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電算化會計檔案治理的特點和應(yīng)留意的題目
一、電算化檔案的特點 廣義的電算化會計檔案,是指存貯會計數(shù)據(jù)(各種憑證賬簿、報表)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料,同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者,即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。如不作特殊說明,下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會計檔案相比,電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點: 1.電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料! 2.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在,包括存貯在機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的很大,保存不當輕易遭到破壞! 3.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改,且不留痕跡! 4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。 5.電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的眼前,且使用時具有方便、快捷、直觀,輕易產(chǎn)生一些結(jié)果,可以對治理和決策提供較好的支持。 二、電算化會計檔案治理應(yīng)留意的 鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的治理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案治理應(yīng)留意的題目外,還應(yīng)特別留意以下幾個題目: 1.要特別留意對電算化會計檔案中軟件文檔的治理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼,同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些題目,假如沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能! 2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在治理時應(yīng)留意如下題目: 、僭谶x用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應(yīng)特別留意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果; 、趯Υ娣旁诖尜A介質(zhì)上的檔案應(yīng)寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所: 、蹖Υ娣磐陼嫏n案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點; 、軐κ褂脮r間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換; 、輰τ脖P上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。 3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行治理時應(yīng)留意如下: 。1)對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有: 、儆脩糇R別控制,防止非法用戶接觸會計檔案! 、诓倏v日志治理,應(yīng)由系統(tǒng)自動進行操縱登記,建立加密的機內(nèi)操縱日志,監(jiān)視系統(tǒng)操縱,留下審計線索! 、蹟(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,對安全保密程度不等的數(shù)據(jù),應(yīng)給不同的使用職員賦予不同的操縱權(quán)限,防止越權(quán)使用。 。2)對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和機操縱部分的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。 4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點,在對電算化會計檔案進行治理時應(yīng)留意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操縱時可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。 5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點,在進行治理時必須留意組織氣力編寫一套電算化會計檔案治理軟件,以便對往年資料進行治理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對治理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數(shù)據(jù),進行財務(wù)(趨勢分析、對比分析)和猜測,為的經(jīng)營治理服務(wù)。 為了更好地治理電算化會計檔案,使其發(fā)揮更大的作用,除了留意上面提到的題目外,還必須形成一套電算化會計檔案的治理制度,包括存檔手續(xù)、分類治理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等,以便對電算化會計檔案的治理形成制度化。【電算化會計檔案治理的特點和應(yīng)留意的題目】相關(guān)文章:
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