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淺談會計電算化信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)建
內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實現(xiàn)其經(jīng)營治理目標，完成受托責任的一種手段，在企業(yè)內(nèi)部治理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善內(nèi)部控制制度對進步企業(yè)治理水平、防止錯誤、杜盡舞弊以及保護投資者的正當權(quán)益并保證資本市場的有效運行具有重要的意義。企業(yè)內(nèi)部控制制度是衡量現(xiàn)代企業(yè)治理水平的重要標志，會計電算化是會計工作發(fā)展的必然趨勢，會計電算化信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的特殊形式，會計電算化信息系統(tǒng)的發(fā)展必然會給企業(yè)內(nèi)部控制帶來新的題目和挑戰(zhàn)。一、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制帶來的影響
(一)企業(yè)內(nèi)部控制形式的變化
電子計算機不僅具有高速、穩(wěn)定、方便、快捷的特點，還有很強的邏輯判定和邏輯分析能力，這樣就使得內(nèi)部控制形式在兩方面發(fā)生了變化：一方面手工會計下的一些內(nèi)部控制措施在電算化后失往了存在的必要性。會計賬務(wù)的集中處理，使會計部分一些傳統(tǒng)的人工控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了，取而代之的是計算機的內(nèi)部控制，如用友u8的試算平衡、對賬等；另一方面手工會計下的一些內(nèi)部控制措施，在電算化后直接改為由計算機內(nèi)部自動控制，如余額和發(fā)生額的平衡檢查。由此可見，電算化會計除了“人”這個執(zhí)行控制的主體外，更多的控制方法主要是通過會計軟件來實現(xiàn)的。因此，實行會計電算化以后，內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工和程序共同控制。
(二)企業(yè)內(nèi)部控制范圍的變化
傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計算機技術(shù)的引進，給會計工作增加了新的內(nèi)容，也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性，使內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，還包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制，系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操縱治理、系統(tǒng)治理員、系統(tǒng)維護職員等的崗位責任制度等。
(三)企業(yè)內(nèi)部控制對象的變化
由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ�、機控制為主，在手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易在發(fā)生時，有于該項交易有關(guān)的信息可由業(yè)務(wù)職員直接輸進計算機，并由計算機自動記錄、原先使用的每項交易的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。
(四)存儲介質(zhì)的變化
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表，它們以手工的紙質(zhì)形式形成會計職員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改。則輕易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)被直接記錄于磁盤或光盤上，是肉眼不可見，很輕易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可以作到不留痕跡，這樣就很難辨別出哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的題目。
(五)網(wǎng)絡(luò)化帶來的新題目
近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化會計信息系統(tǒng)的日趨普及，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補了單機電算化系統(tǒng)的不足，這些無疑進步了企業(yè)間或企業(yè)內(nèi)部各部分的信息溝通率，使企業(yè)在現(xiàn)代競爭中占據(jù)時間上的上風，但也對企業(yè)的內(nèi)部控制提出新的要求。第一，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，過往以計算機機房為中心的安全措施已不適用。第二，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放特性，給一些非善意訪問者以可乘之機。第三，計算機病毒的猖獗也為互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)帶來更大的風險。因此，網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制的先進技術(shù)手段。
