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建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
一、機(jī)替代手工記帳后工作的特點(diǎn)計(jì)算機(jī)替代手工記帳是指會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行處理，并打印輸出會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表的過(guò)程。計(jì)算機(jī)替代手工記帳以及由此而產(chǎn)生的種種可能，要求單位加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)替代手工記帳后的管理，以提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全、效率和效果，充分利用系統(tǒng)提供的各種手段、便利，從而為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)服務(wù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件、會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)電算化的組織工作和單位的會(huì)計(jì)管理工作等方面的。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理和使用的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，在建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度時(shí)，必需充分考慮會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)方面的特點(diǎn)。下面簡(jiǎn)單介紹會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各個(gè)方面的特點(diǎn)。
（一）會(huì)計(jì)部門必需對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行管理
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，各單位用于會(huì)計(jì)電算化工作的計(jì)算機(jī)設(shè)備，一般都是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門管理的，硬件設(shè)備比較多的單位，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門還單獨(dú)設(shè)立了計(jì)算機(jī)室。因此，會(huì)計(jì)部門還必須對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定對(duì)用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操作，管理和維護(hù)的制度。
計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的那些看得見(jiàn)，摸得著的所有機(jī)械、電、磁、光設(shè)備，硬件設(shè)備都是精密的機(jī)械電子設(shè)備，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備包括計(jì)算機(jī)（一般微型計(jì)算機(jī)）、顯示器、鍵盤、打印機(jī)、設(shè)備、UPS不間斷電源等。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備可以構(gòu)建進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作的單機(jī)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，供會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行，滿足不同會(huì)計(jì)軟件對(duì)不同的計(jì)算機(jī)環(huán)境的要求。如單用戶會(huì)計(jì)軟件在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上運(yùn)行，生成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在這臺(tái)計(jì)算機(jī)中，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件在用通訊線連接的多臺(tái)微機(jī)上運(yùn)行，會(huì)計(jì)人員在不同的工作站上可以共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的軟硬件資源，共同使用同一個(gè)會(huì)計(jì)軟件，對(duì)同一套會(huì)計(jì)帳進(jìn)行操作而互不。
系統(tǒng)軟件是管理計(jì)算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運(yùn)行的程序。會(huì)計(jì)軟件是在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的，它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)。不同的會(huì)計(jì)軟件適用于不同的行業(yè)，有不同的操作，會(huì)計(jì)軟件在不同的應(yīng)用情況下要進(jìn)行必要的調(diào)整和修改，軟件要不斷地進(jìn)行升級(jí)更新。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)信息必需通過(guò)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行管理，會(huì)計(jì)軟件還具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和軟件操作方法要求嚴(yán)格的特點(diǎn)。
計(jì)算機(jī)中的各種信息和軟件是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)中，看不見(jiàn)摸不著，磁場(chǎng)、電場(chǎng)、潮濕、灰塵、計(jì)算機(jī)病毒等因素容易造成計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件的損害。而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可造性和安全要求高，數(shù)據(jù)要有可驗(yàn)證性，要有充分的安全可靠性保證等特征。
�。ǘ⿻�(huì)計(jì)工作流程和工作重點(diǎn)發(fā)生了變化
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員不再需要手工記帳，算帳和編制報(bào)表，輸入記帳憑證后，憑證通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳遞并自動(dòng)進(jìn)行核算和編制報(bào)表工作，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計(jì)算機(jī)成為會(huì)計(jì)工作的基本技能；存貸采用實(shí)際成本計(jì)價(jià)、對(duì)大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個(gè)別計(jì)提折舊、進(jìn)行詳細(xì)的部門核算等，在手工方式下工作量非常大，使用計(jì)算機(jī)便使之方便快捷；要求會(huì)計(jì)人員參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策。
�。ㄈ⿻�(huì)計(jì)人員的協(xié)作性要求更強(qiáng)了
會(huì)計(jì)軟件通常由多個(gè)功能模塊組成，每個(gè)功能模塊處理特定部分的會(huì)計(jì)信息，各功能模塊之間通過(guò)信息傳遞相互聯(lián)系，能夠完成日常的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，包括帳務(wù)處理、工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、產(chǎn)成品銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付款核算（往來(lái)核算）、存貨核算、會(huì)計(jì)報(bào)表生成與匯總等等；進(jìn)一步完成會(huì)計(jì)管理和控制工作，如資金籌集的管理、流動(dòng)資金管理、成本控制、銷售收入和利潤(rùn)管理等，幫助決策者制定的經(jīng)營(yíng)決策和預(yù)測(cè)。尤其是在網(wǎng)絡(luò)情況下，會(huì)計(jì)人員在不同的工作站共同使用同一個(gè)會(huì)計(jì)軟件，彼此的憑證傳遞、交接都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相互之間聯(lián)系非常緊密，一個(gè)人出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)影響其他工作的順利進(jìn)行，因此要求各崗位的會(huì)計(jì)人員之間必須加強(qiáng)協(xié)作，才能順利進(jìn)行會(huì)計(jì)工作。
