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電算化會計信息系統(tǒng)應(yīng)用實施簡介
在治理領(lǐng)域中的機(jī)項目必須采用系統(tǒng)的予以組織，全過程的招生方案的制定則成為一個企業(yè)治理信息系統(tǒng)能否成功構(gòu)架并健康運行的關(guān)鍵步驟。電算化信息系統(tǒng)是企業(yè)治理信息系統(tǒng)中的一個核心子系統(tǒng)，其應(yīng)用實施盡不僅僅是某種會計軟件的使用過程，而更多地包含著系統(tǒng)目標(biāo)規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)功能調(diào)整、以及各類系統(tǒng)檔案的治理等諸方面。一、電算化會計信息系統(tǒng)應(yīng)用實施的目標(biāo)規(guī)劃
電算化會計信息系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)劃是一個多目標(biāo)，涉及到企業(yè)治理信息系統(tǒng)的方方面面，且對于不同的組織形式會有不同的目標(biāo)約束，其中以下三個目標(biāo)是必須充分考慮的�！ �
1．企業(yè)內(nèi)部信息充分共享。在電算化會計信息系統(tǒng)中，某些資金占用情況的變動，必須實時獲取、實時處理，并且能夠提供給相關(guān)部分使用。這種信息實時共享的目標(biāo)，僅依靠財務(wù)治理的日清月結(jié)制度顯然難以保證目標(biāo)的實現(xiàn)，只有通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，公道地設(shè)置信息采集點，才可能真正實現(xiàn)資金占用信息的實時處理。
信息的共享規(guī)劃題目還體現(xiàn)在原有會計電算化系統(tǒng)的其他方面。在一般會計軟件的往來賬治理功能中，已經(jīng)記錄著各個往來客戶的資金交往信息，假如能夠很好地規(guī)劃這些信息的共事方案，就能有效地處理往來客戶的資信度信息。另外，通過有效的信息共事目標(biāo)規(guī)劃，還有可能擴(kuò)充生產(chǎn)本錢治理功能，使其具有處理勞動生產(chǎn)率信息的功能，擴(kuò)充材料采購和產(chǎn)品銷售治理功能，處理供銷市場的變化與趨勢信息的功能等等。
2．全面參與企業(yè)經(jīng)營決策過程。為了能實現(xiàn)這一目標(biāo)，除了前面談到的以外，信息的處理方式以及信息的處理結(jié)果也是至關(guān)重要的。電算化會計信息系統(tǒng)的信息處理結(jié)果一般為各類會計報告，而這些會計報告的需求及時化及其形式多樣化將成為企業(yè)治理職員的必然要求。
傳統(tǒng)的會計報告根據(jù)持續(xù)經(jīng)營和會計分期假設(shè)，按月、季、年編制。隨著生命周期不斷縮短、競爭日趨激烈、經(jīng)營活動的不確定性日趨明顯的現(xiàn)實，會計信息的決策有效期明顯縮短，這就要求電算化會計信息系統(tǒng)有能力提供適時的會計報告。同時，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，總括的財務(wù)信息很可能會掩蓋某些經(jīng)營項目的實質(zhì)，因此，必須要求電算化會計信息系統(tǒng)有能力提供分部會計報告和多元計價報告等多種形式的會計報告。
3.適應(yīng)高新技術(shù)。計算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的飛速發(fā)展正是順應(yīng)著人類對信息傳播與共享的需求，以實時信息共享為目標(biāo)的電算化會計信息系統(tǒng)必須充分利用這一類高新技術(shù)發(fā)展所取得的相關(guān)技術(shù)成果。
以當(dāng)前的計算機(jī)技術(shù)發(fā)展水平來看，在實施電算化會計信息系統(tǒng)時，可以采用寬帶網(wǎng)接進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)與企業(yè)組織外部的信息交換功能，在企業(yè)組織內(nèi)部構(gòu)建Internet以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享功能。隨著商務(wù)技術(shù)的引進(jìn)與發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營方式會發(fā)生巨大的變化。在實施電算化會計信息系統(tǒng)時，必須充分考慮電子商務(wù)技術(shù)帶來的經(jīng)營結(jié)算方式的變化，以便能夠滿足將來電子交易、電子結(jié)算等業(yè)務(wù)的功能需要�！ �
二、電算化會計信息系統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程與功能調(diào)整
在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，各項高新技術(shù)的應(yīng)用,諸如電子簽約、電子交割、電子結(jié)算、電子報關(guān)、網(wǎng)上采購等現(xiàn)代電子商務(wù)技術(shù)的應(yīng)用，都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，在組織實施電算化會計信息系統(tǒng)過程中，必須對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程及其相關(guān)功能進(jìn)行必要的調(diào)整。