綜上所述，實現(xiàn)會計電算化后，很多手工會計信息系統(tǒng)長期積累的傳統(tǒng)的、行之有效的內(nèi)部控制方式已不能滿足會計電算化的要求，這就迫使我們必須針對會計工作的新變化、新情況建立和完善會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。
二、電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制構(gòu)建
會計電算化后，控制方式是人機結(jié)合，以計算機控制為主，控制的要求更加嚴格，控制的內(nèi)容更為擴大。下面就從以下幾個方面來討論如何加強內(nèi)部控制：
(一)會計電算化信息系統(tǒng)的一般控制
1.組織控制
根據(jù)企業(yè)的規(guī)模及會計軟件的核算功能，設(shè)立軟件操縱員、電算主管員、系統(tǒng)治理員、系統(tǒng)維護員、檔案治理員等崗位，這些崗位可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須作到不相容職務(wù)的分離。不相容的職務(wù)主要有軟件開發(fā)與軟件操縱、數(shù)據(jù)維護治理操縱與電算審核、數(shù)據(jù)錄進與審核記賬、系統(tǒng)操縱與系統(tǒng)檔案治理等，系統(tǒng)治理員給職務(wù)不相容的崗位不同的操縱權(quán)限，通過建立健全各崗位之間的內(nèi)控制度，使不同崗位、不同職務(wù)互相監(jiān)視、互相制約，從而達到防止會計電算化舞弊、保證會計信息真實的目的。
2.硬件控制
硬件控制也稱為工作環(huán)境控制，是系統(tǒng)正常工作必不可少的條件條件，作為軟件依托的硬件設(shè)備，其性能的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣、處理能力的強弱，直接關(guān)系到會計信息系統(tǒng)處理過程的正確性和可靠性。
3.軟件控制
在采用會計軟件時，必須進行嚴格的檢查和測試，查看該軟件是否具有容錯和糾錯能力，確定軟件的合格、合規(guī)。另外，企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導致使用中軟件進行修改，會計電算化系統(tǒng)經(jīng)過一段時間使用也會出現(xiàn)一些需要進行修改的地方。因此，要建立修改會計核算軟件的審批和監(jiān)視制度。要留意的是，電算化系統(tǒng)操縱員不能參與會計軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)打印后存檔。
4.數(shù)據(jù)控制
數(shù)據(jù)控制主要是指對數(shù)據(jù)的安全控制，數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財務(wù)信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標是要作到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵進。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復與重建等。
5.網(wǎng)絡(luò)的安全控制
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展，企業(yè)應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，網(wǎng)絡(luò)安全性指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。
(1)周界控制
它是通過對安全區(qū)域的周界實施控制來達到保護區(qū)域內(nèi)部系統(tǒng)的安全性目的。它是預(yù)防一切實行外來攻擊措施的基礎(chǔ)，主要內(nèi)容包括：①設(shè)置外部訪問區(qū)域，明確企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的邊界，防止“黑客”通過網(wǎng)絡(luò)進進系統(tǒng)；②建立防火墻，在內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間的界面上構(gòu)造保護屏障，防止非法進侵、非法使用系統(tǒng)資源。
(2)訪問控制 訪問包括文件傳遞、電子郵件、網(wǎng)上會計信息查詢等，由于互連網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個全方位開放的系統(tǒng)，對社會大眾的網(wǎng)上行為實際上是不可控的。因此，企業(yè)應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)外部訪問區(qū)域內(nèi)采取相應(yīng)防護措施。外部網(wǎng)絡(luò)的訪問控制主要有：①在網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)中設(shè)置多重口令，對用戶的登陸名和口令的正當性進行檢查；②公道設(shè)置網(wǎng)絡(luò)資源的屬主、屬性和訪問權(quán)限；③對網(wǎng)絡(luò)進行實時監(jiān)視，找出并解決網(wǎng)絡(luò)上的安全題目；④審計與跟蹤，包括對網(wǎng)絡(luò)資源的使用、網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)記賬等方面的記錄和分析。
(3)數(shù)據(jù)通訊控制
