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計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制研究
【摘 要】電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，就其基本原理來(lái)說(shuō)，與手工會(huì)計(jì)并沒(méi)有根本上的區(qū)別，都是為了貫徹執(zhí)行在保護(hù)資產(chǎn)安全、檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性，進(jìn)步治理效率，促進(jìn)遵守財(cái)政法規(guī)、財(cái)經(jīng)紀(jì)律及各種治理政策等方面所制定的組織機(jī)構(gòu)方案和采取的方法措施，但是達(dá)到內(nèi)部控制目標(biāo)的過(guò)程，卻極大地受到數(shù)據(jù)處理方式的影響。電子計(jì)算機(jī)的使用進(jìn)進(jìn)會(huì)計(jì)領(lǐng)域后，改變了數(shù)據(jù)的處理方式，從而使內(nèi)部控制的方法也發(fā)生了很大的變化。【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制
一、在明確職責(zé)分工，理順工作崗位，嚴(yán)格權(quán)限控制方面
明確劃分會(huì)計(jì)職員的職責(zé)，是內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)。根據(jù)財(cái)政部的規(guī)定，會(huì)計(jì)崗位應(yīng)劃分為會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)稽查、出納、會(huì)計(jì)檔案治理等，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，財(cái)會(huì)部分形成了一個(gè)相互制約、相互監(jiān)視的內(nèi)部牽制網(wǎng)烙，因而很少出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象，即使偶然出現(xiàn)題目，也能及時(shí)得到糾正。手工環(huán)境下的這種職能分工起到了很好的內(nèi)部控制作用。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)工作按照電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能重新進(jìn)行組織，其全部處理過(guò)程均由計(jì)算機(jī)來(lái)完成，只是由哪些人往完成哪一階段工作而有所不同。因此會(huì)計(jì)工作崗位在會(huì)計(jì)電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會(huì)計(jì)崗位在會(huì)計(jì)電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會(huì)計(jì)崗位應(yīng)包括電算化系統(tǒng)治理、系統(tǒng)維護(hù)、收據(jù)審核、系統(tǒng)操縱、出納、會(huì)計(jì)檔案治理等，崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應(yīng)設(shè)置，崗位確定后，要明確各崗位的職責(zé)范圍，建立電算化會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。在會(huì)計(jì)電算化工作崗位時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位，如憑證輸進(jìn)與審核不能由同一個(gè)人進(jìn)行操縱，出納職員除出納崗位外不答應(yīng)進(jìn)行其他操縱等。
在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由于計(jì)算機(jī)的參與，原來(lái)人與人之間的有形聯(lián)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)系，計(jì)算機(jī)是由人控制的，它無(wú)法自動(dòng)識(shí)別各個(gè)操縱人身份，也不知道操縱職員所進(jìn)行的操縱是否具備相應(yīng)的權(quán)限。因此，為了確保系統(tǒng)安全、有效的運(yùn)行，防止合計(jì)信息被盜、被篡改、必須建立權(quán)限治理制度。權(quán)限要有監(jiān)控機(jī)制，除電算化治理員外，其他崗位職員不得直接開(kāi)機(jī)調(diào)出文件進(jìn)行操縱，不得隨意刪除數(shù)據(jù)、原程序和庫(kù)結(jié)構(gòu)，電算化系統(tǒng)治理員有權(quán)設(shè)置每個(gè)人的操縱權(quán)限，有權(quán)監(jiān)控每個(gè)人的操縱內(nèi)容等。各人的操縱權(quán)限規(guī)定以后，一般應(yīng)設(shè)置三層秘碼：第一層是用戶開(kāi)機(jī)秘碼，第二層是進(jìn)進(jìn)核算密碼；第三層是用戶個(gè)人操縱權(quán)限密碼，有必要時(shí)還可以設(shè)置屏幕保護(hù)密碼，所有這些密碼還要定期進(jìn)行更換，目的是防止財(cái)務(wù)機(jī)密外瀉和蓄意使用計(jì)算機(jī)做案。 二、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的控制方面