（四）內(nèi)部控制的內(nèi)容各重點(diǎn)也有所變化
由于計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行總帳和明細(xì)帳的核對(duì)工作，手工條件下的總帳明細(xì)帳的核對(duì)工作可以取消；記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵；計(jì)算機(jī)軟開(kāi)發(fā)人員對(duì)軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)的熟悉程度，使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此還必須限制計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)人員操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。
�。ㄎ澹⿻�(huì)計(jì)人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員必須人人操作會(huì)計(jì)軟件才能夠進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，會(huì)計(jì)人員必須改變?cè)瓉?lái)的自己的工作習(xí)慣，以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求；必需增設(shè)一些新的工作崗位，同時(shí)需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作臺(tái)的崗位。會(huì)計(jì)人員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。
（六）對(duì)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的要求提高了
一是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件的許多種自定義功能，要求會(huì)計(jì)人員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來(lái)源公式、費(fèi)用分配公式等；二是因?yàn)榻饷摿藭?huì)計(jì)人員繁雜的計(jì)算和抄寫工作后，要求會(huì)計(jì)人員參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行綜合和利用。
�。ㄆ撸⿻�(huì)計(jì)檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化
會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)檔案包括打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證和存貯在計(jì)算機(jī)軟硬盤及其他存貯介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序，以及軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。許多會(huì)計(jì)檔案都成磁性的了，看不見(jiàn)摸不著，正在運(yùn)行的計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也成為比較完整的會(huì)計(jì)資料，因此包括用于會(huì)計(jì)電算化工作的計(jì)算機(jī)也必須嚴(yán)格管理。
二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的基本內(nèi)容
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，不僅使核算手段發(fā)生了重大變化，而且還改變了許多手工管理的習(xí)慣和方法，對(duì)單位會(huì)計(jì)工作管理的方法、程序、核算體系產(chǎn)生了巨大的影響。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度的內(nèi)容也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，才能適應(yīng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的新情況。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理是指對(duì)已建立的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，保證安全，正常運(yùn)行，是保證單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。計(jì)算機(jī)替代手工記帳后的管理主要包括，建立崗位責(zé)任制、日常操作管理、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)管理和會(huì)計(jì)檔案管理等內(nèi)容。
�。ㄒ唬┙�(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制
計(jì)算機(jī)替代手工記帳后應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)維護(hù)、使用人員的管理，建立崗位責(zé)任制是會(huì)計(jì)電算化工作的順利實(shí)施的保證。對(duì)會(huì)計(jì)人員的管理要體現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合”的原則，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的的職責(zé)、權(quán)限并與利益掛鉤，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。建立、健全崗位責(zé)任制，一方面是為了加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全；另一方面能夠提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。此外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)售貨員的培訓(xùn)，逐步提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平。
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日常操作管理指是通過(guò)對(duì)系統(tǒng)日常運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成核算工作，保證會(huì)計(jì)信息的安全與完整。如果操作管理制度不健全或?qū)嵤┎坏昧�，都�?huì)給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)；如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，系統(tǒng)的正常運(yùn)行，直至輸出不正確的會(huì)計(jì)報(bào)表；如果各種數(shù)據(jù)不及時(shí)備份，則有可能在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)不能恢復(fù)會(huì)計(jì)資料；如果各種差錯(cuò)不能及時(shí)記錄下來(lái)，則有可能使系統(tǒng)錯(cuò)誤運(yùn)行，輸出不正確，不真實(shí)的會(huì)計(jì)信息。日常操作管理主要包括機(jī)系統(tǒng)使用管理和上機(jī)操作管理。
1.計(jì)算機(jī)使用系統(tǒng)管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理旨在為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，防止各種非指定人員進(jìn)入機(jī)房和操作計(jì)算機(jī)，保證機(jī)內(nèi)的程序與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。在計(jì)算機(jī)替代手工記帳后，應(yīng)制定與貫徹各種嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)硬件管理制度，為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供一個(gè)良好的物質(zhì)條件。
