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論電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制
【摘 要】在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，會(huì)計(jì)實(shí)行電算化成為必然趨勢(shì)。但隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，原有的內(nèi)部控制已無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的要求，迫切需要進(jìn)行改進(jìn)和完善。綜上所述，加強(qiáng)和完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高信息質(zhì)量和使用效率，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化 信息系統(tǒng)
現(xiàn)代信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，預(yù)示著會(huì)計(jì)技術(shù)手段必將由會(huì)計(jì)電算化發(fā)展到會(huì)計(jì)信息化，并進(jìn)一步跨越到會(huì)計(jì)信息處理智能化階段。由此，會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)也應(yīng)該隨著電算化的發(fā)展而相應(yīng)地完善起來(lái)，特別在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強(qiáng)大的整體下，我們必須緊跟其后，完善我們?nèi)遮厜汛蟮臅?huì)計(jì)領(lǐng)域。
一、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的背景
隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的運(yùn)用越來(lái)越廣泛。我國(guó)的電算化事業(yè)起步比較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。
二、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的狀況
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)審計(jì)是計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)發(fā)展的結(jié)果，它對(duì)審計(jì)部門的審計(jì)工作大大影響，同時(shí)也產(chǎn)生了一些問題。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)并沒有改變審計(jì)的目標(biāo)和基本原則，但是改變了目標(biāo)所應(yīng)用的審計(jì)技術(shù)和方法，對(duì)審計(jì)工作提出了新的發(fā)展要求。關(guān)鍵在，審計(jì)套計(jì)管理系統(tǒng)信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的高速發(fā)展.推動(dòng)全球進(jìn)人了信息社會(huì)時(shí)代。這個(gè)時(shí)代的顯著特征之一就是：IT技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，成為社會(huì)發(fā)展的重要支柱。我國(guó)非常重視審計(jì)工作應(yīng)用高新技術(shù)，開展網(wǎng)上遠(yuǎn)程審計(jì)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警建設(shè)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)審計(jì)部門的審計(jì)工作產(chǎn)生了重大影響。因此對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)處理的審計(jì)方法的應(yīng)用自然就成了一門集會(huì)計(jì)、審計(jì)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)綜合一體的邊緣學(xué)科——會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。
會(huì)計(jì)信息學(xué)是一個(gè)特殊的領(lǐng)域，由有著不同背景和訓(xùn)練水平的個(gè)體組成。我國(guó)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)直接影響會(huì)計(jì)行為及其結(jié)果,加速加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)控制,是保證內(nèi)部會(huì)計(jì)控制作用成否的關(guān)鍵。我國(guó)的會(huì)計(jì)信息化正經(jīng)歷著人才和技術(shù)的挑戰(zhàn)，如何培養(yǎng)一批既懂會(huì)計(jì)又懂管理、既有會(huì)計(jì)信息化知識(shí)又能解決實(shí)際工作中存在問題的高素質(zhì)復(fù)合型人才。
三、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要因素
隨著會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的普及與發(fā)展，內(nèi)部控制中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對(duì)電算化會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的深入研究，必將使在會(huì)計(jì)電算化下形成新的會(huì)計(jì)理論和方法得到進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性和可靠性，為企業(yè)做出正確的決策提供有效的信息，給企業(yè)創(chuàng)造良好的會(huì)計(jì)效益。如何管理、完善、正確規(guī)范電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系是我們當(dāng)前需要面對(duì)的，需要及時(shí)解決的問題。在電算化系統(tǒng)運(yùn)行過程中，制定及規(guī)范信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的法規(guī)、準(zhǔn)則是完善內(nèi)部控制的重要因素。也因此，在加強(qiáng)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的具體方案中，制定、管理及監(jiān)督都起著極其重要的全面控制作用。隨著電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展壯大，我們也必須著重從幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制： �。ㄒ唬┫到y(tǒng)的開發(fā)控制
系統(tǒng)的開發(fā)是一種預(yù)防性控制，目的是防止電算化系統(tǒng)開發(fā)階段的錯(cuò)誤和偏差，確保系統(tǒng)開發(fā)過程及內(nèi)容符合內(nèi)部控制的要求和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)系統(tǒng)前，要進(jìn)行有效的可行性研究，使系統(tǒng)的每項(xiàng)設(shè)計(jì)都等滿足單位的會(huì)計(jì)工作要求，并能適當(dāng)滿足單位發(fā)展前景的要求；系統(tǒng)開發(fā)過程中還要留下審計(jì)線索，以保證日后審計(jì)工作的需要。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)技術(shù)的先進(jìn)性往往是擴(kuò)展性的保證。核算中心的軟硬件系統(tǒng)應(yīng)能保證兩年后系統(tǒng)不落伍，且能適應(yīng)核算中心未來(lái)發(fā)展的需要，具有良好的擴(kuò)展性。因此在期初規(guī)劃時(shí)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備接口、服務(wù)器負(fù)荷、工作站點(diǎn)數(shù)等方面都留有余地，以免將來(lái)業(yè)務(wù)擴(kuò)大，系統(tǒng)無(wú)法擴(kuò)展。
�。ǘ╇娝慊瘯�(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制
電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應(yīng)會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立及實(shí)施的控制。應(yīng)用控制是一般控制的深化，可以在一般控制的基礎(chǔ)上，直接深入到具體的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性提供最后的保證。
�。ㄈ┫到y(tǒng)數(shù)據(jù)差錯(cuò)的安全重要性
在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)論是形態(tài)還是結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，這對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現(xiàn)舞弊行為，后果將是嚴(yán)重的和難以發(fā)現(xiàn)的。目前，在會(huì)計(jì)工作實(shí)踐中，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。
1.數(shù)據(jù)的安全性差
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的處理和儲(chǔ)存都分散于各個(gè)不同的部門和人員，而電算化系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化、集中化，因此給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)了一定的威脅。在電算化實(shí)踐中，一部分單位雖然設(shè)置有不同的財(cái)務(wù)分工，卻往往是一個(gè)操作員身兼數(shù)職，可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作，這樣，財(cái)務(wù)分工的控制就名存實(shí)亡。未經(jīng)授權(quán)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件，造成會(huì)計(jì)機(jī)密數(shù)據(jù)被泄漏。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件大量地保存在磁性材料中，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊之類的事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損；同時(shí)磁性材料對(duì)外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防磁和防塵，對(duì)環(huán)境溫度也有一定要求，因此增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。
2.差錯(cuò)的反復(fù)性和嚴(yán)重性
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個(gè)部門、多個(gè)員工，一個(gè)部門或人員的差錯(cuò)往往可以在下個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正。所以，一般情況下一定時(shí)間內(nèi)差錯(cuò)重復(fù)發(fā)生的可能性不大，發(fā)生重大差錯(cuò)的可能性也不大。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化、集中化，再加上計(jì)算機(jī)運(yùn)行的高速性、程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得處理結(jié)果一旦發(fā)生錯(cuò)誤，往往就會(huì)在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個(gè)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復(fù)性差錯(cuò)。因此，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)硬件設(shè)施等方面都需要加強(qiáng)控制。
3.管理和監(jiān)督的有效性差
會(huì)計(jì)電算化的單位必須建立完善的電算化管理制度，有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度，但職權(quán)不明顯的原則嚴(yán)重影響到電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理及監(jiān)督，我們應(yīng)該利用系統(tǒng)特有的加密功能防患于網(wǎng)絡(luò)將帶給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的隱患。
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