手工環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理流程也是在內(nèi)部牽制網(wǎng)中進(jìn)行的，會(huì)計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制，任何一道手續(xù)的處理，都意味著對(duì)前幾道手續(xù)的審查和復(fù)核，以便把差錯(cuò)消滅在業(yè)務(wù)處理結(jié)束之前。各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)職員還可隨時(shí)通過(guò)審查憑證、帳簿和報(bào)表，發(fā)現(xiàn)存在的題目，及時(shí)防范和糾正，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的控制。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，原始收據(jù)輸進(jìn)以后，剩下的大部分業(yè)務(wù)處理流程都是由計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。這樣，一部分在手工會(huì)計(jì)中由多人、經(jīng)多道手續(xù)完成的業(yè)務(wù)，變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)同一快速完成，削弱了業(yè)務(wù)處理過(guò)程的審查復(fù)核機(jī)制。由于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，明細(xì)帳、總帳及報(bào)表同出一轍，假如原是數(shù)據(jù)輸進(jìn)有錯(cuò)誤，那么三者必須同時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，而且錯(cuò)誤的金額也一定相等，所以不可能利用平衡原理往發(fā)現(xiàn)和查找錯(cuò)弊，因此收據(jù)的采集和輸進(jìn)就顯得至關(guān)重要。為確保系統(tǒng)提供會(huì)計(jì)信息的正確、可靠，所有的原始憑證都要有操縱職員和財(cái)務(wù)職員主管職員共同鑒章以后才能錄進(jìn)計(jì)算機(jī)內(nèi)。其中重要的是會(huì)計(jì)科目代碼，編制會(huì)計(jì)憑證中的會(huì)計(jì)科目是以代碼的形式錄進(jìn)的，因此會(huì)計(jì)科目代碼是計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的條件，在編制代碼時(shí)要留意他的唯一性、有效性和可擴(kuò)展性，一旦科目代碼發(fā)生錯(cuò)誤，則形成的所有信息自然也是錯(cuò)誤的，由于數(shù)據(jù)記錄有不可見(jiàn)性，數(shù)據(jù)修改也不留痕跡，所以要嚴(yán)格接接觸控制，杜盡未經(jīng)授權(quán)職員進(jìn)行操縱，要嚴(yán)格密碼權(quán)限治理，設(shè)置必要的稽核檢查，還要建立工作日志，具體記錄憑證傳送的手續(xù)和時(shí)間、憑證編制日期、操縱職員等，防止已編制會(huì)計(jì)憑證丟失或插進(jìn)未經(jīng)授權(quán)隨意改
動(dòng)有關(guān)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象的發(fā)生。
三、數(shù)據(jù)存在形式的控制方面
在手工會(huì)計(jì)中，信息主要是保存在記帳憑證、帳簿、報(bào)表等紙張上，由于這種介質(zhì)可以簽字、蓋章使信息實(shí)體證據(jù)化，有利于劃清責(zé)任，并且也不輕易被無(wú)意損壞。但是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)輸出的信息主要保存在磁帶、磁盤(pán)和磁性介質(zhì)上或光盤(pán)上，這種介質(zhì)可以被重復(fù)被利用，輕易造成無(wú)意丟失，況且記錄在磁性介質(zhì)上的信息對(duì)人來(lái)說(shuō)是看不見(jiàn)的，很輕易被篡改或刪除�；蛘哂捎谡`操縱等原因使文件丟失，因此要實(shí)行備份制度，對(duì)數(shù)據(jù)文件要進(jìn)行日備份、月雙備份，年度要刻錄在光盤(pán)上，每月的備份資料要分開(kāi)地點(diǎn)存放，同時(shí)定期進(jìn)行復(fù)制，防止磁性介質(zhì)丟失。所以會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等除備份到磁盤(pán)、光盤(pán)上外，還應(yīng)定期打印成書(shū)面形式保存，并由各負(fù)責(zé)人簽名并蓋章。備份及打印輸出的各種會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按財(cái)政部規(guī)定的檔案治理辦法由專人負(fù)責(zé)整理、立卷、回檔、同時(shí)做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作，查閱或者借閱會(huì)計(jì)檔案要按規(guī)定進(jìn)行登記，移交、銷毀會(huì)計(jì)檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)，保證各種檔案的安全與保密，保證各種檔案的安全和保密，保證各種檔案得到公道、有效的利用。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)職員要加強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)于打印輸出的會(huì)計(jì)材料要認(rèn)真的檢查和核對(duì)，不僅可以把握大量的會(huì)計(jì)信息，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并進(jìn)行糾正。
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