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電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題
一、電算化檔案的特點(diǎn) 廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)： 1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料�！ �2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。 3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。 4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。 5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。 二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的 鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題： 1.要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。 2.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題： �、僭谶x用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果； �、趯�(duì)存放在存貯介質(zhì)上的檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所： �、蹖�(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)； ④對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換； �、輰�(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。 3.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下： �。�1）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有： �、儆脩糇R(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案�！ 、诓僮魅罩竟芾恚瑧�(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索�！ 、蹟�(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用�！ 。�2）對(duì)存放在軟盤或光盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)�！ �4.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。 5.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)必須注意組織力量編寫一套電算化會(huì)計(jì)檔案管理軟件，以便對(duì)往年資料進(jìn)行管理；同時(shí)利用電算化會(huì)計(jì)檔案處理方便、快捷、直觀，對(duì)管理和決策支持性好的特點(diǎn)，利用保存完好的各個(gè)時(shí)期的數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)（趨勢(shì)分析、對(duì)比分析）和預(yù)測(cè)，為的經(jīng)營管理服務(wù)�！ 榱烁玫毓芾黼娝慊瘯�(huì)計(jì)檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了注意上面提到的問題外，還必須形成一套電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等，以便對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理形成制度化。【電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題】相關(guān)文章：
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