會(huì)計(jì)電算化初始化應(yīng)留意的內(nèi)容

帳務(wù)處理軟件系統(tǒng)是電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊，商品化的帳務(wù)系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記帳憑證輸進(jìn)、記帳結(jié)帳、帳簿處理、報(bào)表處理等幾個(gè)部分。要使帳務(wù)處理軟件能夠正常運(yùn)行，必須首先完成系統(tǒng)的初始化，也就是建帳�！　�帳務(wù)處理軟件建帳是指軟件在正式投進(jìn)使用之前所做的初始設(shè)置。在建帳之前，會(huì)計(jì)科目還沒(méi)有設(shè)立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸進(jìn)，所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統(tǒng)軟件的初始化也是帳務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過(guò)程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建帳后即無(wú)法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對(duì)帳務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的，所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶(hù)由于初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。出版的有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的書(shū)籍大多數(shù)只先容會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的程序語(yǔ)言、程序結(jié)構(gòu)及編寫(xiě)原理等，對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)裝進(jìn)、環(huán)境設(shè)定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。　　一、數(shù)據(jù)收集　　系統(tǒng)初始化需要收集手工帳中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建帳還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工帳中整理出各級(jí)科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要留意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸進(jìn)的數(shù)據(jù)的正確、順利。　　二、編碼設(shè)置　　帳務(wù)系統(tǒng)中廣泛代碼，在此主要先容科目代碼的設(shè)置。建帳時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加進(jìn)帳務(wù)系統(tǒng)，建立帳務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化帳務(wù)系統(tǒng)中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加進(jìn)一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)留意以下：　�。ㄒ唬┫到y(tǒng)性　　財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總帳科目及少量二級(jí)科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設(shè)定總帳科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部分制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，可按上級(jí)主管部分和本單位的治理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和同一性�！　。ǘ�）一義性　　要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，既不答應(yīng)出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不答應(yīng)出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目，但假如同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不以為是同名的會(huì)計(jì)科目�！　。ㄈ�）簡(jiǎn)潔性　　在滿(mǎn)足治理要求和適合機(jī)處理的的條件下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能進(jìn)步輸進(jìn)憑證的速度�！　。ㄋ模┛蓴U(kuò)展性　　會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建帳實(shí)現(xiàn)，而重新建帳將丟失已輸進(jìn)的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸進(jìn)的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求�？値た颇烤幋a長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，以二級(jí)明細(xì)科目為例，總帳科目為其上級(jí)科目，銀行存款、應(yīng)收帳款、銷(xiāo)售收進(jìn)、治理用度等總帳科目都有二級(jí)明細(xì)科目，銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及帳號(hào)為明細(xì)科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷(xiāo)售收進(jìn)、治理用度等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿(mǎn)足以后添加同級(jí)科目的需求，而應(yīng)收帳款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)目不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他總帳科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼。假如設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而盡大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)未幾時(shí)，其他科目的憑證輸進(jìn)速度勢(shì)必會(huì)受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如應(yīng)收帳款總帳科目下先按客戶(hù)所屬地區(qū)分類(lèi)，設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目，然后再按客戶(hù)名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶(hù)輔助核算，目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立，自成體系，項(xiàng)目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收帳款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定，與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān)，非常便于擴(kuò)充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后，還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱(chēng)。