論會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理

[摘要]檔案在主義建設(shè)中具有極其重要的作用。會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷與歸檔；會(huì)計(jì)檔案的保管、銷毀、調(diào)閱與利用，都必須遵循國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其實(shí)施辦法。會(huì)計(jì)檔案工作的好壞，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的。　　[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)檔案；管理；作用　　一、會(huì)計(jì)檔案及其作用　　任何一個(gè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等會(huì)計(jì)核算單位每時(shí)每刻都在發(fā)生著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支。這些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支是通過(guò)會(huì)計(jì)工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報(bào)表，連續(xù)地記錄和反映。它是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致而又要求嚴(yán)密的工作。多年來(lái)，由于種種原因，我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)檔案既沒(méi)有制定統(tǒng)一的管理制度，又未明確規(guī)定是國(guó)家檔案的組成部分。直到1984年6月國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“辦法”）。制定《辦法》的目的，就是為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作制度，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)服務(wù)�！　�會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作作用于會(huì)計(jì)對(duì)象所產(chǎn)生的專業(yè)材料，是通過(guò)會(huì)計(jì)核算所取得的會(huì)計(jì)資料，是單位、企業(yè)、社團(tuán)會(huì)計(jì)工作從憑證到賬簿、再到報(bào)表的整個(gè)過(guò)程的客觀反映。具體范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他專業(yè)資料等四類，不包括單位的財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度、規(guī)章等文件材料（它們屬于文書范圍）。鑒于機(jī)廣泛運(yùn)用于各單位、企業(yè)的會(huì)計(jì)核算當(dāng)中，《辦法》規(guī)定這些單位應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，同時(shí)未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案�！　�會(huì)計(jì)檔案工作是會(huì)計(jì)工作的組成部分，所以在管理體制上仍然必須遵循會(huì)計(jì)工作的管理體制。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理辦法由國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局統(tǒng)一制定，各省、自治區(qū)、直轄市財(cái)政機(jī)關(guān)、檔案行政管理部門是各地區(qū)、各部門（行業(yè)）的會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門。可以根據(jù)《辦法》的規(guī)定結(jié)合本�。▍^(qū)）、市的具體實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則。并共同負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他經(jīng)濟(jì)組織，是會(huì)計(jì)檔案管理的主體單位，也是責(zé)任單位。這些單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到科學(xué)管理。即會(huì)計(jì)資料收集齊全、完整；會(huì)計(jì)檔案妥善保管；有秩存放，方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密�！　�會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計(jì)劃和決策，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息；第三，它為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為財(cái)政、經(jīng)濟(jì)和提供可靠的史料。總之，會(huì)計(jì)檔案工作的好壞，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響。　　二、會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷與歸檔　　會(huì)計(jì)檔案的收集是通過(guò)執(zhí)行歸檔制度來(lái)實(shí)現(xiàn)的。然而由于認(rèn)識(shí)的誤區(qū)和制度不健全，一些會(huì)計(jì)人員覺(jué)得會(huì)計(jì)檔案比較特殊，誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)保存，因而把會(huì)計(jì)檔案和賬簿視為禁區(qū)，不讓別人介入；還有的單位沒(méi)有建立和實(shí)施歸檔制度，會(huì)計(jì)檔案任人長(zhǎng)期分散保存，直至丟失無(wú)人問(wèn)津，有的會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，甚至走到哪帶到哪。為了維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整與安全，必須按《辦法》的要求，收集歸檔的全部會(huì)計(jì)文件材料，向歷任會(huì)計(jì)人員收集，要求逐人逐年把會(huì)計(jì)材料移交齊全，逐件登記，對(duì)遺失會(huì)計(jì)材料的應(yīng)嚴(yán)肅追究責(zé)任并處理�！　�會(huì)計(jì)檔案的立卷，應(yīng)由財(cái)會(huì)部門在會(huì)計(jì)期間工作事項(xiàng)，按照現(xiàn)金、銀行存款等會(huì)計(jì)科目裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月整理，加具封面、封底裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序是：封面、啟用表、目錄、帳頁(yè)、封底。訂本式賬簿未用完的空白賬頁(yè)不得取出，要保持原裝100頁(yè)（或50頁(yè)）完整無(wú)缺。會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂順序是：封面、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書及附列資料和編制表說(shuō)明、會(huì)計(jì)報(bào)表、封底。年度終了，應(yīng)將各月、各季的會(huì)計(jì)報(bào)表分別月、季度報(bào)表合并裝訂成冊(cè)，另加封面。各期報(bào)表均按編報(bào)時(shí)間順序排列裝訂。立卷的會(huì)計(jì)資料在本部門保存一年后移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)�！　�檔案的歸檔，即在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。會(huì)計(jì)部門文件的立卷整理歸檔，對(duì)檔案部門會(huì)計(jì)檔案的管理有著直接的。會(huì)計(jì)文件的齊全、完整直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，會(huì)計(jì)文件的收集、整理、立卷、歸檔即會(huì)計(jì)檔案的形成，為會(huì)計(jì)檔案的管理奠定基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照規(guī)定整理好會(huì)計(jì)檔案，全部移交給檔案部門，不能自行封包保存，檔案部門不應(yīng)拒絕接收。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷（宗）冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。但是在實(shí)際工作中，有些單位將會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門長(zhǎng)期保管，而沒(méi)有移交檔案部門保管，這種做法，是與《辦法》不符的。　　三、計(jì)檔案的保管、銷毀、調(diào)閱和利用　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上按《辦法》和�。▍^(qū)）、市實(shí)施細(xì)則的規(guī)定執(zhí)行。屬于定期保管期限的檔案如因特殊需要，可以延長(zhǎng)保管期限。凡是在本單位會(huì)計(jì)核算中形成的記錄和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作和考查及活動(dòng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)資料作為永久保存。如年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）、財(cái)政總預(yù)算、行政和事業(yè)單位的決算、稅收年報(bào)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。　　根據(jù)《辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和該檔案應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等，并由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，逐項(xiàng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案無(wú)誤后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，涉及到林、地房產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓契約、證券、圖紙；有關(guān)的貨幣收支憑證；涉及到外事的憑證以及處理遺留有重要價(jià)值的原始憑證，均應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到確無(wú)保管必要時(shí)銷毀。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀�！　�會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，也可以為上級(jí)單位提供利用。調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱，要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意；外單位人員借閱，要有調(diào)閱單位的正式介紹信，并注明調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人和會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，辦理調(diào)閱手續(xù)。在調(diào)閱過(guò)程中，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，不能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的資料。原則上檔案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）冊(cè)。外單位調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要抄錄和復(fù)制的由會(huì)計(jì)主管人員簽署意見(jiàn)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，為會(huì)計(jì)檔案的利用提供依據(jù)。　　四、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理控制　　在會(huì)計(jì)電算化條件下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文檔資料都屬于會(huì)計(jì)檔案的范圍。另外，對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。具體包括：（一）實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以機(jī)打印的書面形式保存，按《辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（二）全套系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管，保管期截止該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（三）妥善保存會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，最好將存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤放在防潮的容器保存。（四）按會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將計(jì)算機(jī)打印輸出的賬簿裝訂成冊(cè)，以保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。

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