淺論電算化會計(jì)系統(tǒng)中核心部分的業(yè)務(wù)處理方法

論文關(guān)鍵詞：填制憑證；登記帳簿；編制報表　　論文摘要：“填制憑證”、“登記帳簿”、“編制報表”仍然是電算化會計(jì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會計(jì)仍然是以形成“憑證”、“帳簿”、“報表”;等會計(jì)檔案資料為主要任務(wù)形式。
　　
　　
　　 1 電算化會計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記帳簿”的處理方法
　　
　　在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，會計(jì)憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類憑證的處理方法，在各個會計(jì)核算軟件中有所不同。
　　記帳憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證登記的，有的會計(jì)核算軟件是要求財(cái)會職員手工填制好記帳憑證，再由操縱職員輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)；有的會計(jì)核算軟件是要求財(cái)會職員根據(jù)原始憑證，直接在計(jì)算機(jī)屏幕上填制記帳憑證；有的會計(jì)軟件是要求財(cái)會職員直接將原始憑證輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)輸進(jìn)的原始憑證數(shù)據(jù)自動編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區(qū)別只在一個是輸進(jìn)已經(jīng)手工寫好的記帳憑證，一個是邊輸進(jìn)邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸進(jìn)電子計(jì)算機(jī)。而最后一種方法與前兩種有很大的差別，是由計(jì)算機(jī)來做記帳憑證。
　　登記會算帳簿一般分兩個步驟進(jìn)行，首先是由計(jì)算機(jī)根據(jù)會計(jì)憑證自動登記機(jī)內(nèi)帳簿，其次是把機(jī)內(nèi)會算帳簿打印輸出。
　　
　　2 電算化會計(jì)系統(tǒng)中的“填制憑證”及“登記帳簿”的特點(diǎn)
　　
　　2．1 憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)類型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會計(jì)分錄中的會計(jì)科目必須在設(shè)置的會計(jì)科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細(xì)科目；根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否具有某些項(xiàng)目，如往來單位、結(jié)算單據(jù)號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必?zé)o科目、非法對應(yīng)科目等；編號可以自動連續(xù)；日期可以限制順序等。
　　2．2 鍵盤操縱較之手工處理的“筆誤”更輕易發(fā)生“誤操縱”，因而“;憑證填制”在操縱功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。
　　2．3 填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統(tǒng)的審核可在程序中再次檢驗(yàn)憑證的正確性。
　　2．4 “登記帳簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統(tǒng)可根據(jù)需要隨時對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且正確；計(jì)算機(jī)不會因疏漏出現(xiàn)總帳與明細(xì)帳登記結(jié)果不一致的情況，當(dāng)然在記帳之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。
　　2．5 “登記帳簿”只是憑證數(shù)據(jù)的確認(rèn)過程，而不是抄寫或復(fù)制過程。這一簡單的過程明確了“工作底稿”與正式會計(jì)檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
　　
　　3 電算化會計(jì) “填制憑證”內(nèi)容的輸進(jìn)方法
　　
　　3．1 業(yè)務(wù)摘要輸進(jìn)
　　憑證輸進(jìn)中有很多常用會計(jì)詞匯，而不少會計(jì)軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預(yù)先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸進(jìn)憑證時調(diào)用自定義詞匯，可進(jìn)步輸進(jìn)速度。如金蝶軟件提供兩種快速復(fù)制摘要的功能，在下一行中按“……”可復(fù)制上一條摘要，按“//”可復(fù)制第一條摘要。同時，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫，在錄進(jìn)憑證過程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引進(jìn)摘要。
　　3.2 科目代碼輸進(jìn)
　　很多會計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計(jì)職員記不正確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸進(jìn)此類科目時，只輸進(jìn)到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸進(jìn)的上級科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在四周，省往多余的翻頁查找操縱。會計(jì)科目獲取按F7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調(diào)出會計(jì)科目代碼。
　　3.3業(yè)務(wù)金額輸進(jìn)
　　在輸進(jìn)完多貸或多借的分錄后，輸進(jìn)一貸或一借分錄的金額時可參照合計(jì)欄中的金額輸進(jìn)，省往人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄進(jìn)的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格”鍵即可；若要輸進(jìn)負(fù)金額，在錄進(jìn)數(shù)字后再輸進(jìn)“-”號即可；金額借貸自動平衡---“CTR F7”；憑證保存---F8。
　　3.4會計(jì)分錄編制
