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淺談電算化會計內部控制
摘 要 機的，給財務核算工作帶來了深刻的變革，同時也給單位的內部控制制度的設置帶來了前所未有的。通過對手工與電算化會計內部控制的比較，就如何建立健全電算化會計內部控制制度，從制度控制和程序控制兩方面進行了探討。關鍵詞 財務指標 會計 電算化 內部控制
1 引言
會計電算化是應用計算機技術來完成原來傳統(tǒng)手工完成的會計工作，與手工作業(yè)相比具有運算速度快、存儲容量大、檢索查詢快捷、數(shù)據(jù)計算正確等特點，可以減少重復性、機械性地勞動，進步工作效率。但是，實現(xiàn)會計電算化也為各單位的內部控制帶來了很多新題目，對原有內部控制制度造成極大沖擊，使其在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。和建立電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制題目就十分重要和緊迫。
2 關于手工會計的內部控制
在手工會計系統(tǒng)中，業(yè)務的發(fā)生，應取得和填制原始憑證，會計職員對原始憑證審核無誤后，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記各種賬簿，期末根據(jù)賬簿和其他資料編制會計報表，每一步都有文字記錄，都有經手人簽字，都有直接的責任人，因此，手工會計的內部控制一般都從以下三個方面實施：
（1）會計職員的崗位責任制。手工會計的財務部分按經濟業(yè)務的性質和各種會計工作的崗位分工，分成若干不同的智能組，如出納組、資金組、本錢組、往來組等，這種分工使得各智能組成員只能負責一個特定業(yè)務領域的治理與核算工作，并接受有關職員的稽核，在這種組織形式下，各崗位和不同的會計職員均有特定的工作范圍，職員之間不得越權，在會計主管的監(jiān)視和指揮下，形成比較嚴密的會計內部控制網，因而不易出現(xiàn)錯誤和發(fā)生舞弊行為，即使是發(fā)生錯誤，也可以通過核對會計記錄，在明確責任后能夠及時得到糾正。
（2）經濟業(yè)務的授權、審批及復核。手工會計的組織機構中，應分別確定治理者的授權范圍及執(zhí)行人的權限與責任，任何經濟業(yè)務的發(fā)生，都是經過有關經手人、證實人簽字，經主管職員的審批，并由另外一個到多人進行復核，以預防和及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務發(fā)生時所產生的錯誤或舞弊行為。
（3）賬簿體系的相互牽制。在手工會計中，憑證、賬簿、報表按一定的程度分別由不同的職員記錄、登記和編制，且定期對實物資產進行盤點和對銀行存款和往來賬項進行核對，要求做到賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對，并保證其相符。這樣，對各種資產治理與核算的相關職員無形中增加了控制功能，此外，會計主管和各職能組負責人隨時可以通過審查憑證、賬簿和報表，觀察經濟業(yè)務的公道正當性。
3 關于電算會計的內部控制
在電算會計下，會計業(yè)務同一由計算機完成，一定程度上減少了數(shù)據(jù)的差錯，但會計工具、會計信息的載體發(fā)生了根本變化，通訊代替了憑證和數(shù)據(jù)的傳遞。因此，有些手工會計的內部控制已難以發(fā)揮作用，產生了新的電算會計內部控制，電算會計的內部控制包括兩方面：
（1）程序控制。這是指依靠計算機程序（軟件）對會計核算進行內部控制，以實現(xiàn)系統(tǒng)地自我保護。這種自我保護的內部控制往往比通過各種治理制度實現(xiàn)的控制更為有效，主要包括：輸進控制，保證輸進到計算機中的會計數(shù)據(jù)都經過了嚴格的審核，并且所有的會計信息都是正確的。它還包括原始憑證錯誤的拒盡輸進、更正和再輸進；輸出控制，輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性，保證輸出的接觸職員僅限于經過授權的職員。
（2）制度控制。制度控制一般是以治理制度的形式實施的，即由主管部分制定一系列的規(guī)章制度，監(jiān)視會計部分實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。主要包括：組織和人事治理制度、操縱治理制度、文檔治理制度、機房治理制度、系統(tǒng)開發(fā)和維護制度等。但這些制度都不是一成不變的，應根據(jù)實際情況及時加以修改、完善。
4 分析比較手工會計與電算會計內部控制，建立健全電算化系統(tǒng)治理的內部制度
電算會計的內部控制與手工會計的內部控制相比，由于電算會計仍用復式記賬法，其內部控制的目的沒有變，過往的一些行之有效、的治理制度和控制方法依然沒有變。但是，在手工會計中，會計職員的分工和崗位責任制，其憑證、賬簿、報表都是由不同的職員審核和登記的，不經授權的人想要瀏覽全部信息是比較困難的；電算化后，由于功能和知識高度集中，導致職能集中，原來手工操縱中不宜合并的崗位，在電算會計中可以合并，某些會計職員既可以從事數(shù)據(jù)的輸進處理，又可以負責數(shù)據(jù)的輸出報送，他們可能在數(shù)據(jù)的來源的相互關系、如何處理、分配及輸出的使用等方面具有具體的知識，也熟悉內部控制的缺陷，這就可能使他們在未批準的情況下直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改和操縱處理，加大了出現(xiàn)錯誤與弊真?zhèn)�風險。
