīng)結(jié)出余額。銀行存款賬面余額,要定期與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。月終應(yīng)及時(shí)編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”,使賬面余額與對(duì)賬單上余額相符。現(xiàn)金賬面余額應(yīng)與庫存現(xiàn)金核對(duì),使其賬實(shí)相符。對(duì)于現(xiàn)金業(yè)務(wù)和銀行收支業(yè)務(wù)較多的單位,也可以編制現(xiàn)金、銀行存款日?qǐng)?bào)、旬報(bào)表,以反映現(xiàn)金和銀行存款的收、支、存情況。
2.3保證現(xiàn)金、有價(jià)證券、空缺支票、印章的安全和完整
出納職員不僅負(fù)責(zé)登記現(xiàn)金日記賬,而且負(fù)責(zé)保管現(xiàn)金。有些單位的有價(jià)證券如同庫券、債券等也應(yīng)由出納職員負(fù)責(zé)保管。因此出納職員應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況建立現(xiàn)金、有價(jià)證券登記薄,便于隨時(shí)進(jìn)行核對(duì),保證其安全完整。此外,出納職員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜的鑰匙,在任期間鑰匙不離身,不得交給他人保管,對(duì)于保險(xiǎn)柜的密碼嚴(yán)格保密。各單位的空缺支票應(yīng)由出納職員從開戶銀行購(gòu)買,并將購(gòu)買后的空缺支票登記在支票登記簿中。在支票使用后,應(yīng)將用途及支票號(hào)除登記銀行存款日記賬外,還應(yīng)該在支票登記簿中予以記錄,以備核對(duì)。另外,還應(yīng)妥善保管印章(財(cái)務(wù)章、公章),一般來說出納職員保管空缺支票并簽發(fā)支票,支票印章由會(huì)計(jì)主管職員負(fù)責(zé)或指定專門職員負(fù)責(zé)保管。當(dāng)然,各單位的具體情況不盡相同,因此可以根據(jù)其具體規(guī)定自行處理。但需要留意的是,空缺支票與印章不得由一人治理。
3出納崗位的工作流程
3.1收款程序
(1)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金收進(jìn)傳票點(diǎn)收現(xiàn)款,鑒定現(xiàn)鈔的真?zhèn)螣o誤后,即在現(xiàn)金收進(jìn)傳票加蓋“收款日戳”及“分號(hào)”(收進(jìn)傳票之分號(hào)逐日自第一號(hào)依序編列)并蓋私章。
(2)如需簽發(fā)或發(fā)回信托單或各種憑證時(shí),應(yīng)于傳票下端制票員編號(hào)處登記“號(hào)碼牌”號(hào)數(shù)(號(hào)碼牌應(yīng)與傳票加蓋騎縫私章)后,將“號(hào)碼牌”(簽發(fā)信托單時(shí)以收進(jìn)傳票第二聯(lián)代替號(hào)碼牌)交給顧客憑向原經(jīng)辦部分領(lǐng)取所需憑證。
(3)將收款后的傳票依序登記于:①現(xiàn)金收進(jìn)賬。②現(xiàn)金收進(jìn)日記賬后,傳票及附件遞交有關(guān)部分辦理。各有關(guān)部分辦妥手續(xù)后,按傳票所記號(hào)碼呼號(hào)收回“號(hào)碼牌”(應(yīng)留意有無涂改),憑此交付信托單或憑證等。
3.2付款程序
出納部分付出現(xiàn)金,須憑現(xiàn)金支出傳票(包括視同現(xiàn)金支票傳票的各項(xiàng)付款憑證)辦理。
(1)凡付款傳票,均須依照程序先由經(jīng)辦員、會(huì)計(jì)職員及各級(jí)主管職員核章后始得付款。
(2)出納員支付款項(xiàng)時(shí),須先查明傳票的核章具備后在傳票編列“分號(hào)”(逐日自第一號(hào)依序編列)依序登記于:
�、佻F(xiàn)金支出賬。
�、诂F(xiàn)金支出日記賬。
�、墼趥髌奔案郊膽{證上加蓋“付款日戳”及私章后,點(diǎn)檢款項(xiàng),按傳票左端所記號(hào)碼呼號(hào),向客戶收回“號(hào)碼牌”(應(yīng)留意號(hào)碼有無涂改)并詢明金額無誤后,即照付現(xiàn)款(包括支票)。
�、芊脖竟竞灠l(fā)的支票應(yīng)以記名式為原則,支票經(jīng)主管簽蓋印鑒后,均應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)及出納員副署。
3.3出納事務(wù)
(1)券幣的整理。
收進(jìn)各項(xiàng)券幣的整理均應(yīng)湊成整數(shù)后封扎,其方法如下:
�、俑鞣N面額的券幣均應(yīng)分別整理,同一面額每100張為1扎,每10扎為1捆。
②每扎應(yīng)用紙簽條封,每捆應(yīng)加貼封,注明年月日。
