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會(huì)計(jì)電算化初始化工作之我見(jiàn)
［摘要］ 隨著科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，特別是會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)工作具有了運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、數(shù)據(jù)高度共享、查詢(xún)速度快捷、編制報(bào)表簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)分析正確等新的功能和特點(diǎn)，大大進(jìn)步了會(huì)計(jì)分析決策能力。但這些功能的實(shí)現(xiàn)主要取決于會(huì)計(jì)電算化的初始化工作。而初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶(hù)由于初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會(huì)計(jì)電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。?［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)電算化 初始化 留意題目
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報(bào)表以及錄進(jìn)各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過(guò)渡到電算化處理還是更換會(huì)計(jì)電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄進(jìn)電腦，使會(huì)計(jì)軟件能適應(yīng)本單位的核算、治理的需要。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶(hù)由于初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會(huì)計(jì)電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。
一、預(yù)備工作應(yīng)留意的題目
1.建立公道的工作制度和流程
首先，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者尤其是財(cái)務(wù)經(jīng)理要對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作有深層次的理解。其次，電算化工作要建立在財(cái)務(wù)主管對(duì)軟件的功能和流程的全面熟悉下。最后，要建立一套符合電算化工作特點(diǎn)的制度和流程。制度和流程的建立才能使電算化工作有條理的展開(kāi)，才能對(duì)即將開(kāi)始的初始化工作有正確的把握。
2.數(shù)據(jù)的收集
會(huì)計(jì)電算化的初始化工作需要收集手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，假如是從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級(jí)科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要留意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸進(jìn)的數(shù)據(jù)的正確、順利。對(duì)于手工資料的整理一定要留意資料的正確完整性。?另外，還要做到資料的真實(shí)，對(duì)于賬實(shí)不符、賬賬不符的情況要區(qū)分是何種原因造成的，并做相應(yīng)的處理。
二、賬套建立應(yīng)留意的題目
1.建賬啟用期間的選擇
企業(yè)建立賬套，所采用的賬套啟用期間有兩種方式：以歷年制為例，一種是在1月份啟用；一種是在非1月份啟用。兩種方式相比，后者在預(yù)備會(huì)計(jì)資料上需要預(yù)備賬戶(hù)的余額和累計(jì)發(fā)生額；前者只需預(yù)備年初數(shù)據(jù)。顯然，后者無(wú)形中加大初始化的工作量。另外，在1月份啟用賬套，還可以方便賬務(wù)調(diào)整，方便啟用后業(yè)務(wù)的核對(duì)。所以，建議賬套的啟用期間以年初為好。
2.操縱員及權(quán)限的設(shè)置
操縱員的設(shè)置最關(guān)鍵的是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和職員職責(zé)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。在電算化系統(tǒng)中，一般此項(xiàng)工作由系統(tǒng)治理員進(jìn)行。另外，授權(quán)還要考慮整個(gè)工作的流程。比如，某些企業(yè)，審核與過(guò)賬為同一人，操縱時(shí)不加審核標(biāo)記，此時(shí)在授權(quán)時(shí)可省略審核權(quán)限。通過(guò)操縱員權(quán)限的設(shè)置，還應(yīng)該起到不同財(cái)務(wù)崗位互相牽制的作用，形成良好的內(nèi)控系統(tǒng)。系統(tǒng)治理員假如出于懶惰或者其他的目的，給一些財(cái)務(wù)職員設(shè)置所有權(quán)限，這是不可取的，會(huì)對(duì)賬務(wù)的安全造成隱患。
3.賬套參數(shù)的設(shè)置
賬套核算參數(shù)的設(shè)置是企業(yè)制定和設(shè)立的工作制度和流程的直接體現(xiàn)，并且直接影響到電算化工作的日常操縱，并可能影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。如，參數(shù)設(shè)置了憑證必須審核，則未審核的憑證將不能過(guò)賬；本錢(qián)結(jié)轉(zhuǎn)選擇按總倉(cāng)和分倉(cāng)結(jié)轉(zhuǎn)所得出的數(shù)據(jù)肯定會(huì)有差別。所以核算參數(shù)的設(shè)置一定要在充分了解軟件功能的基礎(chǔ)上仔細(xì)進(jìn)行。 三、資料設(shè)置應(yīng)留意的題目
1.科目的設(shè)置
設(shè)置會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)工作的出發(fā)點(diǎn)，無(wú)論是填制憑證還是登記賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表，以及進(jìn)行賬務(wù)治理，都離不開(kāi)會(huì)計(jì)科目。很多財(cái)務(wù)軟件都提供了靈活多樣的建立會(huì)計(jì)科目體系的方法，要想更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特長(zhǎng)，建立更科學(xué)、更公道的會(huì)計(jì)科目體系，在設(shè)定會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)該留意以下幾方面的題目：
�。�1）科目的系統(tǒng)性與規(guī)范性。財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部分制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，可按上級(jí)主管部分和本單位的治理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和同一性。