1．業(yè)務(wù)流程的調(diào)整。在一般的會計軟件中，會計業(yè)務(wù)流程起始于原始憑證以及依此出寫的記賬憑證，基于輸進(jìn)系統(tǒng)的憑證數(shù)據(jù)，即可形成各類賬、表及其相關(guān)會計報告。憑證被稱為會計軟件的數(shù)據(jù)源，而各類賬、表及其相關(guān)會計報告則為會計軟件所提供的財務(wù)信息。就的技術(shù)水平來看，會計業(yè)務(wù)流程的調(diào)整主要表現(xiàn)在會計數(shù)據(jù)的采集上。
在電算化會計信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)源形式會變得復(fù)雜一些，實在時性也會要求得更高一些。例如，在一筆結(jié)算業(yè)務(wù)過程中，電算化會計信息系統(tǒng)既可以接受電子數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，也可以接受業(yè)務(wù)發(fā)生以后的相關(guān)紙介質(zhì)傳票作為數(shù)據(jù)源。無疑，前者的實時性明顯優(yōu)于后者，但其安全性尚有待于電子商務(wù)技術(shù)的與普及。筆者以為，可以以接受電子數(shù)據(jù)作為即時數(shù)據(jù)源，同時輔以接受紙介質(zhì)傳票作為驗證數(shù)據(jù)原的方式，重組會計業(yè)務(wù)流程。這樣，才能夠滿足財務(wù)治理對電算化會計信息系統(tǒng)的要求。
2.會計業(yè)務(wù)的功能調(diào)整。在一般情況下，作為電算化會計信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時，在會計軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實存儲著足以產(chǎn)生相關(guān)會計報告所需的數(shù)據(jù)，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會計軟件提供上述功能；第二種方案，根據(jù)工作需要即時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操縱。若采用第一種方案，系統(tǒng)本錢會增大，且很難保證能夠滿足所有的即時需求；若采用第二種方案，則對相關(guān)會計職員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求，并要求他們必須具備很強(qiáng)的機(jī)相關(guān)軟件的使用技能。筆者以為，應(yīng)該將二者結(jié)合起來，從而制定電算化會計信息系統(tǒng)的招生方案。即既要求會計軟件提供可以預(yù)見的各項公用功能，又同時設(shè)立會計數(shù)據(jù)員崗位，進(jìn)行必要的會計數(shù)據(jù)人工折取處理工作。為了保證系統(tǒng)安全，會計數(shù)據(jù)的人工折取操縱必須限定在數(shù)據(jù)庫的只讀方式下進(jìn)行。
三、電算化會計信息系統(tǒng)的檔案治理
電算化會計信息系統(tǒng)是一個極為復(fù)雜的人一機(jī)系統(tǒng)。為了系統(tǒng)能夠安全、健康的運行，檔案治理就成為一項重要的基礎(chǔ)性工作。在制定電算化會計信息系統(tǒng)的招生方案時，檔案治理制度必須是嚴(yán)格且具有實際操縱性的。
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案可以分為三大類：會計數(shù)據(jù)檔案、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)更新文本檔案和系統(tǒng)操縱痕跡記錄檔案。每一類檔案又可分別以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)予以存儲。對于磁介質(zhì)檔案，又可以有聯(lián)機(jī)與脫機(jī)兩種不同的存儲方式。因此，有效實施系統(tǒng)檔案治理是有一定難度的。
1．會計數(shù)據(jù)檔案治理。紙介質(zhì)會計數(shù)據(jù)檔案指用計算機(jī)的打印機(jī)輸出的會計憑證、會計賬簿及會計報表，應(yīng)該按照財政部頒布的《會計檔案治理辦法》實施治理。
光、磁介質(zhì)會計數(shù)據(jù)檔案可分為數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù)分別進(jìn)行治理。對于歷史數(shù)據(jù)，應(yīng)至少制作兩個備份，分別聰機(jī)保存；對于當(dāng)前數(shù)據(jù)，則應(yīng)采用定期備份、脫機(jī)保存的方式，以保證在系統(tǒng)發(fā)生故障時，能夠及時恢復(fù)，盡可能降低故障損失。
2.系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)更新文本檔案治理。這一類檔案包括系統(tǒng)設(shè)計說明書、系統(tǒng)使用說明書、程序源代碼以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典等各項文本。這類檔案既有紙介質(zhì)，也有光、孩介質(zhì)，均應(yīng)保存至系統(tǒng)停止使用或有重大更改后3年。
3.系統(tǒng)操縱痕跡記錄檔案治理。這是最輕易被忽略的一類檔案。按照財政部的規(guī)定，各類通過評審的會計軟件均必須具有保存操縱痕跡記錄的功能，某一人在何時以何種身份調(diào)用了哪些功能、進(jìn)行了哪些操縱，均應(yīng)—一記錄在案，以定期備份、妥善保存。這既構(gòu)成了一種安全性保障，也提供了在發(fā)生事故后追查事故原因的依據(jù)。
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