電算化下企業(yè)會計(jì)檔案管理問題研究

摘 要：隨著電算化的實(shí)行，由此產(chǎn)生的許多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件賦予了會計(jì)檔案管理許多新的特點(diǎn)，同時也產(chǎn)生了新的。筆者經(jīng)過幾年的會計(jì)電算化實(shí)踐與，詳細(xì)了電算化會計(jì)下企業(yè)檔案管理的新特點(diǎn)，剖析了會計(jì)電算化現(xiàn)實(shí)工作中會計(jì)檔案管理存在的問題，經(jīng)過成因，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案管理問題解決方案。　　關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；會計(jì)檔案管理　　一、背景簡述　　機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域的普及和，使得企事業(yè)單位的會計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會計(jì)電算化成為會計(jì)工作的方向，成為促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和化的一種重要手段。為適應(yīng)會計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計(jì)檔案管理成為會計(jì)工作發(fā)展的一個新的研究課題。　　二、會計(jì)電算化下會計(jì)檔案管理新特點(diǎn)　　要了解電算化下會計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，首先要明白會計(jì)電算化是什么。國內(nèi)外對會計(jì)電算化定義可一般表述為：以計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。通過對電算化會計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)：　　（1）會計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，不僅要電子會計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，這就使得電算化會計(jì)檔案擁有了雙重的會計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案與包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計(jì)檔案�！　。�2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的。　�。�3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計(jì)報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映業(yè)務(wù)的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會計(jì)電算化以后，所有的會計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計(jì)核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計(jì)檔案的特殊部分予以保存�！　。�4）電算化會計(jì)系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門，還必須同時掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識；而對系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榕c計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。　　三、會計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析　　結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化會計(jì)檔案管理存在的一些問題：　　（1）會計(jì)檔案載體：電算化會計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算檔案的組成不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計(jì)檔案的完整性�！　。�2）會計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。　�。�3）會計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計(jì)檔案的人為破壞和損壞現(xiàn)象在所難免�！　。�4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計(jì)人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可�！　∮泄�必有因，筆者根據(jù)自己的實(shí)際電算化操作與規(guī)范要求，對以上發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；　　（1）對會計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計(jì)、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計(jì)電算化檔案管理的重視。　　（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其的狀況，嚴(yán)重妨礙了文件、數(shù)據(jù)的歸檔�！　。�3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用機(jī)打印出來的賬簿、報表。　　四、如何改善電算化下的會計(jì)檔案管理　�。�1）完善硬件設(shè)施建設(shè)　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。　�。�2）完善電算化下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度　　a、建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度：會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表�！　�b、建立電算化會計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)��?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件，制作檔案管理文件卡片。　　c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)�！　�d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞�！　�e、建立電算化軟件內(nèi)的會計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能�！　。�3）提高會計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)　　由于電算化會計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件�！　。�4）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計(jì)檔案資料進(jìn)行化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的企業(yè)單位，對會計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。　　五、電算化下會計(jì)檔案管理展望　　電算化會計(jì)檔案作為會計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案是電算化會計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個性，它代表著未來會計(jì)規(guī)范化、化的方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會計(jì)工作。　�。�　　1.張前，《電算化環(huán)境對會計(jì)檔案的及管理要求》，《財會》，2001年第10期　　2.李新惠，《電算化會計(jì)檔案應(yīng)注意的問題》，《檔案管理》，2002年5月　　3.郭利萍，《電算化會計(jì)檔案制度的建立》，《檔案管理》，2002年5月　　4.部莉君、趙偉，（會計(jì)電算化對會計(jì)的相關(guān)影響），《現(xiàn)代審計(jì)與會計(jì)》，2001年第12期　　5.支華，《會計(jì)電算化下的會計(jì)檔案管理工作》，《財務(wù)與會計(jì)》， 2002年9月　　6.馬玉昆，《淺談會計(jì)檔案的管理》，《技術(shù)》，2002年第l期　　7.張晶，《實(shí)行會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案管理之我見》，《工會財會》，2002年10月　　8.周衛(wèi)珍，《談會計(jì)電算化后會計(jì)檔案的變革》，《山東檔案》，2002年4月

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