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河北省中小企業(yè)會計信息化實施策略研究
【摘 要】 調(diào)查顯示,河北省中小企業(yè)的信息化意識較差,信息治理技術落后,信息利用率低,在競爭中處于極為不利的地位。面對新的經(jīng)濟形勢,中小企業(yè)應統(tǒng)籌規(guī)劃,加強會計信息化系統(tǒng)的功能,進步信息處理能力。【關鍵詞】 中小企業(yè); 會計信息化; 實施
一、河北省中小企業(yè)會計信息化發(fā)展的現(xiàn)狀
根據(jù)河北省中小企業(yè)信息化建設的抽樣調(diào)查,在企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的建設和整合中,全部實現(xiàn)計算機輔助設計系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、信息治理系統(tǒng)的企業(yè)不足10%;作為企業(yè)電子商務最核心的企業(yè)資源計劃系統(tǒng),目前已實現(xiàn)的企業(yè)僅占2.9%。而在廣州,企業(yè)已有近70%的業(yè)務行為是在互聯(lián)網(wǎng)上完成的,福建省的企業(yè)也有近50%的業(yè)務行為在網(wǎng)上完成。可以看出河北省中小企業(yè)信息化存在著很大的反差。
中小企業(yè)信息化程度直接影響著全省經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展,利用先進信息技術努力進步自身的治理水平是中小企業(yè)普遍面臨的重要課題。信息化建設悄然地改變著省內(nèi)廣大中小企業(yè)的生存與運營模式。中小企業(yè)推進信息化,可以為企業(yè)節(jié)約大量本錢,使企業(yè)員工進步工作效率并規(guī)范企業(yè)的多層次全方位治理,在企業(yè)與外界之間,可幫助企業(yè)實現(xiàn)電子商務模式。以此拓寬交流范圍,縮短交流的時間、豐富交流方式,可協(xié)助維護企業(yè)與社會之間良好的關系。因此,企業(yè)信息化是根治中小企業(yè)頑癥的一劑良藥,通過企業(yè)信息化的改造,能迅速改善中小企業(yè)的經(jīng)營狀況,進步市場競爭力。可是中小企業(yè)信息化基礎設施的改造需要大量資金,運行系統(tǒng)的維護治理還需要高素質的人力資源,這在大型企業(yè)或許不是什么題目,而對中小企業(yè)來說,恰正是一道難以逾越的門檻。
二、河北省中小企業(yè)會計信息化進程中存在的題目
(一)缺乏對自身會計信息化條件的正確評估
河北省中小企業(yè)普遍對自身治理上存在的題目、自身信息化的基礎缺乏正確的評價。事實上,不同類型的企業(yè)會計信息化矛盾點完全不同。自身題目的發(fā)現(xiàn)決定著會計信息化目標的確定,進而決定會計信息化實施是否成功。由于會計信息化評估體系的缺乏,導致企業(yè)信息化目標不明確,甚至對是否實施信息化持觀看態(tài)度,不了解治理上哪些題目正嚴重制約企業(yè)的發(fā)展。
(二)會計信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)風險控制體系亟待建立
會計信息化從初始應用到階段式推廣及至全面發(fā)展,從簡單的會計業(yè)務處理到建立較為完整的財務軟件系統(tǒng),從資源利用效率較低的單機操縱到資源高度共享的會計軟件網(wǎng)絡化的實施,在河北省取得了明顯的成效。也恰正是由于網(wǎng)絡系統(tǒng)的飛速發(fā)展將計算機網(wǎng)絡固有的安全隱患暴露出來,比如硬件選配不當、傳輸媒介不安全、計算機病毒的腐蝕等等,給信息系統(tǒng)帶來極大的威脅。調(diào)查發(fā)現(xiàn),全省約30%的中小企業(yè)為了規(guī)避網(wǎng)絡風險不愿建立會計信息系統(tǒng)。
(三)會計網(wǎng)絡化缺乏系統(tǒng)性
