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淺論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化工作的內(nèi)部控制
【摘要】 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量受到嚴(yán)重威脅，也使內(nèi)部控制制度的建立健全成為了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的重中之重。只有存在制度化、規(guī)范化的內(nèi)控制度，才能從根本上提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量，更好的服務(wù)社會(huì)。 【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制會(huì)計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)電算化，指由電子計(jì)算機(jī)代替人工，實(shí)現(xiàn)記賬、算賬、報(bào)賬、查賬以及部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過(guò)程，是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的簡(jiǎn)稱。與原始的賬簿系統(tǒng)相比，會(huì)計(jì)電算化具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。
鑒于會(huì)計(jì)電算化所具有的上述特點(diǎn)，自進(jìn)入90年代以來(lái)，會(huì)計(jì)電算化取得了長(zhǎng)足的發(fā)展。僅從電算化會(huì)計(jì)軟件由簡(jiǎn)單的數(shù)值計(jì)算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進(jìn)而到具有人工智能的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)階段以及會(huì)計(jì)電算化軟件由單用戶操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下即可窺見一斑。
日益發(fā)展的會(huì)計(jì)電算化，憑借其驕人的操作和環(huán)境優(yōu)勢(shì)，正在為企業(yè)決策和會(huì)計(jì)人員參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策創(chuàng)造了和創(chuàng)造著更為有利的條件。但是，我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)電算化的使用，改變了過(guò)去手工方式下，通過(guò)職能分割、人員分工而形成的內(nèi)部控制體系與通過(guò)憑證、賬簿、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系而形成的內(nèi)部控制體系相輔相成來(lái)充分保證數(shù)據(jù)處理的真實(shí)、可靠和安全性的作用形式，尤其是近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，更使會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量受到嚴(yán)重威脅。因此，如何在充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，保證在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量，將成為會(huì)計(jì)電算化工作的一大課題。
一、會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的必要性及其要素
“以質(zhì)量求生存”，這是所有企業(yè)的信條。作為信息生產(chǎn)部門的會(huì)計(jì)行業(yè)，在會(huì)計(jì)信息日益成為人們決策基礎(chǔ)的今天，進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的必要性不言而喻。筆者認(rèn)為，它至少體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
第一，質(zhì)量是會(huì)計(jì)信息的生命。一方面，會(huì)計(jì)信息是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)依據(jù)，不準(zhǔn)確或錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息會(huì)導(dǎo)致偏差或錯(cuò)誤的決策，使企業(yè)遭受損失，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。另一方面，在日益繁榮的金融市場(chǎng)上，會(huì)計(jì)信息是投資者賴以決策的重要依據(jù)，失真的會(huì)計(jì)信息，不僅會(huì)使其財(cái)富在瞬間化為烏有，嚴(yán)重的，將釀成悲劇或者引發(fā)危害社會(huì)穩(wěn)定的不良后果。
第二，質(zhì)量控制是會(huì)計(jì)法規(guī)的要求。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)資料是由電子計(jì)算機(jī)按規(guī)定的程序生成。為保證計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整、安全，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)范，《會(huì)計(jì)法》做出了兩方面規(guī)定：一是會(huì)計(jì)軟件必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。二是用電子計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的要求。這也就從法規(guī)制度上要求我們必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的質(zhì)量控制。
影響會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量的因素很多，如系統(tǒng)配置、初始化設(shè)置、工作分工控制、審核與監(jiān)督、檢查力度、安全控制、教育與培訓(xùn)、咨詢等等。但我認(rèn)為，鑒于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特殊性和開放性，建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制制度，包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，會(huì)計(jì)電算化操作管理制度，電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度等，并在實(shí)際工作中貫徹執(zhí)行之，應(yīng)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制要素中的重中之重。只有通過(guò)其使會(huì)計(jì)電算化工作制度化、規(guī)范化，才能真正有效地控制好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問(wèn)題
內(nèi)部控制制度是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全完整，確保會(huì)計(jì)信息資料的真實(shí)可靠，在明確企業(yè)內(nèi)部各部門及工作人員的職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)上，為保證各部門經(jīng)濟(jì)活動(dòng)協(xié)調(diào)有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，所采取的一系列具有相互聯(lián)系和相互制約的方法、措施和程序的系統(tǒng)。具有保證經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、有利于企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率、保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全完整以及保證會(huì)計(jì)及其他核算資料的真實(shí)可靠等作用。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展有了一個(gè)更為廣闊的應(yīng)用空間。但是，我們也必須認(rèn)識(shí)到，正是由于虛擬的網(wǎng)絡(luò)的開放的環(huán)境，給會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量控制和電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來(lái)了一系列的新問(wèn)題：
第一，很難避免非法侵?jǐn)_。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問(wèn)到的，除非它們?cè)谖锢砩蠑嚅_連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問(wèn)甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來(lái)自于系統(tǒng)外部，也可能來(lái)自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