③同一面額未滿100張的鈔券,得以50張折摺封扎。
④各扎各捆經(jīng)收職員應(yīng)加蓋私章。
�、莞鞣N硬幣,同一面額每50枚為1卷,每1000枚為1袋,各卷名袋須如蓋經(jīng)收職員私章。
經(jīng)手點(diǎn)鈔職員對(duì)其所簽封的券幣負(fù)責(zé)。
(2)其他事項(xiàng)。
現(xiàn)金的提存:
�、偻鶃硇袔斓钠睋�(jù)及現(xiàn)金提送,應(yīng)派適當(dāng)職員充任,金額較巨或以為必要時(shí)應(yīng)加派職員辦理。
②逐日營(yíng)業(yè)終了時(shí),除酌留一部分充為越日營(yíng)業(yè)時(shí)必要的支付資金外,所有款項(xiàng)應(yīng)盡量送存行庫。
庫存:
①現(xiàn)金庫存除現(xiàn)款外,其他一切票據(jù)、借據(jù)或取款憑條均不能抵充。營(yíng)業(yè)終了結(jié)賬后,如有經(jīng)收(付)的款項(xiàng)應(yīng)辦妥越日收(付)款手續(xù),經(jīng)各級(jí)主管職員核章后連同傳票一并保管。
�、谥鹑諑齑娆F(xiàn)金,須與“現(xiàn)金庫存表”所載金額相符,如有不符時(shí)應(yīng)立即報(bào)告主管,并應(yīng)于當(dāng)日查明不符緣由,如確屬無法當(dāng)日查明時(shí),應(yīng)以暫收款或暫付款科目整理,待越日再繼續(xù)調(diào)查。
金庫:
�、俳饚靸�(nèi)外門應(yīng)備正副鑰匙各一副,內(nèi)門正鑰匙由出納員負(fù)責(zé)治理使用,外門正鑰匙由經(jīng)理或指定副經(jīng)理掌管,非兩者不得啟閉金庫,內(nèi)外門副鑰匙由經(jīng)理會(huì)同會(huì)計(jì)科長(zhǎng)及主辦出納員密封緘口蓋騎縫章后,交由經(jīng)理另行保管。
�、谝蚬什荒苁褂谜�匙需使用副鑰匙時(shí),經(jīng)理須會(huì)同會(huì)計(jì)科長(zhǎng)及主辦出納員啟封,用后重行封存。
珍貴物品的保管:
凡與業(yè)務(wù)有關(guān)的有價(jià)證券等珍貴物品,需寄存出納專用的金庫時(shí),應(yīng)由經(jīng)辦職員成扎或整箱密封,并由主管職員簽章后,連同保管條(寫明交存的件數(shù))交出納員,出納員點(diǎn)收后給保管條簽章交經(jīng)辦員收?qǐng)?zhí),發(fā)回保管物時(shí),收回保管條注銷后裝訂保管備查。
銀行存款支票簿的使用:
�、兕I(lǐng)用支票簿時(shí),須由主管指派的經(jīng)管員編列號(hào)碼登記在“空缺單據(jù)登記簿”發(fā)交經(jīng)辦職員簽章使用。
�、谧鲝U的支票,須蓋“作廢”戳記,粘貼于該同一號(hào)碼的存根上,以示慎重。
�、壑鹑諣I(yíng)業(yè)終了時(shí),經(jīng)辦員應(yīng)即查對(duì)當(dāng)日簽發(fā)的支票存根,結(jié)計(jì)金額在存根最后一張背面,與銀行存款科目簽發(fā)總數(shù)是否相符,同時(shí)查點(diǎn)尚未使用的空缺張數(shù)是否相符。
④用過的支票簿(存根),須交還經(jīng)管員查核使用張數(shù)及作廢張數(shù)是否相符,并在“空缺單據(jù)登記簿”備注欄注明后,妥為保存(訂為15年)。
銀行存款的印鑒:
銀行存款的印鑒為有權(quán)簽章職員印鑒(簽章、職章、私章)及副署職員印鑒(會(huì)計(jì)科長(zhǎng)、信托科長(zhǎng)、出納員的印章)。
號(hào)碼牌的使用:
“號(hào)碼牌”本身并非付款憑證,僅為經(jīng)辦員方便熟悉交付客戶的標(biāo)記。
4出納崗位的基本要求
4.1政策水平
不以規(guī)矩,不成方圓。出納工作涉及的“規(guī)矩”很多,如《會(huì)計(jì)法》及各種會(huì)計(jì)制度,現(xiàn)金治理制度及銀行結(jié)算制度,《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》,本錢治理?xiàng)l例及用度報(bào)銷額度,稅收治理制度及發(fā)票治理辦法,還有本單位自己的財(cái)務(wù)治理規(guī)定等等。這些法規(guī)、制度假如不熟悉、不把握,是盡對(duì)做不好出納工作的。所以,要做好出納工作的第一件大事就是學(xué)習(xí)、了解、把握財(cái)經(jīng)法規(guī)和制度,進(jìn)步自己的政策水平。出納職員只有刻苦把握政策法規(guī)和制度,明白了哪些該干,哪些不該干,哪些該抵制,工作起來就會(huì)得心應(yīng)手,就不會(huì)出錯(cuò)誤。
4.2業(yè)務(wù)技能
