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會計信息化環(huán)境下的企業(yè)內部控制調查與分析
內部控制是以一定的內部控制環(huán)境為條件發(fā)生作用的，內部控制環(huán)境的變化將直接影響內部控制的有效性。正如COSO對界定內部控制概念時所說，內部控制環(huán)境是構建內部控制其他要素的基礎，如果基礎存在極大的缺陷，其他要素即便是構建得再完美，內部控制也只能起到事倍功半的效果。信息技術廣泛深入的應用給企業(yè)內部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，會計信息化環(huán)境下的內部控制問題也因此被提出。企業(yè)如果能夠充分利用信息技術改善內部控制程序、增強內部控制手段，將信息技術有效地集成到業(yè)務和信息處理過程中，借助于信息技術來完善內部控制措施，提高內部控制水平，防范與控制經營風險，將使企業(yè)會計信息化環(huán)境下的內部控制問題得到妥善處理。反之，企業(yè)如果對會計信息化環(huán)境下的內部控制問題處理不當，則會給企業(yè)帶來很大的隱患。許多專家和學者已經就會計信息化環(huán)境下的內部控制問題進行了廣泛深入的探討，筆者通過問卷的形式，對江蘇南通、蘇州、徐州、揚州等地區(qū)不同行業(yè)的57家上市公司或大中型企業(yè)進行調查，分析會計信息化環(huán)境下，我國企業(yè)內部控制的實際狀況。一、會計信息化基本情況分析
會計信息化基本情況主要包括企業(yè)財務部門所使用軟件的品牌、取得方式、應用范圍、售后服務以及人機并行時間、其他業(yè)務信息化的程度、ERP應用狀況等。調查結果表明：
（一）會計軟件取得方式。會計軟件是一種特殊商品，《會計電算化管理辦法》第六條明確規(guī)定，商品化會計軟件必須通過省以上財政部門的評審。之所以這樣要求，其目的之一就是規(guī)范企業(yè)的會計核算工作，為企業(yè)內部控制提供基本保障。從實際調查結果來看，企業(yè)在這方面執(zhí)行得較好，接受調查的57家企業(yè)所使用的會計軟件全部是以購入方式取得的經過省以上財政部門評審的商品化會計軟件。其中，90%選用的是國產軟件，尤以用友、金碟軟件居多；除了合資企業(yè)或外商獨資企業(yè)外，較少企業(yè)選用國外會計軟件。
（二）會計軟件使用范圍。目前，企業(yè)對會計軟件應用最多的模塊是會計核算、報表生成模塊，應用較少的是成本核算、納稅申報等模塊。形成這種狀況的原因很多，筆者分析，是因為前者規(guī)范性強，有利于企業(yè)內部控制制度的實施，能夠大大減輕會計人員的工作量；而后者在業(yè)務處理上不是很規(guī)范，企業(yè)應用的難度較大。
（三）會計軟件使用時間。受調查的57家企業(yè)使用會計軟件的時間普遍不長，說明我國企業(yè)會計信息化整體起步較晚。企業(yè)使用會計軟件后，需人機并行時間三個月以上時間，并且取得相一致的結果，才能考慮以電子計算機替代手工記賬，否則會給企業(yè)內部控制埋下隱患。
（四）對會計軟件的總體評價。企業(yè)對會計軟件的總體評價較好，對會計軟件中設計的有關內部控制措施基本滿意，但部分企業(yè)對軟件經銷單位的售后服務不太滿意。筆者通過對揚州地區(qū)用友、金蝶兩家軟件經銷單位的實地調查發(fā)現(xiàn)，揚州地區(qū)的用友軟件用戶有1000多家，金蝶軟件用戶有500多家，而專職售后服務人員較少，基本上都是兼職，因而難以滿足用戶的需求。
（五）企業(yè)管理信息化程度。筆者所調查的企業(yè)雖然都是大中型企業(yè)，但其管理的信息化程度并不高，基本上還處于會計核算信息化階段。其他業(yè)務部門很少采用信息化管理，與會計部門之間幾乎沒有數據傳遞。只有少數企業(yè)在由核算型會計軟件向管理型軟件或ERP系統(tǒng)方面轉變，但使用效果不是很好。從內部控制的角度看，企業(yè)會計信息化環(huán)境下的內部控制還處于初級的人機共同控制階段。
二、會計信息化環(huán)境下的內部控制現(xiàn)狀調查內容
筆者將會計信息化環(huán)境下的內部控制歸納為六個方面，設計了30多個問題。
（一）人員設施配置方面。是否配有專門或主要用于會計核算的計算機？是否配有專門機房及設施？是否配有至少兩名經過培訓并取得合格證的會計信息化專業(yè)人員？
（二）會計數據輸入與控制方面：是否用軟件設置操作人員姓名、權限及密碼等？各操作人員的權限及密碼是否相互獨立，職權明確？實際是否按規(guī)定執(zhí)行？輸入、修改憑證功能與審核功能是否由不同的操作人員分別進行？能否控制輸入記賬憑證的合理性、合法性？
（三）會計數據處理與控制方面。是否能自動完成銀行對賬并產生銀行存款余額調節(jié)表？如果對會計核算方法進行調整，在計算機內是否有相應的記錄？結賬后，上一會計期間的會計憑證是否仍能輸入？是否能用軟件完成會計報表的定義和自動生成工作？
