內部會計控制方法的軟件集成

內部控制是指，為保證內部會計控制有效執(zhí)行的一系列措施和方法。合理、良好的內部會計控制方法，既可以有效地防止會計信息失真、降低各種風險，又能很好地發(fā)揮會計信息系統的監(jiān)督、管理職能。財政部頒布的《內部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》明確指出：“內部會計控制的方法主要包括：不相容職務相互分離控制、授權批準控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制、信息技術控制等�！北疚膶�對如何將手工環(huán)境下成熟、有效的內部會計控制方法、思想集成到軟件功能中，從而更好地發(fā)揮其作用進行探討。　　軟件集成一：“不相容職務相互分離控制”的軟件集成　　不相容職務相互分離控制要求企業(yè)按照不相容職務相互分離的原則，合理設置會計及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡機制。不相容職務主要包括：授權批準、業(yè)務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等。　　在會計信息系統中，不相容職務相互分離控制可以通過強制性分離原則對不同的操作員系統權限的劃分來實現。整個系統的操作員分為系統管理員、一般用戶和來賓三大類。系統管理員負責整個系統基礎數據的管理維護工作，如組織機構管理、供應商信息管理、客戶信息管理、操作員信息管理等，但是不能進行實際的業(yè)務處理；一般用戶代表企業(yè)不同職能部門的成員，進入系統后根據系統管理員賦予的權限進行其業(yè)務范圍內的有限業(yè)務處理；來賓是一些特殊的外來用戶，系統只對其提供有限的查詢功能�！　�對于權限最大的系統管理員，為防止其利用特權擅自更改基礎數據或者通過建立特定用戶進行業(yè)務處理舞弊，可以采取雙系統管理員操作，即設立兩個系統管理員同步進行操作。這樣既達到了內部牽制的目的，又有效地防止了數據意外損壞的發(fā)生。同時，對系統管理員的操作進行專門的日志管理，系統管理員無權查看和修改其自身的日志�！　∫话阌脩綦`屬于企業(yè)中相應的部門，在權限劃分上強制對不相容職務進行分離，即在系統中建立不相容職務關系表，當系統管理員授權時，不能將兩個或兩個以上需要分離的職務權限賦予一個人，否則系統會提示錯誤，授權無法完成。例如，采購業(yè)務中的請購和審批權限，采購和驗收權限，付款審批和付款執(zhí)行權限等，都不能同時賦予同一個操作員。對于重要的崗位，可以設立兩個或兩個以上相同權限的操作員，實行崗位輪換制，以便相互監(jiān)督、牽制。　　軟件集成二：“授權批準控制”的軟件集成　　授權批準控制要求明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等。單位內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任；經辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務，不能越權審批。　　在會計信息系統中，授權批準控制可以通過流程控制來實現。在整個信息系統的初始化階段安排“業(yè)務設置”模塊，企業(yè)可以根據自身經營的特點，將其業(yè)務劃分成不同的類型，如產品銷售業(yè)務、原材料采購業(yè)務、成本費用業(yè)務、庫存管理業(yè)務等，并對每種類型設置具體的業(yè)務流程步驟及相應的業(yè)務崗位。整個流程分為三大步驟：　�。�1）業(yè)務申請。對在業(yè)務處理前必須申請的項目，強制其實行申請程序，否則會計信息系統業(yè)務流程將會中斷，使得業(yè)務無法在會計信息系統中得以體現。這樣既保證了授權批準控制的執(zhí)行，又為企業(yè)的預算管理打下了良好的基礎�！　。�2）業(yè)務審批。業(yè)務申請發(fā)生后，信息系統根據用戶設置自動選擇提交到相應有權審批該業(yè)務的用戶任務列表中，等待審批。審批若不通過，無法進行下一步驟�！　。�3）業(yè)務處理和會計處理。業(yè)務經過申請和審批后，回到相關部門記錄業(yè)務的發(fā)生。同時，相關的財務信息流向財務部門，由財務人員進行會計核算�！　∪绲牟少彉I(yè)務：倉儲部門查閱存貨記錄，根據存貨量確定需要購入的商品數量，填制請購單，進行業(yè)務申請，請購單提交倉儲主管審批；審批通過后發(fā)至采購部門，采購部門根據請購單，通過采購授權，編制訂貨單；經主管審批后分別發(fā)至供應商、驗收部門和財務部門，產生采購行為，并進行相應的會計處理。整個業(yè)務流程中任何一個環(huán)節(jié)的審批授權沒有通過，整個業(yè)務流程都無法向下進行。這樣就內在地強化了授權批準的貫徹執(zhí)行。　　軟件集成三：“預算控制”的軟件集成　　預算控制是為達到企業(yè)既定的經營目標，對企業(yè)各項經營業(yè)務編制計劃目標，并通過授權，由有關部門對計劃的執(zhí)行情況進行控制以指導企業(yè)運營的管理過程。預算控制要求加強對預算編制、執(zhí)行、、考核等環(huán)節(jié)的管理，明確預算項目，建立預算標準，規(guī)范預算的編制、審定、下達和執(zhí)行程序，及時分析和控制預算差異，采取改進措施，確保預算的執(zhí)行，使預算管理和財務管理緊密結合，在業(yè)務流程中體現預算的控制思想。　　在會計信息系統中，預算控制可以通過預算申請和審批來實現。企業(yè)各部門期初必須編制預算草案，通過“預算控制”模塊上交。預算中心匯總審核后確定當期的預算執(zhí)行值。企業(yè)在進行業(yè)務流程設置時，可以決定哪些業(yè)務屬于預算控制業(yè)務。確定后，該業(yè)務實際發(fā)生前就必須進行預算申請。業(yè)務實際發(fā)生額必須在該業(yè)務的預算金額范圍內，如果超出，必須申請預算調整，并分析調整的原因。調整審批通過后，才可以根據新的預算執(zhí)行值處理業(yè)務。這樣就實現了事中控制，保證了整個預算控制的執(zhí)行。　　軟件集成四：“風險控制”的軟件集成　　風險控制要求監(jiān)視、檢查、識別企業(yè)運營過程中面臨的各種風險。風險控制的目的有三個：一是監(jiān)視風險的狀況；二是檢查應對風險的政策是否有效，監(jiān)控機制是否在運行；三是不斷識別新的風險并應對�！　�會計信息系統的很多方面都體現著風險控制思想。如企業(yè)在銷售過程中就存在著銷售風險。銷售分為現銷和賒銷。對哪些客戶可以進行賒銷、賒銷額度是多少是銷售風險控制的重點。通過“銷售客戶信譽評定”模塊，企業(yè)可以根據客戶的不同情況設置相應的初始值和限額。然后，根據客戶的忠誠度和欠款的歸還情況等，自定義信譽額度的評定公式。這樣，系統根據與客戶的往來動態(tài)該客戶的信譽分數。當企業(yè)再次與該客戶發(fā)生往來時，系統就會自動讀取該客戶的信譽積分，判斷該客戶是否符合賒銷條件及賒銷額度為多少。如果本次業(yè)務金額大于其對應的賒銷額度，則該業(yè)務將無法以賒銷的形式提交�！　〈送猓�通過防火墻、殺毒軟件、日志管理、財務數據的備份和恢復等，可以有效地保證財務數據的安全，降低會計信息系統的潛在風險。?

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