（2）科目的一義性和唯一性。要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，既不答應(yīng)出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不答應(yīng)出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目，但假如同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不以為是同名的會(huì)計(jì)科目。
�。�3）科目的簡(jiǎn)潔性。在滿(mǎn)足治理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的條件下，力求代碼簡(jiǎn)單明了，既便于記憶又能進(jìn)步輸進(jìn)憑證的速度。
�。�4）科目的可擴(kuò)展性�？颇烤幋a的可擴(kuò)展性是初始化設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容之一。由于會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)者充分考慮到電子檔案的安全性，對(duì)歷史資料的補(bǔ)充、修改作了嚴(yán)格的限制。會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸進(jìn)的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸進(jìn)的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的。那么我們?cè)诳颇烤幋a時(shí)，至少要考慮到本會(huì)計(jì)年度內(nèi)的擴(kuò)展性。
2.輔助資料的設(shè)置
輔助核算是指存貨、客戶(hù)、供給商、結(jié)算方式、本錢(qián)對(duì)象、工資、固定資產(chǎn)等的分類(lèi)等內(nèi)容，是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復(fù)雜性，形成一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的子系統(tǒng)，輔助完成特定的治理、服務(wù)職能。輔助資料的設(shè)置首先要考慮企業(yè)有哪些項(xiàng)目需要單獨(dú)設(shè)立輔助資料。在常規(guī)輔助資料的基礎(chǔ)上企業(yè)可以把需要獨(dú)立考察的內(nèi)容設(shè)為輔助項(xiàng)目，如用度項(xiàng)目，以方便在多個(gè)科目中進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。其次，輔助資料的設(shè)置同樣要考慮編碼的分級(jí)和可擴(kuò)展題目。
四、初始數(shù)據(jù)錄進(jìn)應(yīng)請(qǐng)留意的題目
在首次數(shù)據(jù)錄進(jìn)的時(shí)候，由于系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄進(jìn)也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸進(jìn)上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。假如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸進(jìn)啟用月份余額外，還必須輸進(jìn)年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所預(yù)備的數(shù)據(jù)，如不輸進(jìn)累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢(xún)及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄進(jìn)各月份的發(fā)生額，再查詢(xún)以前月份的賬戶(hù)的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)題目可以采用兩種方法：一種方法是假如單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)目較少，可以采取手工錄進(jìn)追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的職員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)往使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來(lái)，再導(dǎo)進(jìn)到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)�？傊�，在會(huì)計(jì)年度中間實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的題目較多，應(yīng)盡量在會(huì)計(jì)年度的開(kāi)始或者是結(jié)尾，來(lái)更換財(cái)務(wù)軟件。
五、 初始化工作應(yīng)留意的其他題目
完成以上操縱后，即可進(jìn)進(jìn)日常的賬務(wù)處理，如輸進(jìn)、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸進(jìn)賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時(shí)還應(yīng)留意以下幾個(gè)題目：
（1）新增操縱員要留意自行輸進(jìn)密碼
系統(tǒng)會(huì)預(yù)設(shè)一個(gè)操縱員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類(lèi)，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)治理員，正式啟用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將該用戶(hù)名更改為系統(tǒng)治理員，并加上密碼。
（2）要留意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證功能
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng)，但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，常有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記賬憑證，且其數(shù)據(jù)來(lái)源于已輸進(jìn)系統(tǒng)的記賬憑證。
（3）設(shè)置報(bào)表時(shí)應(yīng)留意根據(jù)用戶(hù)手冊(cè)中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式
會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要用戶(hù)自己完成設(shè)置。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。
總之，賬務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)，內(nèi)容既復(fù)雜又很重要的工作，在系統(tǒng)初始化時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)留意以上題目，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務(wù)處理軟件的作用。
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