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論電算化下的會計控制
反映和控制是的兩大基本職能。由于種種原因,會計的反映職能發(fā)揮得比較好,控制職能則處于“講的不多、做的更少”的狀態(tài)。在飛速的今天,特別是機技術和技術向經濟管理領域快速滲透的今天,會計的反映職能即將或已經為計算機取代的情況下,如何更加重視;發(fā)揮會計的控制職能就顯得特別重要。本文試圖談談在廣泛使用計算機的條件下,如何更好地發(fā)揮會計控制職能的有關。一、會計電算化對會計控制的要求
會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇,同時也對會計控制提出了嚴峻挑戰(zhàn)。一方面,是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難,加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面,更為重要的是在電算化會計程序中增加會計控制功能,并按此思路來進行設計和開發(fā),從而使會計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展,多年來,由于會計以反映為主,電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調”的境地。為此,需要大力開發(fā)會計控制的功能,擴展數據庫,建立以多種數學和教學模型為主的方法庫和模型庫。在進行會計控制功能的開發(fā)時,會計人員應熟悉業(yè)務,對市場和國家政策了如指掌,清楚控制點,系統(tǒng)掌握以數學為主的管理會計方法。為此,還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合,集中精力控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為,就會計而言,會計控制具有兩方面的,一方面是對會計信息質量和會計工作本身的控制;另一方面是對企業(yè)生產經營過程的控制。
二、關于會計信息質量的控制
控制會計信息的輸入、處理和輸出使其符合會計準則和各種會計法規(guī)的要求,保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業(yè)經濟活動,保障各方利用會計信息所進行的判斷和決策不被誤導,即我們所說的“對會計工作本身的控制”。在實施這一控制時,所設計的控制方法、措施和程序,應具有防護性功能和自動補償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中,均有相應的事先控制予以檢查。同時,一旦發(fā)現某一處理環(huán)節(jié)有誤,就應有相應的補救措施予以糾正。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外,主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數據采集和系統(tǒng)輸入的控制,由于數據的采集和輸入必須有人參與,而且數據輸入的正確與否直接到處理和輸出的結果,因而對電算化會計的輸人控制顯得尤為重要。為此,應制定標準化憑證格式,建立科目參照文件,設立科目代碼校驗位,有條件的可進行二次輸入;每一位參與電算人會計的人員都應實施合理授權控制,通過設置操作員口令和上機日志等控制手段,防止差錯和舞行為;還必須增設專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經檢查,應無法進入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制,基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設計應具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關人員進入計算機程序操作。由此可見,電算化會計控制的關鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統(tǒng)的控制點;H是確定計算機硬件設備、開發(fā)工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡技術越開發(fā),會計控制自動化的程序就會越高。可以相象,當全都用計算機網絡連接起來以后,就可將規(guī)范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別,甚至完全可以采用數據網絡傳輸。以盡量減少人為因素。會計控制功能使將大為增強。
三、關于生產經營過程的控制
企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務處理過程相互聯(lián)系、相互作用集合體,是一個具有特定功能和目標的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調、保證企業(yè)經營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標的實現,需要采用一系列,通過計劃、預算、內部控制、、稽核、報告等手段,利用會計信息對企業(yè)生產經營過程進控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進行管理創(chuàng)造了條件,這種會計控制通常有以下特征:①充分利用電算化信息。借助機對會計數據進行重新分類和整理,通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數據共享,一次輸入、多次使用。②需要進行電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算,把以運籌學為方的數學方法和數學模型開發(fā)成方法庫和模型庫,并同會計信息系統(tǒng)有機結合,利用計算機先進快速的處理和計算優(yōu)勢實施會計控制。③會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和能與決策。④計算機自動報警和實時控制。將控制標準率先輸入會計系統(tǒng)作為“控制論”,執(zhí)行中一旦出現差異,就激活計算機自動報警,以及時調節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產經營過程的控制,包括效益控制、資產控制和風險控制等。
(-)效益控制。利用計算機的輔助核算,生成適合管理和控制要求和企業(yè)內部效益控制報告,如成本費用報告、合同執(zhí)行報告、責任中心報告等。會計人員應集中精力利用計算機的計算和處理進行會計分析,并應對企業(yè)效益的主要因素關重進行分析、。
(二)資產控制。主要包括不相容職務分離控制和授權審批控制,運用計算機進行實物資產管理,對資產的購買、保管、領用、處置應有完整記錄并定期清查和核對,還應經常對內部控制程序和控制執(zhí)行情況實施審計控制。資產的價值控制,主要包括內部控制程序和控制執(zhí)行情況實施審計控制。資產的價值控制,主要包括按資產保值、增值的要求實施財產保全控制,根據需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產折舊,及時進行固定資產修理等,保證企業(yè)再生產順利進行。
(三)風險控制。在具備及時、準確、充分的管理會計信息和報告的基礎上,利用含納市場、產品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種的決策模型,通過計算機反復進行模
擬實驗以控制決策失誤風險。對于影響收入實現,或者造成成本、費用超支等市場變化風險,通過敏感的會計信息及時進行調節(jié)控制,可在很大程度上減少此類風險給企業(yè)造成的損失。通過對投資目事前進行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調節(jié),運用投資評價模型投資項目管理模塊?捎行У乜刂仆顿Y風險;I資風險一方面包括籌資成本對企業(yè)效益的影響,另一方面也是更重要的方面,是指由于企業(yè)融資而引起的財務狀況惡性化直至破產的風險。對于財務風險的控制,主要是通過對會計系統(tǒng)的實時監(jiān)控和分析,控制和調節(jié)負債資本結構,適當減低企業(yè)還本付息壓力,避免支付危機,以維護企業(yè)正常的能持續(xù)經營的財務狀況。
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