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淺談電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制
使用機(jī)，數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)。但是，也為的內(nèi)部控制帶來(lái)了許多前所未有的新，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，需要建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)特點(diǎn)的內(nèi)部控制制度。一、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的特殊要求
1．計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境
企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。一是會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來(lái)由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。二是會(huì)計(jì)部門不僅利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測(cè)、人力資源規(guī)劃等。三是隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。
2．電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式
在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理和處理程序發(fā)生了很大的變化。一是各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了變化。原先反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過(guò)程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書(shū)面形式的資料減少了，有些甚至消失了。二是由于商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，
原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。三是原來(lái)書(shū)面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式�?chǔ)存在磁性介質(zhì)上。因此，控制的重點(diǎn)由對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主的，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。
3．計(jì)算機(jī)的使用加大了控制舞弊、犯罪的難度
由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改，加以數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，因此，計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個(gè)范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制；控制的重點(diǎn)為職能部門和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制相結(jié)合的多方位控制。
二、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要
從計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過(guò)程來(lái)看，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，可分為對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和發(fā)展的控制、對(duì)各個(gè)部門的管理控制、對(duì)運(yùn)行過(guò)程的日常控制。
（－）系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制包括開(kāi)發(fā)前的可行性、資本預(yù)算、效益評(píng)估等工作，開(kāi)發(fā)過(guò)程中的系統(tǒng)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施等工作，以及對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的評(píng)估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。
1．授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目一般投資金額都比較大，對(duì)企業(yè)整體管理目標(biāo)的也比較大，往往需要對(duì)原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)動(dòng)全身的重大舉措，因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對(duì)原有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣會(huì)對(duì)企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的任何改動(dòng)都可能危及整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。
2．符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
不論是自行組織開(kāi)發(fā)還是購(gòu)買商品化軟件，都必需遵循國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開(kāi)發(fā)和審批過(guò)程、合格的開(kāi)發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計(jì)等等。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)發(fā)和發(fā)展計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以使企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。
3．人員培訓(xùn)
應(yīng)在開(kāi)發(fā)階段就要對(duì)使用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購(gòu)的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。
4、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換
新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，必需經(jīng)過(guò)一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項(xiàng)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，需要新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間，以便檢驗(yàn)新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。并行運(yùn)行的時(shí)間一般不少于三個(gè)月。
5、程序修改控制
軟件的修改是難以避免的。對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過(guò)周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，修改過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書(shū)面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。
（二）管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)控制度，以加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。
1．組織機(jī)構(gòu)設(shè)置
為適應(yīng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，原有組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，并且，應(yīng)按精簡(jiǎn)、合理的原則對(duì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。企業(yè)可以按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會(huì)計(jì)信息分析組等組室；也可以按
會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。
2．職責(zé)劃分
與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是不相容職務(wù)的分離。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展的與系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核；數(shù)據(jù)錄入與審核記帳；系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。
3．上機(jī)管理
企業(yè)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個(gè)工作人員和每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情，使計(jì)算機(jī)盡可能是專用的。一般來(lái)講，企業(yè)對(duì)用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊(cè)、上機(jī)時(shí)間安排等。此外，會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。
4．檔案管理
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。一個(gè)合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料使用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對(duì)所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5．設(shè)備管理
對(duì)硬件設(shè)備的管理包括對(duì)設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對(duì)人文環(huán)境的控制，如防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。
（三）日�？刂�
日�？刂剖侵笝C(jī)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的經(jīng)常性控制。日常控制包括業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存控制等。
1．業(yè)務(wù)發(fā)生控制
業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無(wú)效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)。通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制，如表示業(yè)務(wù)發(fā)生的有關(guān)字符、代碼等是否有效、操作口令是否準(zhǔn)確，以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量、價(jià)格等的變動(dòng)范圍。企業(yè)還應(yīng)建立有效的控制制度以保證計(jì)算機(jī)的控制程序能正常運(yùn)行。
2．?dāng)?shù)據(jù)輸入控制
由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非�？�，一旦出錯(cuò)，極大，因此，企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應(yīng)采用各種技術(shù)手段對(duì)輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)，如總數(shù)控制校驗(yàn)、平衡校驗(yàn)、數(shù)據(jù)類型核驗(yàn)、重復(fù)輸入校驗(yàn)等。
3．?dāng)?shù)據(jù)通訊控制
企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的準(zhǔn)確、安全、可靠，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時(shí)應(yīng)順序編碼，傳輸時(shí)要有發(fā)送和接收的標(biāo)識(shí)，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時(shí)要有肯定確認(rèn)的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時(shí)要有時(shí)間、日期記號(hào)等等。
4．?dāng)?shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對(duì)、對(duì)字段、記錄的長(zhǎng)度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件的標(biāo)識(shí)、檢查文件是否被感染病毒等。
5．?dāng)?shù)據(jù)輸出控制
輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對(duì)象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管工作等。
6．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索控制
為了確保計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎?chǔ)存，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號(hào)，文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書(shū)、更新通知書(shū)等書(shū)面授權(quán)證明，對(duì)整個(gè)修改更新過(guò)程都應(yīng)作好登記。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。
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