會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)。從治理的層面來看,會計信息系統(tǒng)本身就是面向治理的。然而目前企業(yè)只能應用財務軟件中的會計核算功能,而沒有將其治理職能充分發(fā)揮出來。因此,軟件只憑借先進的計算機技術而不能與深層的治理目標及治理思想相融合是無法給企業(yè)帶來價值增值的。調(diào)查結果顯示,全省53%的中小企業(yè)軟件開發(fā)沒有從企業(yè)的客觀需要出發(fā),與企業(yè)治理目標和治理思想不融合,所建立的會計信息系統(tǒng)不能充分發(fā)揮其功能。
(四)對于硬件的熟悉有偏差
河北省大部分中小企業(yè)實施了會計電算化,但不少企業(yè)盲目地追求會計電算化的實施程度,以硬件的高檔配置顯示會計電算化的深進程度,盲目追求硬件的超前性,導致硬件購置、布局嚴重地不符合企業(yè)規(guī)模,沒有以本錢效益原則和業(yè)務性質及治理目標為依據(jù),造成了資金的嚴重浪費,這種現(xiàn)象在中小型企業(yè)中尤為普遍。
(五)對ERP熟悉有偏差
像對待office等軟件一樣,很多中小企業(yè)把ERP完全等同于一套普通的辦公軟件系統(tǒng),沒有意識到ERP更是一個有力的治理工具。這種熟悉上的錯誤導致很多企業(yè)將ERP項目預算的90%都花在購買功能齊全的ERP軟件系統(tǒng)上,而忽視了對職員的培訓和系統(tǒng)流程的調(diào)整。經(jīng)過對河北省部分中小企業(yè)工作職員訪談發(fā)現(xiàn),很多使用了ERP的部分負責人以為ERP的功能僅僅停留在庫存、物流、會計等層次的治理上。
(六)軟件功能單一,數(shù)據(jù)共享程度不高
1.會計信息系統(tǒng)孤立于其他系統(tǒng)之外
目前財務軟件之間兼容性不強,產(chǎn)生大量應用題目。在同一行業(yè)內(nèi)部,由于軟件開發(fā)沒有從行業(yè)的整體角度出發(fā),采用同一的或者是標準的數(shù)據(jù)接口和使用方法,導致報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟黄ヅ�。在同一部分�?由于購買者只考慮財務部分工作的需要,沒有從整個單位信息治理的高度出發(fā),結果導致財務部分和其他部分信息的中斷,其他部分不能通過網(wǎng)絡有效地共享財務部分的信息,無法真正滿足企業(yè)治理信息系統(tǒng)對信息傳輸和處理的要求。
2.簡單利用計算機替換手工會計業(yè)務,會計流程難以滿足治理多層次的需要
調(diào)查中發(fā)現(xiàn),全省很多中小企業(yè)在會計信息化過程中,僅僅利用了其中的財務核算功能,簡單地把手工會計業(yè)務利用計算機往完成了,而沒有利用信息化系統(tǒng)中更強大的治理功能。即當某項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,只是該經(jīng)濟業(yè)務的歷史記錄資料被送到財會部分,這樣就造成會計信息系統(tǒng)只采集組織經(jīng)濟業(yè)務的子集,卻忽略了大量的治理信息。題目在于,會計信息系統(tǒng)提供的賬表已經(jīng)無法滿足信息使用者多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果的需求。
(七)中小企業(yè)信息化缺乏科學的評價體系
當前,關于中小企業(yè)信息化的評價標準不一,經(jīng)常會聽到這樣的評價:目前中國中小企業(yè)的網(wǎng)站普及率已較高,中小企業(yè)的網(wǎng)絡接進基本進進寬帶時代;90%以上的中小企業(yè)已接進互聯(lián)網(wǎng),60%的企業(yè)的計算機已全部聯(lián)網(wǎng);90%以上的中小企業(yè)使用ADSL等寬帶接進互聯(lián)網(wǎng)。但是,這樣的指標能夠反映中小企業(yè)信息化的水平嗎?