（四）會計數據輸出與控制方面。是否能打印輸出符合規(guī)定的憑證、賬簿？是否能打印輸出完整、正確的會計報表？對憑證、賬簿、報表的打印是否有嚴格的授權控制？對憑證、賬簿、報表的查詢是否有嚴格的授權控制，任何會計人員不能越權操作？在特殊情況下（如備份磁盤空間不夠、或貼有寫保護標簽、打印輸出時打印設備未準備好、輸入中的誤操作等），會計軟件是否仍能正常運行？
（五）會計數據安全方面。會計軟件是否能完成日常數據安全保護工作？會計年度終了，是否必須由會計軟件強制進行會計基礎數據備份工作？是否建立相應的會計信息化內部控制制度？是否有必要的上機操作記錄制度？實際執(zhí)行效果如何（好/一般）？存放操作人員權限密碼的文件是否曾因操作員丟失密碼打開過？機房和計算機硬件保護制度是否健全并有效執(zhí)行？會計數據和會計核算軟件的安全備份和保密制度是否健全并有效？如計算機發(fā)生硬件故障，致使會計軟件和會計數據被破壞，是否具有利用備份資料恢復到最近狀態(tài)的制度措施？
（六）內部控制制度方面。是否將不同時期、不同版本計算機軟件資料備份歸檔？是否定期將計算機處理的會計信息打印后裝訂成冊保存？是否嚴格按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的期限保管計算機輸出的會計檔案？對存放往年資料的軟盤，是否定期檢查、定期復制？
三、調查結果分析
筆者將企業(yè)對上述問題的回答進行匯總分析后發(fā)現(xiàn)，我國企業(yè)會計信息化環(huán)境下的內部控制狀況總體如下：
（一）人員設施配備方面。約40%的企業(yè)不能按照會計信息化的要求配備人員和設施，特別是部分企業(yè)不能配有專門機房，不符合江蘇省關于電子計算機替代手工記賬的有關規(guī)定。這主要是由于部分企業(yè)領導主觀上不重視，財政部門審批不嚴格，給企業(yè)內部控制帶來一系列問題。
（二）會計數據輸入與控制方面。大多數企業(yè)對會計數據輸入與控制制度執(zhí)行較好，能夠按照規(guī)定用軟件設置操作人員姓名、權限及密碼；注意將輸入、修改、審核等不相容職能分離；建立了控制輸入記賬憑證合理性、合法性的措施，從源頭上保證原始會計數據的真實性。但也有少數企業(yè)在操作人員的相互獨立、職權明確方面沒有嚴格執(zhí)行有關規(guī)定，給內部控制造成很大的隱患。
（三）會計數據處理與控制方面。企業(yè)基本不能利用會計軟件自動完成銀行對賬工作；對會計核算方法的調整，計算機內都保留有相應的記錄；結賬后，上一會計期間的會計憑證不能再輸入；大多數企業(yè)能利用軟件完成會計報表的自動生成。因此，企業(yè)對會計信息化環(huán)境下會計數據的處理與控制工作是有成效的。
（四）會計數據輸出與控制方面。大多數企業(yè)能打印輸出符合規(guī)定的會計憑證、賬簿和報表，并且能夠通過會計軟件的授權功能實現(xiàn)對科技人員的權限分工。但是，使用國外軟件的企業(yè)不能打印輸出符合規(guī)定的賬簿。
（五）會計數據安全方面。企業(yè)基本上能用會計軟件的功能完成日常數據安全保護工作：在會計年度終了結賬時，會計軟件強制進行會計基礎數據備份工作；發(fā)生突然斷電、病毒侵襲、誤操作等意外時，能使軟件恢復到最近狀態(tài)。但也有部分企業(yè)不能做到專機專管，機房管理不嚴格，未完全杜絕無關人員使用計算機設備，有使用外來未經檢查磁盤的現(xiàn)象，削弱了會計軟件系統(tǒng)數據的安全性。
（六）內部控制制度方面。在被調查企業(yè)中，約30%的企業(yè)內部控制制度不健全。主要表現(xiàn)在，沒有必要的上機操作登記制度，或上機操作登記制度流于形式，實際執(zhí)行效果一般。會計檔案管理方面，部分企業(yè)沒有存放往年資料的軟盤，對軟盤的定期檢查、定期復制工作也不到位。產生這些問題的原因主要是企業(yè)會計主管人員對內部控制的重要性認識不足，存在僥幸心理。
會計信息化環(huán)境是動態(tài)發(fā)展的，企業(yè)應在嚴密、恰當、有效、人機結合基本原則的指導下，圍繞內部控制目標，結合會計信息化條件下內部控制的特點，構建一套適應會計信息化環(huán)境下的內部控制制度，以保證企業(yè)會計信息化的健康有序發(fā)展。
需要說明的是，由于各方面條件的限制，筆者只對江蘇省內57家企業(yè)進行了隨機問卷調查。從統(tǒng)計學的角度來看，本項調查的樣本規(guī)模偏小，調查分析結論具有一定的片面性。但該調查仍在一定程度上反映了會計信息化環(huán)境下，我國企業(yè)內部控制的實際情況，對于加強和完善我國企業(yè)會計信息化環(huán)境下的內部控制具有一定的實踐價值。
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