數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故而采取的內(nèi)部控制措施，企業(yè)應(yīng)采取各種有效的手段來保護數(shù)據(jù)在傳輸過程中正確、安全、可靠。在系統(tǒng)的客戶端和服務(wù)端之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進行兩層加密保證數(shù)據(jù)的安全性，使用數(shù)字簽名確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性和完整性。
(4)防病毒控制
在系統(tǒng)的運行與維護過程中應(yīng)高度重視計算機病毒的防范及相應(yīng)的技術(shù)手段與措施�？梢圆扇∪缦驴刂拼胧孩賹Σ恍枰镜赜脖P和軟盤的工作站，盡量采用無盤工作站；②采用基于服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件進行實時監(jiān)控、追蹤病毒；③在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上采用防病毒卡或芯片等硬件；④財務(wù)軟件可掛接或***第三方反病毒軟件，加強軟件自身的防病毒能力；⑤對外來軟件和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)必須經(jīng)過病毒檢查；⑥及時升級本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品。
(二)加強應(yīng)用程序控制
1.輸進控制
電算化會計系統(tǒng)的輸出質(zhì)量，主要取決于輸進數(shù)據(jù)的真實性、正確性和完整性，因此必須嚴格控制輸進數(shù)據(jù)的正確性。在輸進控制中應(yīng)堅持以計算機程序控制為主，原則上盡量采用計算機程序控制。
2.數(shù)據(jù)處理控制
是指對計算機系統(tǒng)進行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動(數(shù)據(jù)驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護、訪問、糾錯等等)進行的控制。處理控制是通過計算機程序自動進行的。主要有處理的流程控制、數(shù)據(jù)修改控制、數(shù)占有效性檢驗和程序化處理有效性檢驗。
3.輸出控制
會計信息的輸出包括查詢、打印和向軟盤輸出等形式。內(nèi)容涉及各種會計報表、日記賬、明細賬、總賬等。輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結(jié)果的真實性、完整性和正確性。輸出控制主要包括：輸出數(shù)據(jù)的正確性控制和輸出權(quán)限控制。
(三)加強檔案控制
檔案資料是會計信息的根本性憑據(jù)，也是校驗電算化會計信息的最原始、最可靠的資料，因此，作好會計檔案工作是加強內(nèi)部控制的手段之一。一要依據(jù)《會計檔案治理辦法》制定單位內(nèi)部電算化會計檔案治理制度，電算化會計檔案分別存儲于紙質(zhì)和磁性介質(zhì)上，對此必須進行分類保管，其中紙質(zhì)會計檔案，如會計憑證會計賬簿和財務(wù)會計報告等應(yīng)根據(jù)《會計檔案治理辦法》的規(guī)定妥善保管，保管期限為15年或永久保存。磁性介質(zhì)會計檔案應(yīng)以只讀方式保管并做雙份備份，并盡量采用光盤存儲且分別存放；二要加強電算化會計檔案的保密措施。三是應(yīng)當設(shè)置電算化會計檔案治理崗位。各單位在設(shè)置會計電算化工作崗位時，應(yīng)設(shè)專職或兼職電算化會計檔案治理職員。會計電算化檔案一般不得外借，因恢復歷史數(shù)據(jù)借用時，要經(jīng)單位財務(wù)負責人批準，辦理相關(guān)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄，在恢復歷史數(shù)據(jù)過程中，操縱職員不得將電算化會計檔案的內(nèi)容進行非法刪除和修改，回還時還應(yīng)認真檢查病毒，防止病毒感染。因工作崗位調(diào)整而更換電算化會計檔案治理員時，要辦理移交手續(xù)并編制電算化會計檔案移交清冊；四是要重視改善電算化會計檔案治理的環(huán)境。
(四)加強內(nèi)部審計
內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)視的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求：一是要對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核用度簽字是否符合公司控制制度，憑證附件是否規(guī)范完整；二是要審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；三是要監(jiān)視數(shù)據(jù)保存方式的安全性、正當性、防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；四是要對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞
(五)加強對會計電算化骨干氣力的培養(yǎng)
近年來，會計職員會計電算化知識的缺乏成為制約企業(yè)會計電算化對內(nèi)部控制影響的瓶頸。為充分利用會計電算化上風和所用軟件的功能，處理日常會計電算化實施過程中碰到的題目，緩解技術(shù)壓力，降低咨詢維護用度，建議實施電算化的單位應(yīng)根據(jù)實際情況進行會計電算化方面的人力資源投資，培訓具有較高計算機應(yīng)用與維護能力。熟知財務(wù)軟件知識，對計算機與會計電算化相關(guān)知識熟悉的會計職員，既可進步本單位會計電算化應(yīng)用水平。又可加強會計內(nèi)部控制，企業(yè)通過會計內(nèi)部控制活動，達到資產(chǎn)保值增值的目的。
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