三、河北省中小企業(yè)會計信息化實施策略
(一)建立會計信息化實施評價指標體系
會計信息化指標評價是會計信息化體系的重要構成內(nèi)容,選擇恰當?shù)姆椒ㄔu價會計信息化指標,對于推動會計信息化建設,真實反映會計信息化水平,引導會計信息化的實施,無疑具有重要的作用。根據(jù)企業(yè)實際情況,這里選定以下幾個方面作為企業(yè)信息化程度的評價指標。
1.組織治理指標
企業(yè)對于會計信息化建設的組織治理包括企業(yè)對會計信息化的重視程度;例會、計劃和總結項目的多少;投資預算比例和維護經(jīng)費預算等幾個方面。
2.基礎設施建設指標
基礎設施建設指信息化使用平臺的建設,如投資預算的實際使用率;計算機聯(lián)網(wǎng)率;人均計算機數(shù)目;系統(tǒng)軟件綜合水同等方面。
3.應用實績指標
應用實績指的是在會計信息化系統(tǒng)運行過程中,會計信息化目標與企業(yè)的整個戰(zhàn)略規(guī)劃一致程度;會計信息化解決實際治理題目的能力;會計信息化能否帶來持久的競爭上風;會計信息化的計劃控制效果等。
4.職員素質指標
職員素質指企業(yè)信息化工作職員自身素質和工作能力,包括大學畢業(yè)生的比重;信息化技能普及率;信息化知識更新情況;信息化故障排除率等方面。
5.信息安全指標
信息安全指標指企業(yè)實行會計信息化所處環(huán)境的安全程度,包括工作職員信息安全意識;信息安全設施水平;數(shù)據(jù)備份頻率等方面。
以上指標是企業(yè)會計信息化程度的標志,但是不同的企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)信息化所處的環(huán)境建立更加具有可操縱性的指標體系,不必局限于此。評價指標設定以后,可以采用模糊綜合評判法進行權重的確定,具體思路不在此贅述。
(二)加快企業(yè)信息化建設進程
1.業(yè)務處理集成化
河北省中小企業(yè)的治理,各部分之間、各種業(yè)務之間在分工上進一步細化的同時,相互之間的關聯(lián)越來越緊密,運作也是更加精密,企業(yè)治理系統(tǒng)正向著對企業(yè)“人、財、物、產(chǎn)、供、銷,時間、空間”各個方面綜合的方向發(fā)展。實現(xiàn)網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng),就要求網(wǎng)絡技術不能單獨片面地針對于某單一部分,即企業(yè)所選擇的網(wǎng)絡方案中財務系統(tǒng)和其他各業(yè)務部分治理系統(tǒng)做到“無縫連接”,以實現(xiàn)企業(yè)財務、業(yè)務的一體化。
2.適度的系統(tǒng)開放和資源共享
會計系統(tǒng)的開放性主要體現(xiàn)在會計信息的表露內(nèi)容和發(fā)布方式上。網(wǎng)絡系統(tǒng)可以及時表露國內(nèi)或國外有關企業(yè)的會計信息,企業(yè)外部的治理部分、投資者、債權人等信息使用者,通過計算機網(wǎng)絡可以有效地獲取自己關心的綜合會計信息,使用系統(tǒng)提供的應用程序對所獲得的明細信息進一步加工,天生自己所需的財務會計綜合信息。但是,由于資金、人才等因素的限制,中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)安全防范能力相對較低,應在保證系統(tǒng)安全的條件下適度開放系統(tǒng)和資源共享。
3.利用SAAS實現(xiàn)會計網(wǎng)絡化
隨著技術的發(fā)展,如今利用SAAS模式實現(xiàn)會計網(wǎng)絡化為國外的中小企業(yè)所熱衷。SAAS是Software-as-a-service(軟件在線服務)的簡稱,是在21世紀興起的一種完全創(chuàng)新的軟件應用模式。它是一種通過Internet提供軟件的模式,廠商將應用軟件同一部署在自己的服務器上,客戶可以根據(jù)自己的實際需求,通過互聯(lián)網(wǎng)向廠約定購所需的應用軟件服務,按定購的服務多少和時間是非向廠商支付用度,并通過互聯(lián)網(wǎng)獲得廠商提供的服務。用戶不用再購買軟件,而改用向提供商租用基于Web的軟件,來治理企業(yè)經(jīng)營活動,且無需對軟件進行維護,服務提供商會全權治理和維護軟件,軟件廠商在向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)應用的同時,也提供軟件的離線操縱和本地數(shù)據(jù)存儲,讓用戶隨時隨地都可以使用其定購的軟件和服務。SAAS具有低建設本錢、低維護本錢、低應用門檻、低投進風險等四大基本特點。對很多中小企業(yè)來說,該模式無疑是最合適的。