第二，電子商務(wù)給內(nèi)部控制出難題。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易愈加普遍，可以想象在不久后企業(yè)的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)網(wǎng)上公證機(jī)構(gòu)的依賴。但直到目前相應(yīng)的技術(shù)和法規(guī)還遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到完善，這也給系統(tǒng)的內(nèi)部控制造成困難。
第三，內(nèi)部稽核難度加大。若要信息系統(tǒng)進(jìn)行審核，則企業(yè)可能會(huì)擔(dān)心相關(guān)內(nèi)部資料暴露于外，影響其競(jìng)爭(zhēng)能力；而且稽核必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，會(huì)計(jì)師必須培訓(xùn)具備復(fù)雜電腦資料處理能力，才能勝任此項(xiàng)工作；此外，稽核將大幅增加查核所需的時(shí)間與成本。
第四，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移難以控制。知識(shí)經(jīng)濟(jì)形成后，會(huì)計(jì)控制的客體發(fā)生了變化，由部分有形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移到了無(wú)形資產(chǎn)。實(shí)物經(jīng)濟(jì)形態(tài)中的各種有形資產(chǎn)是一種靜態(tài)資產(chǎn)，只有借助外界的力量才能轉(zhuǎn)移。但無(wú)形資產(chǎn)是一種動(dòng)態(tài)資產(chǎn)，如人力資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移無(wú)需借助外界的力量即可發(fā)生，在利益機(jī)制的驅(qū)使下在網(wǎng)上很容易轉(zhuǎn)移。
第五，是在任何環(huán)境下的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中都會(huì)存在的問(wèn)題：由于數(shù)據(jù)處理的潛在性，數(shù)據(jù)輸入后，在計(jì)算機(jī)內(nèi)部以各種指定程序進(jìn)行加工處理，頻率高、速度快、系統(tǒng)文件不可讀，而且總賬與明細(xì)賬之間的制約關(guān)系已不復(fù)存在。職能環(huán)節(jié)之間的分工界線也發(fā)生重大變化或根本消失。系統(tǒng)運(yùn)行中如果程序發(fā)生錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致連鎖性、重復(fù)性錯(cuò)誤，內(nèi)存資料可以毫不留痕跡地消除或篡改，那將造成比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更為嚴(yán)重的損失。
三、完善電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量控制
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)本身的一系列缺陷，使得會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面遇到的問(wèn)題更多、更復(fù)雜，技術(shù)性也更強(qiáng)，它必須具有更高級(jí)更完備的控制方法、控制制度和準(zhǔn)則。因此，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量控制勢(shì)在必行。筆者認(rèn)為，主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
第一，正確認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制目標(biāo)的層次性，建立科學(xué)合理的基礎(chǔ)內(nèi)控制度。使得查錯(cuò)防弊及時(shí)準(zhǔn)確、財(cái)產(chǎn)安全完整、業(yè)務(wù)活動(dòng)健康運(yùn)行、風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)有效、會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整、會(huì)計(jì)信息及時(shí)有用、管理制度健全完善、管理效率真實(shí)高效、國(guó)家法規(guī)貫徹執(zhí)行、經(jīng)濟(jì)效益不斷提高、職業(yè)道德完善升華，為進(jìn)行電算化質(zhì)量控制奠定制度基礎(chǔ)。
第二，建立健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)制度。它可以主要通過(guò)審計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三方面的控制及其控制標(biāo)準(zhǔn)的有效性進(jìn)行審核和評(píng)價(jià)來(lái)實(shí)現(xiàn)�？刹扇Ｓ米酉到y(tǒng)模塊程序，以子系統(tǒng)形式直接調(diào)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、查詢和審核等形式。除此之外，還可對(duì)電算化系統(tǒng)的人員組織、工作環(huán)境、文件資料保管等進(jìn)行審 計(jì)。以便指出內(nèi)部管理和控制的薄弱環(huán)節(jié)，預(yù)防、檢測(cè)和更正錯(cuò)誤，同時(shí)處置舞弊行為。促使被審單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中的內(nèi)部管理和控制，保證其完善性和有效執(zhí)行度，為真正提高會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量提供保障。
第三，控制與操作分離，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。目前，電算化系統(tǒng)下內(nèi)部牽制沒(méi)有手工系統(tǒng)完善。而且，手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個(gè)成熟的牽制方法，只是通過(guò)多人的重復(fù)勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)牽制。因此這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，必須找到能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)高效的特點(diǎn)的方法。一個(gè)比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個(gè)崗位，對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，由監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實(shí)現(xiàn)了有效牽制，有利于會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的提高。
第四，建立財(cái)務(wù)軟件在線測(cè)試制度。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部錯(cuò)誤或不足是無(wú)法避免的。而其錯(cuò)誤給電算化系統(tǒng)帶來(lái)的傷害將是致命的，因此必須想法將其解決。通常辦法只有兩個(gè)：一是在開發(fā)過(guò)程中加強(qiáng)交流，充分測(cè)試；二是在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)解決�，F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，完全可以通過(guò)建立財(cái)務(wù)軟件在線測(cè)試制度，減少由于財(cái)務(wù)軟件自身的缺陷帶來(lái)的隱患，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)地順利進(jìn)行，提高會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量。
綜上所述，只有在對(duì)以上因素進(jìn)行控制的基礎(chǔ)上，同時(shí)建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)管理制度以及電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度等相關(guān)的內(nèi)部控制制度，并在實(shí)際工作中貫徹執(zhí)行之，使會(huì)計(jì)電算化工作真正做到制度化、規(guī)范化，才能真正有效地建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，從而從根本上提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量，更好的服務(wù)于社會(huì)!
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