假如單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)往。會(huì)計(jì)軟件中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸進(jìn)系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱(chēng)、與本位幣的匯率等。　　三、數(shù)據(jù)輸進(jìn)　　完成上一步工作后，即可將各科目余額輸進(jìn)系統(tǒng)。帳務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸進(jìn)上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸進(jìn)啟用月份余額外，還必須輸進(jìn)年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為報(bào)表所預(yù)備的數(shù)據(jù)，如不輸進(jìn)累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢(xún)及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。在實(shí)際操縱中大部分會(huì)計(jì)軟件都提供了簡(jiǎn)化操縱的，即只需輸進(jìn)最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額，期初余額和各上級(jí)科目的年初余額、累計(jì)發(fā)生額、期初余額則由機(jī)自動(dòng)匯總。假如設(shè)立了輔助核算項(xiàng)目，各輔助核算項(xiàng)目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸進(jìn)。余額輸進(jìn)完成后，計(jì)算性能檢測(cè)余額是否平衡。在確認(rèn)各項(xiàng)余額輸進(jìn)無(wú)誤后，即可結(jié)束建帳，固化余額，避免以后對(duì)初始余額的錯(cuò)誤修改。　　四、記帳憑證類(lèi)型最好只設(shè)一種通用格式　　查帳是會(huì)計(jì)職員日常工作的一個(gè)重要部分，在手工操縱時(shí)用分類(lèi)記帳憑證來(lái)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的治理和方便查帳。會(huì)計(jì)職員可以按常見(jiàn)分類(lèi)方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證，也可根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)定憑證類(lèi)型。應(yīng)當(dāng)指出的是，記帳憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項(xiàng)目，可以只用一種通用記帳憑證格式，即轉(zhuǎn)帳憑證。事實(shí)上，電算化后，查帳完全能通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)快速實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)的最明顯的特點(diǎn)就是速度快，恰好彌補(bǔ)了手工查帳的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類(lèi)型，增加了一個(gè)輸進(jìn)項(xiàng)目，會(huì)憑證的輸進(jìn)速度。又因各類(lèi)憑證要各自獨(dú)立編號(hào)，憑證整理保管更為煩瑣。會(huì)計(jì)軟件提供記帳憑證類(lèi)型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)職員手工記帳時(shí)的習(xí)慣。所以，電算化后，無(wú)須理會(huì)記帳憑證類(lèi)型設(shè)置項(xiàng)�！�　五、初始化工作應(yīng)留意的其他　　完成以上操縱后，即可進(jìn)進(jìn)日常的帳務(wù)處理，如輸進(jìn)、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸進(jìn)帳簿等工作。但系統(tǒng)初始化時(shí)還應(yīng)留意以下幾個(gè)題目：　�。ㄒ唬┬略霾倏v員要留意自行輸進(jìn)密碼　　系統(tǒng)會(huì)預(yù)設(shè)一個(gè)操縱員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類(lèi)，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)治理員，正式啟用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將該用戶(hù)名更改為系統(tǒng)治理員，并加上密碼。如需要上機(jī)操縱的會(huì)計(jì)不只一個(gè)，則應(yīng)增加操縱員，并為每個(gè)用戶(hù)確定相應(yīng)的權(quán)限，新增加的操縱員的密碼須由新增操縱員自行輸進(jìn)，以便分清責(zé)任�！　。ǘ�）要留意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證功能　　自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng)，但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，常有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記帳憑證，且其數(shù)據(jù)來(lái)源于已輸進(jìn)系統(tǒng)的記帳憑證。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類(lèi)科目，在月末所有收進(jìn)、本錢(qián)用度憑證輸進(jìn)、登記進(jìn)帳后，須匯轉(zhuǎn)至類(lèi)似本年利潤(rùn)一類(lèi)的科目，自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)天生一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)進(jìn)科目，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)（余額、發(fā)生額），留意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè)，但轉(zhuǎn)進(jìn)科目只能設(shè)一個(gè)�！　。ㄈ�）設(shè)置報(bào)表時(shí)應(yīng)留意根據(jù)用戶(hù)手冊(cè)中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式　　會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要用戶(hù)自已完成設(shè)置。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類(lèi)數(shù)據(jù)，一類(lèi)是固定的表項(xiàng)目，另一類(lèi)是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式從帳簿、其他報(bào)表中取來(lái)，隨帳簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同公司的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品各不相同，必須會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶(hù)操縱手冊(cè)�！　】傊�，帳務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)很重要的工作，對(duì)計(jì)算機(jī)操縱不夠熟練的會(huì)計(jì)職員在系統(tǒng)初始化時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)留意以上題目，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮帳務(wù)處理軟件的作用。

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