略論采購本錢的控制

控制采購本錢對一個(gè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。采購本錢下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品本錢的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強(qiáng)。由于材料本錢占生產(chǎn)本錢的比例往往達(dá)到50％以上，因此，控制好采購本錢并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品本錢、增加利潤的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過往的一年里，加強(qiáng)采購本錢的治理和控制，完善采購治理制度，使總體采購本錢下降7％以上，再加上對生產(chǎn)環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)本錢下降了20％，取得了良好的效益�，F(xiàn)結(jié)合所在企業(yè)的具體做法，論述如何對采購本錢進(jìn)行控制。

　　一、建立、憲善采購制度，做好采購本錢控制的基礎(chǔ)工作

　　采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，假如企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購職員提供暗箱操縱的溫床。完善采購制度要留意以下幾個(gè)方面：

　　1、建立嚴(yán)格的采購制度。建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、進(jìn)步效率、杜盡部分之間扯皮，還能預(yù)防采購職員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部分（特別是財(cái)務(wù)部分）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供給商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供給商，并把所選的供給商及其報(bào)價(jià)填在請購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個(gè)以上的書面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部分或內(nèi)部審計(jì)部分稽核。

　　2、建立供給商檔案和準(zhǔn)進(jìn)制度。對企業(yè)的正式供給商要建立檔案，供給商檔案除有編號、具體聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供給商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能回檔。企業(yè)的采購必須在已回檔的供給商中進(jìn)行，供給商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人治理。同時(shí)要建立供給商準(zhǔn)進(jìn)制度。重點(diǎn)材料的供給商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部分聯(lián)合考核后才能進(jìn)進(jìn)，如有可能要實(shí)地到供給商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對考核的逐一評分，只有達(dá)到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為回檔供給商。

　　3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。企業(yè)采購部分要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與回檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出具體的說明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司有關(guān)部分組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供給價(jià)格信息，來分析、評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對回檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。這種評議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。

　　4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，對采購職員根據(jù)工作業(yè)績進(jìn)行賞罰。財(cái)務(wù)部對所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)本錢定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，促使采購職員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格亦可與價(jià)格評價(jià)體系結(jié)合起來進(jìn)行，并提出賞罰措施，對完成降低公司采購本錢任務(wù)的采購職員進(jìn)行獎勵，對沒有完成采購本錢下降任務(wù)的采購職員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

　　通過以上四個(gè)方面的工作，固然不能完全杜盡采購職員的暗箱操縱，但對完善采購治理，進(jìn)步效率，控制采購本錢，確實(shí)有較大的成效。

　　二、降低材料本錢的和手段

　　1、通過付款條款的選擇降低采購本錢。假如資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價(jià)格折扣。此外，對于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外留意的。如往年我公司從荷蘭進(jìn)口生產(chǎn)線，由于考慮了歐元的弱勢走勢，于是選擇了歐元為付款幣種（我公司外幣存款為美元），從而降低了設(shè)備本錢。

　　2、把握價(jià)格變動的時(shí)機(jī)。價(jià)格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購職員應(yīng)留意價(jià)格變動的，把握好采購時(shí)機(jī)。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），往年年初的價(jià)格為2.8美元／公斤，而到了八玄月份，價(jià)格上升到3.6美元／公斤。假如采購部分能把握好時(shí)機(jī)和采購數(shù)目，會給企業(yè)帶來很大的效益。

　　3、以競爭招標(biāo)的方式來牽制供給商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標(biāo)，往往能通過供給商的相互比價(jià)，終極得到底線的價(jià)格。此外，對同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉�(gè)供給商，通過對不同供給商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

　　4、向制造商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購本錢，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，有條件的幾個(gè)同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠家訂購數(shù)目小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。

　　5、選擇信譽(yù)佳的供給商并與其簽訂長期合同。與老實(shí)、講信譽(yù)的供給商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

　　6、充分進(jìn)行采購市場的調(diào)查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購治理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分留意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價(jià)格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。

　　三、實(shí)行戰(zhàn)略本錢治理來指導(dǎo)采購本錢控制

　　1、估算供給商的產(chǎn)品或服務(wù)本錢。我們以前的采購治理只是過多夸大公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購本錢的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供給商的本錢狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動地位�？梢酝ㄟ^參觀供給商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供給商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供給商的本錢。在估計(jì)供給商本錢并了解哪些材料占本錢比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供給商一起尋求降低大宗材料本錢的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料本錢。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供給商建立長期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供給商碰到賠錢的地步。

　　2、對競爭對手進(jìn)行。對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的本錢態(tài)勢如何。我們的上風(fēng)在哪里，對手的上風(fēng)在哪里，上風(fēng)和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、治理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持上風(fēng)進(jìn)手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。

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