2.上機(jī)操作管理。上機(jī)操作的管理是通過(guò)建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度，要求會(huì)計(jì)人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、記帳憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出種類信息、作好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份，嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作會(huì)計(jì)軟件，確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地操作運(yùn)行。操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定，操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的規(guī)定。
3.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理，要按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，保證輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法，會(huì)計(jì)軟件處理正確，當(dāng)天會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)當(dāng)天記帳，期末要及時(shí)結(jié)帳和打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合。
�。ㄈ┯�(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)管理
軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進(jìn)行的排除修復(fù)工作。硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，出現(xiàn)硬件故障時(shí)的檢查修復(fù)，以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。
系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作，及時(shí)排除故障，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，系統(tǒng)維護(hù)員可進(jìn)行維護(hù)工作但不得操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的磁性化和不可見(jiàn)性，要求對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用，更好地為管理服務(wù)的保證。
三、怎樣建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
為了建立完善的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，應(yīng)該注意以下方面的：
1.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視建立健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，單位內(nèi)部職能各部門，會(huì)計(jì)工作各崗位等方面都必須進(jìn)行必要的調(diào)整，包括會(huì)計(jì)電算化機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會(huì)計(jì)電算化隊(duì)伍的組織。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的建設(shè)和落實(shí)工作。
2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)建立健全單位會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的具體工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的具體執(zhí)行和落實(shí)部門，因此在各部門的配合下、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)和承擔(dān)崗位的分工、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的制定、有關(guān)會(huì)計(jì)人員的調(diào)整等工作。
3.建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度、要遵守國(guó)家的有關(guān)規(guī)章和制度，如《會(huì)計(jì)法》、“兩則”、分行業(yè)會(huì)計(jì)制度、分行業(yè)財(cái)務(wù)制度、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。
4.開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作的單位，應(yīng)該根據(jù)本單位管理工作需要、會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)和手工管理的經(jīng)驗(yàn)，改善其中不合理部分，制定適合本單位會(huì)計(jì)工作管理要求的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度；應(yīng)該滿足單位當(dāng)前的實(shí)際需要，并考慮到今后工作的要求；還應(yīng)該根據(jù)執(zhí)行中的問(wèn)題，逐步完善和提高。
5.建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度時(shí)，要注意制度條款的合理、全面、條款清晰、具體、通俗易懂、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)，以便會(huì)計(jì)人員掌握和執(zhí)行，并能夠據(jù)以考核會(huì)計(jì)電算化人員的工作情況。
6.在建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度時(shí)，應(yīng)該會(huì)計(jì)電算化工作開(kāi)展成功的單位的經(jīng)驗(yàn)和有關(guān)條款，這樣可以迅速建立有關(guān)制度，少走彎路。
7.在建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度時(shí)，應(yīng)該注意滿足審計(jì)要求，計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的對(duì)審計(jì)工作也產(chǎn)生很大的影響，包括改變了審計(jì)線索、內(nèi)部控制和審計(jì)的等。
8.要根據(jù)電算化的特點(diǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制的有關(guān)內(nèi)容，及時(shí)調(diào)整會(huì)計(jì)核算、工作流程和會(huì)計(jì)工作重點(diǎn)。
9.要強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)人員之間的協(xié)作性。所有操作軟件的會(huì)計(jì)人員都應(yīng)該有整體配合的精神，緊密合作、加強(qiáng)協(xié)作。尤其是建立了以會(huì)計(jì)電算化為核心的單位計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)之后，更應(yīng)該使會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到在信息資源共享的情況下，不符合操作規(guī)程的操作會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生錯(cuò)誤。
10.要組織本單位會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度進(jìn)行培訓(xùn)和，使會(huì)計(jì)人員都認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的重要性，理解制度具體條款的內(nèi)容，自覺(jué)落實(shí)。
11.建立會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度后，要達(dá)到預(yù)期的目的關(guān)鍵是落實(shí)，要有制度、有措施、有責(zé)任、有權(quán)、有利，定期檢查執(zhí)行情況，嚴(yán)格考核。對(duì)于會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度執(zhí)行好的個(gè)人和單位，應(yīng)該給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不按照制度條款招待的個(gè)人和單位，要進(jìn)行批評(píng)；對(duì)造成嚴(yán)重?fù)p失的應(yīng)該追究責(zé)任。
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