加強手工中職員的職責分工，不同的賬簿由不同的職員登記，互相牽制，幾個人同時出現(xiàn)同樣錯誤的可能性是很小的，在對賬過程中會發(fā)現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)的錯誤；而電算會計的所有數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證，只要一次輸進或轉進，系統(tǒng)就會一氣呵成，自動進行多項工作，固然不存在賬證、賬賬、賬表不相符的情況，可一旦出錯，將引發(fā)會計憑證、賬簿甚至報表的一系列錯誤。另外，手工會計存儲數(shù)據(jù)主要是用紙質材料，電算會計中數(shù)據(jù)文件的存儲介質大多是磁性材料，存儲在上面的數(shù)據(jù)文件只有經過相應的設備方可閱讀，其直觀性較差，并且修改、擦除和復制均不會留下痕跡。
此外，磁性介質在受熱、受潮或強電磁場等的下，都會造成會計信息的丟失。手工會計在紙質材料上記錄數(shù)據(jù)，每一步都有文字記錄，包括經手人、審核人、負責人都要簽字，出現(xiàn)差錯輕易追查，電算化后集中于電腦系統(tǒng)，追查責任困難。這些導致系統(tǒng)不安全的因素必須在系統(tǒng)設計和治理制度上加以控制，隨著電算會計的越來越普及，為保證會計信息的質量，應從以下幾方面加強控制：
（1）嚴格機構和職員的治理與控制。會計核算軟件投進正式使用后,對原有會計機構必須做相應調整,對各類職員制定崗位責任制度，會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位，基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案治理等工作崗位；電算化會計崗位包括直接治理、操縱、維修機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位，機構調整必須同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。
（2）嚴格系統(tǒng)操縱環(huán)境治理和控制系統(tǒng)。操縱環(huán)境包括系統(tǒng)操縱過程以及系統(tǒng)的維護，操縱過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操縱規(guī)定來實現(xiàn)，操縱規(guī)程應明確職責，操縱程序和留意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交***手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，規(guī)定軟盤專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括:定期進行檢查并做好記錄；在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障并做好記錄。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。
（3）建立計算機房治理制度。具體措施包括:對進進機房內的職員進行嚴格審查；保證機房設備安全的措施，如機房防火規(guī)定等；保證計算機正常運行措施，如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施，如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定；修改會計核算軟件的審批和監(jiān)視制度，如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經單位總會計師批準等。
（4）建立健全的檔案治理制度。這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案治理一般通過制定與實施檔案治理制度來實現(xiàn)，一般包括:存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)治理員的簽章才能存檔保管；各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
隨著技術的逐漸成熟與完善，會計信息系統(tǒng)的內部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，建立完善的內部控制制度，才能適應制度建設和全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。
1 楊先順.會計電算化[M].北京：出版社，2002
2 鐘愛軍.會計電算化教程[M].北京：出版社，2004
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