電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案治理題目研究
摘 要：隨著電算化的實(shí)行，由此產(chǎn)生的很多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件賦予了會(huì)計(jì)檔案治理很多新的特點(diǎn)，同時(shí)也產(chǎn)生了新的。筆者經(jīng)過(guò)幾年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐與，具體了電算化會(huì)計(jì)下企業(yè)檔案治理的新特點(diǎn)，剖析了會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)計(jì)檔案治理存在的題目，經(jīng)過(guò)成因，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案治理題目解決方案。 關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案治理 一、背景簡(jiǎn)述 機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和，使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來(lái)越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的方向，成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案治理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。 二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案治理新特點(diǎn) 要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案治理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以計(jì)算機(jī)為主確當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替換人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、猜測(cè)、決策的過(guò)程。通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案治理的新特點(diǎn)： �。�1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案治理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案�！ 。�2）載體本身性質(zhì)帶來(lái)的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的�！ 。�3）電算化操縱流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操縱條件下，從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操縱工具，財(cái)務(wù)職員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的條件條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢(xún)資料，因而這些資料固然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒(méi)有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。 �。�4）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)職員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操縱提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專(zhuān)門(mén)，還必須同時(shí)把握必要的計(jì)算機(jī)操縱和維護(hù)知識(shí)；而對(duì)系統(tǒng)安全性，則更由于與計(jì)算機(jī)本身的原因而進(jìn)步，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操縱使用提出了新的需要。 三、會(huì)計(jì)電算化下檔案治理存在的題目及成因分析 結(jié)合電算化下檔案治理的新特點(diǎn)，作者回納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案治理存在的一些題目： �。�1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但由于實(shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)職員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成不甚了解，缺乏治理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上回檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性�！ 。�2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的題目：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前很多企業(yè)由于沒(méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案治理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房治理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。 �。�3）會(huì)計(jì)檔案治理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案治理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管職員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和損壞現(xiàn)象在所難免�！ 。�4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案治理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的題目，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)職員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就往操縱系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)職員僅學(xué)會(huì)了操縱，而治理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。 有果必有因，筆者根據(jù)自己的實(shí)際電算化操縱與規(guī)范要求，對(duì)以上發(fā)生的原因作出以下可能的判定； �。�1）對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：很多企業(yè)的會(huì)計(jì)職員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的治理會(huì)計(jì)、猜測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案治理的重視�！ 。�2）尚未引起有關(guān)部分的重視：不論是檔案治理部分還是檔案形成部分，對(duì)回檔工作重視不夠，檔案部分缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部分交什么、交多少都任其的狀況，嚴(yán)重妨礙了文件、數(shù)據(jù)的回檔。 �。�3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的回檔工作處于無(wú)序狀態(tài)�；貦n時(shí)仍然沿襲手工治理時(shí)的老做法，只回檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。 四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案治理 �。�1）完善硬件設(shè)施建設(shè) 提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清楚度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案治理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，留意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改�！ 。�2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案治理各項(xiàng)制度 a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的回檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等治理部分的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表�！ 、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件，制作檔案治理文件卡片�！ 、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部分負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案治理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部分會(huì)計(jì)檔案，要有單位先容信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部分負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)�！ 、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)目、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，治理職員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。 e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案治理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的職員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管職員或程序開(kāi)發(fā)職員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。 �。�3）進(jìn)步會(huì)計(jì)部分職員素質(zhì)，完善職員配置結(jié)構(gòu) 由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的治理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部分相應(yīng)增加一定數(shù)目的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更公道、高效的軟件�！ 。�4）進(jìn)步思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度熟悉對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行化治理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的治理仍局限于手工治理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)步電算化會(huì)計(jì)檔案治理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的治理落到實(shí)處。 五、電算化下會(huì)計(jì)檔案治理展看 電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。假如說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、化的方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案治理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。 ： 1.張前，《電算化環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)檔案的及治理要求》，《財(cái)會(huì)》，2001年第10期 2.李新惠，《電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)留意的題目》，《檔案治理》，2002年5月 3.郭利萍，《電算化會(huì)計(jì)檔案制度的建立》，《檔案治理》，2002年5月 4.部莉君、趙偉，（會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)的相關(guān)影響），《現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)》，2001年第12期 5.支華，《會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案治理工作》，《財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)》， 2002年9月 6.馬玉昆，《淺談會(huì)計(jì)檔案的治理》，《技術(shù)》，2002年第l期 7.張晶，《實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案治理之我見(jiàn)》，《工會(huì)財(cái)會(huì)》，2002年10月 8.周衛(wèi)珍，《談會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案的變革》，《山東檔案》，2002年4月【電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案治理題目研究】相關(guān)文章：
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