淺談企業(yè)會計電算化條件下的內(nèi)部控制

[摘 要]企業(yè)為實現(xiàn)既定的經(jīng)營管理目標(biāo), 必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以確保企業(yè)有序、健康的發(fā)展。企業(yè)在實施了會計電算化后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。因此，在會計電算化環(huán)境下，有必要建立起一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。
　　[關(guān)鍵詞]會計電算化 內(nèi)部控制
　　
　　隨著電子計算機(jī)技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機(jī)，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。因此,如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供正確的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得很重要。
　　
　�。ㄒ唬�會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的變化
　　
　　1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)的分離，計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)；系統(tǒng)軟硬件管理職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。因此，內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖�控制�?BR>　　2.內(nèi)部控制的范圍發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理。計算機(jī)技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施。由于電算化會計系統(tǒng)的建立和運行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)的擴(kuò)大了，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防護(hù)、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
　　3.內(nèi)部控制的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下，科目匯總表、會計報表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算，使得財務(wù)人員的工作量很大，同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄編制，通過憑證的審核、過帳、確認(rèn)并由計算機(jī)自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成，同時可以根據(jù)需要生成會計報表，從而大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
　　
　　（二）建立適合會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的必要性
　　
　　手工會計系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)用可見的文字、符號記錄在紙上，這種方式有較好的直觀性，各種不同的筆跡和簽名也可作為控制手段。采用計算機(jī)處理后，會計數(shù)據(jù)以肉眼無法視別的形式存儲在磁盤上。從而失去了直觀性。另外，在手工會計方式下，會計核算的質(zhì)量取決于會計人員業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對會計有關(guān)的法規(guī)理解和執(zhí)行效果。財務(wù)會計部門已經(jīng)積累了大量的經(jīng)驗，建立起了一整套管理制度。實行會計電算化后，許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。這就迫使企業(yè)電算化會計系統(tǒng)必須建立起嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
　　
　�。ㄈ�）會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制提出的新要求
　　
　　1.確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性。在電算化會計中，電子計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)的，一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機(jī)無法識別，只會將錯就錯地進(jìn)行各種計算工作。因而計算機(jī)自動加工處理輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保證準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
　　2.控制操作人員的權(quán)限。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操縱，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
　　3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險。在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計帳冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。磁性介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
　�。ㄋ模┙�立和完善會計電算化條件下的內(nèi)控制度
　　
　　1.操作人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂職責(zé)分工是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。
　　2.系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全的控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電算化會計人員操作財務(wù)專用電腦；②設(shè)置操作權(quán)限； ③操作人員身份的密碼控制；④數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；⑤機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
　　3.內(nèi)部審計控制。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨立部門，在審計委員會或高層決策機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下工作。在會計電算化中，由于是“人機(jī)”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊內(nèi)容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
　　4.會計電算化系統(tǒng)檔案管理。會計電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此，會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進(jìn)行備份，并做好防止計算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進(jìn)行整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
　　5.操作人員的職業(yè)道德建設(shè)。會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)人員的選用與培養(yǎng)，努力增強(qiáng)財務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。
　　會計電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)是社會發(fā)展的必然趨勢。隨著電子計算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，將使會計電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。企業(yè)對由計算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴度也會越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計算機(jī)犯罪的可能性。 因此加強(qiáng)和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作中以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個問題，并且內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。
　　
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