　　會計(jì)分錄盡可能細(xì)。在編制記賬憑證時，應(yīng)盡可能地具體，甚至可以每張?jiān)�始憑證編制一條分錄，摘要也應(yīng)具體說明。沖減收進(jìn)或用度以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸進(jìn)收進(jìn)和用度類科目的記賬憑證時，假如發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收進(jìn)或用度，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸進(jìn)到與該類科目的余額相同的方向，收進(jìn)類為貸方，用度類為借方�！　�會計(jì)分錄是記帳的直接依據(jù)，根據(jù)會計(jì)分錄登記帳簿時，會計(jì)實(shí)務(wù)要求做到帳證相符。傳統(tǒng)的手工會計(jì)方式下某些會計(jì)分錄是經(jīng)過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中往的。會計(jì)上，期間用度類帳戶一般是借方分析多欄式明細(xì)帳，平時發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結(jié)轉(zhuǎn)用度帳戶時，才從貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額。例如：“壞帳預(yù)備”是按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳預(yù)備”期末貸方余額大于按照“應(yīng)收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“治理用度”，傳統(tǒng)手工會計(jì)分錄如下：
　　借：壞帳預(yù)備×××
　　貸：治理用度×××
　　會計(jì)職員根據(jù)這個會計(jì)分錄登記“治理用度”明細(xì)帳時，由于“治理用度”是借方分析式多欄帳且平時不出現(xiàn)貸方發(fā)生額，會計(jì)職員必須經(jīng)過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍(lán)字）登記到“治理用度”相應(yīng)明細(xì)帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計(jì)中，計(jì)算機(jī)記帳不可能象人腦那樣分析，它會盡不猶豫地登記到“治理用度”相應(yīng)明細(xì)帳戶的貸方，從而造成手工與機(jī)器登記的治理用度借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計(jì)報表編制的正確性（計(jì)算機(jī)自動編表一般是用“治理用度”帳戶的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統(tǒng)會計(jì)不規(guī)范處理所致。會計(jì)職員應(yīng)適應(yīng)這種變化，將會計(jì)分錄變換成如下分錄，就不會出現(xiàn)上述題目。
　　借：治理用度×××（紅字）
　　貸：壞帳預(yù)備×××（紅字）
　　實(shí)務(wù)中，還有一種編制會計(jì)分錄的做法也需要加以規(guī)范。例如：某采購員出差借款4000元，采購回來報銷，差旅費(fèi)及補(bǔ)助等共支出3200元。假設(shè)借款時已作其他應(yīng)收款處理，該采購員所花的用度記進(jìn)“治理用度”。傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會計(jì)分錄：
　　借：現(xiàn)金800
　　貸：其他應(yīng)收款-××4000
　　這治理用度－3200
　　這樣在計(jì)算機(jī)帳務(wù)系統(tǒng)中，若定義的憑證類型是收、付、轉(zhuǎn)形式，以收款憑證錄進(jìn)該憑證，又會產(chǎn)生上述同樣的題目，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（800）和一張轉(zhuǎn)帳憑證（3200），會計(jì)分錄如下：
　　借：現(xiàn)金800
　　貸：其他應(yīng)收款800
　　借：治理用度3200
　　貸：其他應(yīng)收款3200
　　3.5 改錯更正
　　發(fā)生錯賬，假如是當(dāng)月的未登記賬憑證，可直接修改，假如是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計(jì)核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會計(jì)期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài)，再加以修改。
　　
　　4 編制會計(jì)報表
　　
　　編制會計(jì)報表工作，在通用會計(jì)軟件中都是由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行的，一般都有一個可由用戶自定義報表的報表天生功能模塊，它可以定義報表的格式和數(shù)據(jù)來源等內(nèi)容，這樣無論報表如何變化也都可以適應(yīng)�！兑�(guī)范》規(guī)定：“會計(jì)報表之間、會計(jì)報表各項(xiàng)目之間，凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字，應(yīng)該相互一致。本期會計(jì)報表與上期會計(jì)報表之間有關(guān)的數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接”，多數(shù)會計(jì)報表軟件都具備按照這一規(guī)定自動進(jìn)行核對的功能。
　　編制會計(jì)報表，是會計(jì)工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)識性工作。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。
　　在會計(jì)核算軟件中，編制會計(jì)報表分為兩個步驟。第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是“會計(jì)報表格式設(shè)計(jì)”;，二是“數(shù)據(jù)來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計(jì)期間，即可自動天生當(dāng)期會計(jì)報表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會計(jì)報表可以長期使用。天生會計(jì)報表的過程快速正確，可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會計(jì)報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
　　由于會計(jì)報表軟件帶來的方便性，較之傳統(tǒng)會計(jì)方法，可以編制更多、更具體的會計(jì)報表，為治理提供更及時、更有用的會計(jì)信息。

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