出納工作需要很強(qiáng)的操縱技巧。打算盤、用電腦、填票據(jù)、點(diǎn)鈔票等,都需要深厚的基本功。作為專職出納職員,不但要具備處理一般會(huì)計(jì)事務(wù)的財(cái)會(huì)專業(yè)基本知識(shí),還要具備較高的處理出納事務(wù)的出納專業(yè)知識(shí)水平和較強(qiáng)的數(shù)字運(yùn)算能力。在快和準(zhǔn)的關(guān)系上,作為出納員,要把正確放在第一位,要準(zhǔn)中求快。進(jìn)步出納業(yè)務(wù)技術(shù)水平關(guān)鍵在手上,打算盤、用電腦、開票據(jù)、都離不開手。而要進(jìn)步手的功夫,關(guān)鍵又在勤,勤能生巧,巧自勤來。有了勤,就一定能達(dá)到出納技術(shù)操縱上的理想境界。另外,還要苦練漢字、阿拉伯?dāng)?shù)字,進(jìn)步寫作概括能力,使人見其字如見其人,一張書寫工整、填寫齊全、摘要精煉的票據(jù)能表現(xiàn)一個(gè)出納員的工作能力。
4.3工作作風(fēng)
要做好出納工作首先要熱愛出納工作,要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和職業(yè)習(xí)慣。作風(fēng)的培養(yǎng)在成就事業(yè)方面至關(guān)重要。出納天天和金錢打交道,稍有不慎就會(huì)造成意想不到的損失,出納員必須養(yǎng)成與出納職業(yè)相符合的工作作風(fēng),概括起來就是:精力集中,有條不紊,嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,沉著冷靜。精力集中就是工作起來就要全身心地投進(jìn),不為外界所干擾;有條不紊就是計(jì)算用具擺放整潔,錢款票據(jù)存放有序,辦公環(huán)境潔而穩(wěn)定;嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致就是認(rèn)真仔細(xì),做到收支計(jì)算正確無誤,手續(xù)完備,不發(fā)生工作差錯(cuò);沉著冷靜就是在復(fù)雜的環(huán)境中隨機(jī)應(yīng)變,化險(xiǎn)為夷。
4.3安全意識(shí)
現(xiàn)金、有價(jià)證券、票據(jù)、各種印鑒,既要有內(nèi)部的保管分工,各負(fù)其責(zé),并相互牽制;也要有對(duì)外的保安措施,從辦公用房的建造,門、屜、柜的鎖具配置,到保險(xiǎn)柜密碼的治理,都要符合保安的要求。出納職員既要密切配合保安部分的工作,更要增強(qiáng)自身的保安意識(shí),學(xué)習(xí)保安知識(shí),把保護(hù)自身分管的公共財(cái)產(chǎn)物資的安全完整作為自己的首要任務(wù)來完成。
4.5道德修養(yǎng)
出納職員必須具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng),要熱愛本職工作,敬業(yè)、精業(yè);要科學(xué)理財(cái),充分發(fā)揮資金的使用效益;要遵紀(jì)遵法,嚴(yán)格監(jiān)視,并且以身作則;要潔身自好,不以職務(wù)之便謀取一己私利;要做到誠(chéng)信為本,操守為重,堅(jiān)持原則,不做假賬,不貪、不占公眾便宜;要實(shí)事求是,真實(shí)客觀地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的本來面目;要留意守舊機(jī)密;要竭力為本單位的中心工作、為單位的總體利益、為全體員工服務(wù),牢固樹立為人民服務(wù)的思想。
4.6緊扣時(shí)代脈搏,轉(zhuǎn)變思想觀念,與時(shí)俱進(jìn)
作為出納職員需對(duì)其工作任務(wù)有個(gè)全面的熟悉并且應(yīng)對(duì)出納工作中出現(xiàn)的新情況、新題目。從事出納工作,我們應(yīng)當(dāng)保持心情愉快,對(duì)未來布滿�？春托判�,在崗位的比較選擇上不妨度量大一點(diǎn)、風(fēng)格高一點(diǎn),在工作上不妨勤懇一點(diǎn)、認(rèn)真一點(diǎn)。
總之,出納工作是財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)的重要崗位之一,是財(cái)務(wù)工作的一個(gè)組成部分,其工作好壞,直接影響財(cái)務(wù)工作的正常開展。由以上我們不丟臉出,要做好出納工作并不是一件很輕易的事情,必須具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和實(shí)務(wù)技能:不但要具備處理一般會(huì)計(jì)事務(wù)的財(cái)會(huì)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),還要具備較高的處理出納事務(wù)的出納專業(yè)知識(shí)水平和較強(qiáng)的數(shù)字運(yùn)算能力。不僅“快”還“準(zhǔn)”,并在快與準(zhǔn)之間尋求到二者的平衡。
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