(三)會計信息化風險治理策略
1.會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制策略
傳統(tǒng)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制機制與手段已不適應網(wǎng)絡環(huán)境,根據(jù)網(wǎng)絡的特點,控制范圍應由原來單一的財務部分轉變?yōu)樨攧詹糠趾陀嬎銠C治理部分共同控制�？刂品绞綉蓡渭兊氖止た刂妻D化為組織控制、手工控制和程序控制相結合的全面內(nèi)部控制。會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可分為一般控制和應用控制兩種。一般控制是指對整個數(shù)據(jù)處理活動的總體控制,主要是對會計信息系統(tǒng)的組織開發(fā)、操縱和文檔資料、安全等環(huán)節(jié)進行綜合控制。中小企業(yè)因其規(guī)模較小、一般不采用自行開發(fā)系統(tǒng)的方式實現(xiàn)會計信息化,所以一般控制的重點應放在組織控制、操縱控制和系統(tǒng)安全控制上。應用控制則是指在會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸進、通訊、處理和輸出環(huán)節(jié)所采用的控制程序和措施。
2.會計信息安全策略
保障會計信息安全的措施有三個方面的內(nèi)容:一是采用有效安全技術,網(wǎng)絡財務軟件應采用兩層加密技術。為防止非法用戶竊取機密信息和非授權用戶越權操縱數(shù)據(jù),在系統(tǒng)的客戶端和服務器之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進行兩層加密。第一層加密采用標準SSL協(xié)議,該協(xié)議能夠有效地防破譯、防篡改、防重發(fā);第二層加密采用私有的加密協(xié)議,該協(xié)議不公然,并且有非常高的加密強度。二是制定和實施安全治理措施。企業(yè)應按照會計信息化的要求按責、權、利相結合的原則,建立健全和實施會計崗位責任制度、安全日志制度等。
3.會計信息系統(tǒng)網(wǎng)絡安全策略
為保護企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全,首要的措施是防火墻技術。防火墻是一個由軟件系統(tǒng)和硬件設備組合而成的,對非法進侵、非法使用系統(tǒng)資源等情況,執(zhí)行安全治理措施,記錄所有可疑事件。其次,在網(wǎng)絡系統(tǒng)應積極采用反病毒技術。在系統(tǒng)的運行與維護過程中應高度重視計算機病毒的防范及相應的技術手段與措施。最后,及時做好備份工作。備份是防止網(wǎng)絡財務系統(tǒng)意外事故最基本、最有效的手段,它包括硬件備份、系統(tǒng)備份、財務軟件系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份四個層次。
(四)加快信息化人才的培養(yǎng)
人才是會計信息化成功之本,會計信息化建設必須培養(yǎng)大量信息化人才。企業(yè)應從自身的實際情況出發(fā),通過各種途徑積極推進員工的再教育工程,進步員工的思想品德、職業(yè)道德、專業(yè)知識、工作技能;通過信息化的教育與培訓,培養(yǎng)既能把握現(xiàn)代化信息技術,又能把握現(xiàn)代會計知識和治理理論與實務的“復合型”人才;同時積極推進會計信息化建設的繼續(xù)教育工作,實現(xiàn)人才培養(yǎng)教育工作的連續(xù)化、規(guī)范化、制度化,不斷進步會計職員的綜合素質和能力。
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